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批发公司发货流程规章

一、总则

1.目的

本规章旨在规范本批发公司的发货流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，同时加强公司内部各部门之间的协作与沟通，保障公司运营的高效与顺畅。

2.依据

本规章依据国家相关法律法规以及公司的经营理念和管理要求制定。

3.设计理念

秉持公司“以客户为中心，以效率为导向”的企业文化，发货流程设计力求简洁明了、高效实用，减少不必要的环节和延误，同时注重风险防控与人文关怀，保障员工工作的合理性与客户利益的最大化。

二、适用范围

本规章适用于本批发公司全体涉及发货流程的员工以及接收货物的客户。

三、组织架构与职责分工

1.销售部门

-负责接收客户订单，详细记录客户需求，包括货物品种、数量、交货时间、交货地点等信息，并及时将订单信息传递给相关部门。

-与客户保持沟通，解答客户关于发货的疑问，协调处理客户在发货过程中的特殊要求。

-跟进订单执行情况，及时向客户反馈发货进度。

2.仓储部门

-负责货物的存储与保管，确保货物质量不受损，数量准确。

-根据销售部门传递的订单信息，进行货物的拣选、包装等发货前准备工作。

-安排货物的装车与运输交接，确保货物安全、完整地交付给运输部门。

3.运输部门

-负责选择合适的运输方式和运输合作伙伴，确保货物能够按时、准确送达目的地。

-与仓储部门完成货物交接，办理相关交接手续，确保货物数量、质量与交接清单一致。

-跟踪货物运输过程，及时向销售部门反馈运输状态，如遇到突发情况，及时采取措施并向相关部门汇报。

4.财务部门

-负责审核客户订单的收款情况，确保货款到账后才安排发货，防范财务风险。

-核算发货过程中的各项费用，包括运输费用、包装费用等，并做好相关账务处理。

-协助销售部门处理与客户的财务结算事宜。

5.质量检验部门

-在货物发货前，对货物进行质量抽检，确保发出的货物符合公司质量标准和客户要求。

-对于检验不合格的货物，及时通知仓储部门进行处理，防止不合格产品流入市场。

四、管理内容与流程

1.订单接收与审核

-销售部门接收客户订单，对订单信息进行初步审核，确保订单内容完整、准确。审核内容包括客户信息、货物信息、交货要求等。

-将订单信息录入公司订单管理系统，并提交给财务部门审核客户付款情况。财务部门根据公司财务政策，审核客户是否已完成付款或具备相应的信用额度。如客户未付款或信用额度不足，通知销售部门与客户沟通解决。

-订单审核通过后，销售部门将订单信息分别发送给仓储部门、运输部门和质量检验部门。

2.货物准备

-仓储部门收到订单信息后，根据订单内容进行货物的拣选工作。拣选人员按照先进先出的原则，从仓库中选取符合订单要求的货物，并搬运至包装区域。

-包装人员对货物进行包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应符合环保要求，同时在包装上标明货物的相关信息，如名称、规格、数量等。

-质量检验部门按照规定的抽检比例对包装好的货物进行质量检验。检验合格的货物贴上合格标签，准备发货；检验不合格的货物，通知仓储部门进行隔离、返工或报废处理。

3.运输安排

-运输部门根据订单的交货时间和交货地点等要求，选择合适的运输方式（如公路运输、铁路运输、航空运输等）和运输合作伙伴。

-与运输合作伙伴签订运输合同，明确双方的权利和义务，包括货物运输价格、运输时间、货物安全保障等条款。

-安排车辆或其他运输工具到仓储部门提货，并办理货物交接手续。交接过程中，双方应仔细核对货物的品种、数量、质量等信息，确保与交接清单一致，并签字确认。

4.发货与跟踪

-货物装车后，仓储部门将发货信息（包括发货时间、运输方式、运输单号等）反馈给销售部门。销售部门及时将发货信息告知客户，让客户了解发货进度。

-运输部门负责跟踪货物的运输过程，通过运输系统或与运输合作伙伴保持沟通，及时掌握货物的位置、运输状态等信息。如遇到运输延误、货物损坏等突发情况，运输部门应立即采取措施进行处理，并及时向销售部门、仓储部门等相关部门汇报。

-销售部门根据运输部门反馈的信息，及时向客户通报货物运输状态，解答客户的疑问。如客户对发货进度有特殊要求，销售部门应协调相关部门尽力满足客户需求。

5.货物交付与验收

-货物到达目的地后，运输人员按照客户要求将货物送达指定地点，并与客户办理货物交接手续。客户应根据订单内容对货物的品种、数量、质量等进行验收。

-如客户验收过程中发现货物存在问题，如数量短缺、质量不合格等