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2025-08-07 发布于湖南
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文件管理制度.docx

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文件管理制度

（1）文件包括：会议记录、会议决议、申请报告、通知批复、来函来电、规章制度、管理办法、工作计划等:。

（2）行政文件由行政部指定专人管理，部门文件由各部门指定专人管理，文件管理人要及时对各类文件分类归档、编号管理。

（3）公司人员开会、学习带回的文件及资料要根据其性质及时送交各部门文件管理人统一管理，不得个人保存。

（4）文件的阅批与分转：文件接收人要根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件应呈送项目负责人亲自阅批后分送承办部门阅办。

（5）文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将秘密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还文件管理人。阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，各部门负责人要责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。文件阅完后，应送交文件管理人，切忌横传。

（6）文件的起草：行政文件由行政部起草，部门文件由各部门起草，起草的各类文件应形成统一格式，起草的各类文件经项目负责人审批后方可形成正式文件报、抄、发给各级部门。

（7）文件的使用包括借阅、复印等，文件的使用按使用管理规定程序执行。

（8）文件使用审批权限：普通文件由部门负责人审批，重要文件由项目负责人审批，机密文件由项目负责人交由公司董事长审批。

（9）文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。

（10）文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（11）审批后的《文档使用申请表》由文件管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。