仓储公司订单跟踪规章.doc

仓储公司订单跟踪规章

一、总则

1.目的

本规章旨在建立一套完善的仓储订单跟踪体系，确保仓储公司业务流程的高效、准确运行，提升客户服务质量，保障货物安全与信息畅通，实现公司的经济效益与社会效益相统一，践行公司“精准仓储，贴心服务”的企业文化理念。

2.制定依据

依据仓储行业相关法律法规、市场需求以及公司的发展战略和实际运营情况制定本规章。

3.基本原则

遵循准确性、及时性、全面性原则，确保订单跟踪信息真实可靠，及时反馈订单状态变化，全面涵盖订单从接收至完成的各个环节。同时，秉持扁平化管理理念，减少信息传递层级，提高信息传递效率。

二、适用范围

本规章适用于仓储公司全体员工以及与公司有业务往来的客户。公司员工在执行与仓储订单跟踪相关工作时，需严格遵守本规章；客户可依据本规章了解订单跟踪的流程、方式及自身权益。

三、组织架构与职责分工

1.订单接收与录入部门

-负责接收客户的仓储订单信息，包括货物信息、存储期限、特殊要求等。

-对订单信息进行初步审核，确保信息的完整性和准确性，将审核通过的订单及时录入公司订单管理系统。

-及时将订单录入情况反馈给客户，确认订单已成功接收。

2.仓储运营部门

-根据订单信息安排货物的存储仓位，确保货物存储安全、合理布局。

-在货物入库、存储、出库等环节，实时记录货物状态变化，将相关信息准确更新至订单管理系统。

-对于货物存储过程中的异常情况，如损坏、变质等，及时上报并协同相关部门处理，同时更新订单跟踪信息。

3.物流配送部门

-负责货物的装卸、运输安排，确保货物按时、安全送达目的地。

-在货物装卸和运输过程中，记录货物的装卸时间、运输路线、运输状态等信息，并反馈至订单管理系统。

-与客户或收货方保持沟通，确认货物的交付情况，将交付结果及时更新至订单跟踪信息中。

4.客户服务部门

-作为与客户沟通的主要窗口，解答客户关于订单跟踪的咨询和疑问。

-收集客户对订单跟踪服务的反馈和建议，及时传达给相关部门进行改进。

-对于客户提出的投诉和问题，协调各部门进行处理，跟进处理进度并及时反馈给客户。

5.管理层

-负责整体订单跟踪工作的监督和指导，制定订单跟踪工作的目标和策略。

-对订单跟踪过程中的重大问题进行决策，协调各部门之间的工作，确保订单跟踪工作的顺利进行。

-根据订单跟踪数据和客户反馈，对公司的运营管理进行优化和调整。

四、管理内容与流程

1.订单接收与录入流程

-客户通过线上平台、电话、邮件等方式向公司提交仓储订单申请。

-订单接收与录入部门接收申请后，对订单信息进行详细记录和初步审核。如发现信息不完整或不准确，及时与客户沟通核实。

-审核通过后，将订单信息准确录入公司订单管理系统，生成唯一的订单编号，并向客户发送订单接收确认通知，告知客户订单已成功接收及订单编号。

2.订单分配与仓储安排流程

-订单管理系统根据订单信息自动将订单分配至相应的仓储运营区域。

-仓储运营部门收到订单后，根据货物的性质、数量、存储期限等因素，合理安排存储仓位。

-在货物入库前，仓储运营人员对货物进行验收，核对货物的数量、规格、质量等是否与订单信息一致。如发现问题，及时与客户沟通并记录在订单跟踪信息中。

-货物验收合格后，办理入库手续，将货物存入指定仓位，并在订单管理系统中更新货物的入库时间、仓位信息等。

3.货物存储与管理流程

-仓储运营人员定期对货物进行巡查，检查货物的存储状态，包括货物的包装是否完好、是否有损坏或变质迹象等。

-按照规定的存储条件和要求，对货物进行保管，如控制仓库的温度、湿度、通风等环境因素。

-对于需要定期盘点的货物，仓储运营部门按照既定的盘点计划进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符的情况，及时查明原因并调整订单跟踪信息。

-在货物存储过程中，如发生异常情况（如火灾、水灾、盗窃等），仓储运营部门立即启动应急预案，采取相应的措施保护货物安全，并及时将情况上报管理层，同时更新订单跟踪信息，告知客户货物的最新状态。

4.货物出库与配送流程

-客户提出货物出库申请后，仓储运营部门根据订单信息核对出库货物的准确性和完整性。

-办理货物出库手续，更新订单管理系统中的货物出库时间、库存信息等。

-将货物交接给物流配送部门，物流配送部门安排车辆和司机进行运输。

-在货物运输过程中，物流配送人员通过定位系统等手段实时跟踪货物的运输状态，如行驶位置、预计到达时间等，并将信息及时反馈至订单管