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项目会议制度

为了更好的对项目进行管理、控制，就本项目进行过程中召集各种会议所做的相关工作做如下要求：项目召集会议分为内部会议和外部会议两种。

1.项目内部会议：

（1）召开时间：根据项目的进度安排每周一次或两周一次，项负责人提前三至四天通知。

（2）参加人员：由项目负责人主持会议，本项目所有相关工作人员参加。

（3）会议内容：

①项目进度：项目总负责人确认各阶段的工作是否按时间节点正常进行，对于下一阶段的工作，责任人是否明确，时间是否有保证，还需要提供哪些支持。

②问题清单：项目总负责人总结上次问题清单上问题的关闭情况，了解产生了哪些新的问题，确认责任人、完成时间和需要提供的支持，会后再次更新、发放问题清单，并进行跟踪直至问题关闭。

③项目项目总负责人在倾听项目成员抱怨的同时以积极的心态给到建议和支持，还要有控制会议的能力，会议内容应把握重点，避免漫议。

④项目项目总负责人在会议总结中，可向上层主管申请支持或提出要求。

2.项目外部会议：

（1）召开时间：根据项目问题进展情况安排每半月一次或一月一次，另在每个阶段完成时也必须召开外部会议进行汇报、总结。

（2）参加人员：由项目负责人主持会议，本项目所有相关工作人员参加。

3.会议内容：

（1）向项目小组汇报整个项目进展情况，做阶段性汇总。

（2）简述其他相关部门工作完成情况，将项目过程中存在的重点问题提出，落实相关责任部门、责任人及整改时间，并追溯。

（3）可向领导提出所需要的支持。

（4）各阶段的总结会议要求必须邀请所服务单位参加会议，并将阶段总结报告汇总后提交公司总部，以便上层领导了解项目进展情况。

3.会议注意事项：

（1）内、外部会议均要求项目负责人负责召集并做记录，遇特殊情况可以调整会议时间，会议以商定、落实为主。内部会议时间要求控制在40分钟左右，外部会议时间控制在1个小时左右。

（2）项目小组成员都应按照要求到会，如有急事需要外出，不能参加会议，应提前两天通知项目项目负责人，并将汇报内容委托其他人员进行汇报或将报告提交给项目项目负责人。

（3）项目项目负责人应根据所管项目的状态、客户的要求进行相关会议的合理安排，推进项目服务的有序进行。