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证照证函管理制度

一、证照管理:

（1）证照文件是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书、税务登记证等。

（2）公司证照由行政部统一管理。

（3）证照的使用包括借用、复印、扫描、翻拍等。

（4）证照的使用按《使用管理》规定程序执行。

（5）证照的使用须项目负责人审批。

（6）证照使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证照文件负全部责任。

（7）证照文件使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（8）未使用的证照文件，要及时退还证照管理人。

（9）审批后的《文档使用申请表》由证照管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。

二、证函管理：

（1）证函文件包括：证明、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。

（2）公司证函文件由行政部统一开出。严禁开出空白证函文件。

（3）证函文件要按公司规定统一格式开具，常用证函文件格式见附件。

（4）证函文件的使用按《使用管理》规定程序执行。

（5）证函文件的使用须经项目负责人的审批。

（6）证函文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证函文件负全部责任。

（7）证函文件使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（8）未使用的证函文件，应立即退还证函管理人。

（9）审批后的《文档使用申请表》由证函管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证