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外贸企业采购员采购需求提报审核制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范外贸企业采购员采购需求提报与审核流程，确保采购活动与企业的业务需求、战略目标相契合，提高采购效率，保障物资供应的及时性与质量，降低采购成本，提升企业整体运营效益。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体采购员以及涉及采购需求提报与审核的相关部门和人员。同时，对于与采购需求有直接关联的外部合作方和客户，在涉及相关事项时也需遵循本制度的部分规定。

3.企业文化融入

本企业秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化。在采购需求提报与审核过程中，所有人员应坚守诚信原则，如实提报需求和审核信息；鼓励创新思维，寻求更优化的采购方案；以实现企业与供应商、客户的共赢为目标，确保采购活动的可持续发展。

4.教育理念体现

企业重视员工的学习与成长，在采购需求提报与审核工作中，通过培训、指导等方式，提升员工对采购业务的理解和操作能力。鼓励员工不断学习新知识、新技能，以适应不断变化的市场环境和企业发展需求。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-采购员：负责收集、整理和提报采购需求，详细填写采购需求提报表，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计使用时间等关键信息。与需求部门进行充分沟通，确保需求的准确性和完整性。

-采购主管：对采购员提报的采购需求进行初步审核，检查需求的合理性、合规性以及与采购预算的匹配情况。协调与其他部门的关系，解决需求提报过程中出现的问题。

2.需求部门

-各业务部门：作为采购需求的发起者，负责明确本部门的采购需求，向采购部门提供详细的需求说明和技术要求。参与采购需求的审核会议，对需求进行解释和说明。

-需求部门负责人：对本部门提报的采购需求进行审核和确认，确保需求符合部门业务发展和企业整体战略要求。在采购需求涉及跨部门合作时，负责与其他部门进行沟通和协调。

3.审核委员会

由企业高层领导、财务部门负责人、质量控制部门负责人等组成。负责对重大采购需求进行最终审核和决策，从企业整体战略、财务预算、质量标准等多方面进行综合评估，确保采购需求的合理性和可行性。

4.财务部门

负责审核采购需求的预算合理性，评估采购项目对企业财务状况的影响。提供财务方面的建议和意见，确保采购活动在预算范围内进行。

5.质量控制部门

对采购需求中的质量要求进行审核，确保所采购的物资或服务符合企业的质量标准。参与供应商的评估和选择，提供质量方面的专业支持。

三、管理流程

1.采购需求提报

-需求收集：采购员定期与各需求部门沟通，了解业务进展和物资需求情况。需求部门也可根据实际业务需要，随时向采购部门提出采购需求。

-提报表填写：采购员根据需求部门提供的信息，详细填写采购需求提报表。提报表应包括采购项目名称、需求部门、需求日期、物资或服务详细描述、数量、质量标准、预计单价、预算金额等内容。

-内部沟通：采购员在填写提报表过程中，如遇不清楚或有疑问的地方，应及时与需求部门沟通确认，确保提报信息的准确性。

2.采购部门初步审核

-形式审核：采购主管收到采购员提报的需求后，首先对提报表的格式、内容完整性进行审核。检查是否填写完整、有无错别字、关键信息是否缺失等。

-合理性审核：审核采购需求是否与企业当前业务需求相匹配，是否存在过度采购或采购不足的情况。评估采购物资或服务的规格、型号等是否符合企业实际使用要求。

-预算审核：与财务部门核对采购预算，检查采购需求是否在预算范围内。对于超出预算的需求，需注明原因，并提出解决方案。

-审核意见反馈：采购主管完成初步审核后，将审核意见反馈给采购员。如审核通过，进入下一流程；如存在问题，采购员需根据审核意见进行修改和完善，重新提报。

3.跨部门沟通与协调

-需求沟通会议：对于涉及多个部门或较为复杂的采购需求，采购部门组织召开需求沟通会议。由需求部门详细介绍需求背景、使用要求等，采购部门、财务部门、质量控制部门等相关人员参与讨论。

-意见整合：各部门在会议上充分发表意见和建议，对采购需求进行进一步的明确和细化。采购部门负责整理会议讨论结果，形成统一的采购需求意见。

-特殊情况处理：如在沟通协调过程中出现部门间意见分歧较大的情况，由采购部门上报企业高层领导，由高层领导进行协调和决策。

4.审核委员会审核

-重大需求界定：对于采购金额较大、对企业业务有重大影响、涉及关键技术或战略物资的采购需求，提交审核委员会进行审核。

-材料提交：采购部门在审核前，将采购需求提报表、相关技术资料、预算分析报告等材料提前提交给审核委员会成员，以便其进行充分的准备和研究。

-审核