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上海海洋大学修缮工程档案管理办法

（2016年12月29日起试行）

第一章总则

第一条为进一步加强我校修缮工程档案的管理工作，确保修缮

工程档案的完整、准确、安全，并充分发挥工程档案在工程规划、勘

测、设计、施工、管理等工作中的作用，根据修缮工程建设和档案的

管理工作的实际情况，特制定本管理办法。

第二条修缮工程档案应涵盖项目实施过程中所有前期申请、研

究报告、项目审批、设计、施工管理、竣工验收形成的文件、证书、

图纸、图片、签证、报告等全部原始和正式的文档资料，以及记载工

程建设主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件档案。

第三条后勤与基建管理处在整个修缮工程项目建设期间要依

据本管理办法的具体规定进行工程档案的接收、建档、使用、保存等

相关管理工作，并应根据相关要求规范完善工程档案管理工作。

第四条本办法所称修缮工程，是指学校以财政资金、自筹资金

等各种资金来源投资建设的对房屋建筑物及附属设施和公共设施实

施的修缮维护、装饰装修、节能改造、园林及景点建设等各类工程。

不包括新建、改建、扩建、抗震加固等列入固定资产投资的基本建设

项目。

第二章管理机构及职责

第五条管理机构

后勤与基建管理处作为修缮工程档案的日常管理机构，具体负

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责工程档案的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同

时对项目工程档案管理的完整性、安全性、规范性负责；

第六条工作职责

1．了解学校修缮工程工作业务开展情况，掌握学校修缮工程文

件材料的归档范围，收集修缮工程的文件材料；整理文件时应遵循

文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2．认真执行平时归档制度，对修缮工程所产生的文件材料应及

时收集，每周进行分类登记、归档，处室修缮工程管理人员应按照

一定的规律（原则上以项目实施的时间顺序）自行编制档案目录，

并同步建立相应的电子档案。

3．定期将已支付保修金的修缮工程档案移交给校档案馆归档，

一般是两年后。

4．移交档案时，如有电子文档应同时移交相关文件，对于具有

重要保存价值的电子文件，应备份内容相同的纸质文件同时归档。

对于处室业务工作中仍需使用的文件和档案，应在归档前自行制作

复印件，并在本处室内妥善保管。

第三章保存期限

第七条修缮工程档案的保存期限

按照修缮工程档案档案保存和使用价值的重要性，将工程档案

分为永久、长期、短期三类。期限判定标准根据《上海海洋大学档

案管理办法》执行。

第四章档案分类

第八条修缮工程档案基本项目类别

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修缮工程档案依据性质与内容的不同，大致可分为以下几类。

5．工程准备阶段文件

具体包括申请、立项文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文

件；施工合同、廉洁合同、安全生产协议等合同类文件。

6．施工阶段文件

具体包括施工通知单、签证单、主材确认单、检测报告、各类会

议纪要、进度验收报告、监理资料等文件。

7．验收阶段文件

具体包括竣工验收记录、各类合格证书等。

8．审价阶段文件

具体包括修缮工程所有结算文件、竣工图（含电子文档）、送

审登记、审价报告等。

9．其它文件

具体包括对外往来函件，工作联系单，财务支付文件，工程保

修档案等。

第五章工程图纸管理

第九条工程图纸的分类与接收

10．工程图纸按专业性质一般可分为图纸目录、设计总说明、

建筑施工图、结构施工图、电气施工图、给排水施工图、建筑装修

图等。

11．设计单位提交工程图纸时，后勤与基建管理处应严格按照

设计合同及设计任务书的具体规定逐项核对工程图纸，核对无误后，

方可进行签收。

第十条工程图纸的登记