外贸企业软件版本升级报备登记制度.doc

外贸企业软件版本升级报备登记制度

一、总则

1.目的：为规范外贸企业软件版本升级管理，确保软件升级过程的顺利进行，保障业务的连续性和数据的安全性，同时便于企业对软件使用情况进行有效监控和管理，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于外贸企业全体员工以及与企业有业务关联的软件供应商和客户（涉及软件升级对客户有影响的情况）。

3.企业文化体现：秉持企业“创新、合作、共赢”的文化理念，软件版本升级应积极引入新技术、新功能，促进企业与客户之间的高效合作，通过不断优化软件系统推动企业持续创新发展。

4.教育理念融入：鼓励员工积极参与软件升级学习，将软件升级作为提升员工专业技能和业务知识的契机，企业提供相应的培训和学习资源，助力员工成长。

二、组织架构与职责划分

1.信息技术部门

-负责软件版本升级的整体规划与技术评估：定期收集市场上软件升级信息，结合企业业务需求，评估升级的必要性和可行性。

-制定软件版本升级计划：明确升级的时间、步骤、风险应对措施等，并协调各部门做好升级准备工作。

-执行软件版本升级操作：按照升级计划，在测试环境和生产环境中进行软件升级，确保升级过程的技术正确性。

-对升级后的软件进行测试和验收：检查软件功能是否正常，数据是否完整，与其他系统的兼容性等，确保升级后的软件符合企业使用要求。

2.业务部门

-提出软件升级需求：根据业务发展和实际工作需要，向信息技术部门反馈软件功能不足或改进需求，协助信息技术部门确定升级方向。

-参与软件升级测试：在信息技术部门的组织下，对升级后的软件进行业务功能测试，提供实际业务场景下的反馈意见，确保软件升级不影响正常业务操作。

-配合完成软件升级后的培训和推广：协助信息技术部门对本部门员工进行软件升级后的培训，确保员工熟悉新功能和操作流程，推动软件在业务工作中的顺利应用。

3.管理部门

-审批软件版本升级计划：从企业战略和整体运营角度，对信息技术部门提交的软件升级计划进行审批，确保升级工作符合企业发展方向和预算安排。

-监督软件版本升级过程：跟踪升级进度，协调解决升级过程中出现的部门间协调问题，保障升级工作按计划推进。

-评估软件版本升级的效益：在升级完成后，组织相关部门对升级后的软件进行效益评估，分析升级对业务提升、效率提高等方面的影响，为后续软件管理提供决策依据。

三、管理流程

1.需求提出与收集

-业务部门在日常工作中发现软件功能不能满足业务需求时，填写《软件升级需求申请表》，详细描述需求内容、期望实现的效果以及对业务的影响等信息，提交至信息技术部门。

-信息技术部门定期收集市场上软件供应商发布的软件升级信息，结合企业业务特点，筛选出可能对企业有价值的升级内容，形成软件升级需求列表。

2.评估与规划

-信息技术部门收到业务部门的需求申请和收集到的市场升级信息后，组织内部技术人员、相关业务专家以及软件供应商代表（如有）召开需求评估会议。

-对需求进行技术可行性分析，评估升级所需的技术资源、时间成本、风险等因素。同时，从业务角度分析升级对现有业务流程、数据安全等方面的影响。

-根据评估结果，制定《软件版本升级计划》，明确升级目标、升级内容、升级时间安排（包括测试时间和正式上线时间）、责任人员、风险应对措施等内容，提交管理部门审批。

3.审批

-管理部门收到《软件版本升级计划》后，组织相关人员进行审核。审核内容包括升级计划是否符合企业战略规划、预算安排是否合理、风险评估是否全面等。

-如审核通过，管理部门负责人签署审批意见；如存在问题，管理部门提出修改意见，信息技术部门根据意见对升级计划进行调整后再次提交审批。

4.测试与准备

-信息技术部门按照升级计划，在测试环境中进行软件版本升级操作。升级完成后，组织业务部门和质量保障人员对软件进行全面测试，包括功能测试、性能测试、兼容性测试等。

-业务部门按照实际业务场景，对升级后的软件进行操作测试，检查新功能是否满足业务需求，现有业务流程是否顺畅，数据是否准确无误等，并及时反馈测试问题。

-信息技术部门对测试过程中发现的问题进行记录和分析，与软件供应商沟通解决。在问题解决后，再次进行测试，直至软件在测试环境中运行稳定、功能正常。

-同时，信息技术部门准备升级所需的技术文档、培训资料等，通知相关部门和人员做好升级准备工作，包括数据备份、系统维护等。

5.正式升级与上线

-在测试通过且各项准备工作就绪后，按照预定的升级时间，信息技术部门在生产环境中进行软件版本升级操作。升级过程中，严格按照操作流程进