网络公司夕会记录制度.doc

网络公司夕会记录制度

一、总则

本制度旨在规范公司夕会记录工作，确保夕会信息准确、完整地留存与传递，为公司决策、工作推进以及员工发展提供有力支持。通过有效的夕会记录管理，加强公司内部沟通与协作，提升工作效率和质量，更好地实现公司的战略目标。同时，本制度遵循公司的企业文化，强调团队合作、创新进取、客户至上等价值观，以扁平化管理理念为指导，注重信息的快速流通与反馈，体现公司对社会效益的关注以及对员工的人文关怀。

二、适用范围

本制度适用于网络公司全体员工。夕会作为公司日常工作沟通的重要环节，涉及各部门、各层级员工，所有参与夕会的人员均需遵守本制度关于夕会记录的相关规定。对于客户，虽不直接参与夕会记录工作，但在必要时，夕会记录中的相关信息可能会依据公司与客户的合作协议或沟通需求，以适当方式向客户提供，以促进良好的合作关系和服务质量提升。

三、组织架构与职责分工

1.记录负责人

由行政部门指定专人担任夕会记录负责人。其职责包括提前准备记录工具，如笔记本电脑、录音设备（如有需要）等；在夕会过程中，准确、全面地记录会议内容；会后及时整理记录，形成规范的文档。记录负责人应具备良好的文字表达能力、速记能力和信息归纳能力，确保记录的质量。

2.各部门参与人员

各部门参会人员需积极配合记录工作。在发言时，应清晰、简洁地表达观点和工作情况，避免模糊不清或冗长复杂的表述，以便记录人员准确记录。同时，各部门参与人员有责任对涉及本部门的记录内容进行审核，如有错误或遗漏，及时向记录负责人反馈。

3.行政部门

行政部门负责对夕会记录工作进行整体统筹和监督。制定记录规范和模板，定期检查记录质量；协调解决记录过程中出现的问题，如记录人员与参会人员之间的沟通不畅等；将整理好的夕会记录按照规定的存储方式进行归档管理，并根据公司需求提供相应的查询服务。

4.管理层

公司管理层负责对夕会记录的内容进行审阅，从宏观层面把握公司工作进展和问题，为决策提供依据。对于重要的夕会记录，管理层可提出批示意见，要求相关部门落实执行，并对执行情况进行跟踪检查。

四、管理内容与流程

1.会前准备

-通知发布：行政部门提前发布夕会通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等信息。同时，告知记录负责人做好准备工作，确保记录工具正常运行，如检查录音设备电量、笔记本电脑存储容量等。

-资料收集：各部门如有需要在夕会中汇报的工作资料，应提前整理准备好，并提交给行政部门。行政部门对资料进行初步审核和分类，以便记录负责人在记录过程中能够快速查阅相关信息，保证记录的准确性。

2.会中记录

-内容记录：记录负责人在夕会过程中，采用文字记录、录音辅助（如有）等方式，对会议内容进行全面记录。记录内容应包括会议基本信息（如会议时间、地点、参会人员、主持人等）、会议议程、各部门工作汇报内容（包括工作进展、问题及解决方案、下一步工作计划等）、讨论环节的发言要点、决策事项等。对于重要数据、关键指标等信息，要特别注明，确保记录的准确性和完整性。

-特殊情况处理：如果在会议过程中出现争议或复杂问题，记录负责人应客观记录各方观点和讨论过程，不加入个人主观判断。对于无法当场明确的事项，也要记录清楚相关情况，以便会后进一步沟通协调。

-实时反馈：记录负责人在记录过程中，如发现参会人员发言表述不清或存在疑问，可在适当的时候（如发言间隙）向发言者进行确认，确保记录准确。同时，参会人员也可随时提醒记录负责人记录重要信息，避免遗漏。

3.会后整理

-文字整理：夕会结束后，记录负责人应尽快对记录内容进行整理。将录音内容（如有）转化为文字，核对和完善文字记录，对记录中的错别字、语句不通顺等问题进行修正，使记录内容清晰、易读。

-格式规范：按照行政部门制定的记录模板，对整理好的记录进行格式调整。统一字体、字号、行距等，将会议基本信息、各部门工作汇报、讨论决策等内容进行清晰划分，设置相应的标题和段落格式，提高记录的规范性和美观度。

-审核确认：整理好的夕会记录先由记录负责人进行自查，确保内容准确无误。然后提交给各部门参会人员进行审核，各部门重点审核涉及本部门的工作内容记录是否准确，如有问题及时反馈给记录负责人进行修改。修改完成后，由行政部门进行最终审核，审核通过的记录方可进行归档。

4.存储归档

-存储方式：审核通过的夕会记录以电子文档形式存储在公司专门的服务器文件夹中，按照日期、会议主题等进行分类存放，便于查询和管理。同时，为防止数据丢失，定期对存储的记录进行备份，可采用外部存储设备或云存储等方式。

-权限设置：根据公司信息安全管理规定，对夕会记录的访问权限进行设置。一般情况下，参会人员可查阅与自己工作相关的夕会