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充电桩公司档案销毁执行细则

一、总则

1.目的

为加强充电桩公司档案管理，确保档案销毁工作的规范化、科学化和安全化，有效保护公司信息安全，合理处置失去保存价值的档案，特制定本执行细则。

2.依据

本细则依据国家相关法律法规、行业标准以及公司档案管理制度等制定。

3.原则

档案销毁工作遵循“严格审批、确保安全、准确鉴定、彻底销毁”的原则，既保障公司信息资产的合理处置，又维护公司的合法权益和正常运营秩序。

二、适用范围

本细则适用于充电桩公司全体员工及与档案销毁工作相关的各部门。同时，涉及到客户相关档案销毁时，需严格遵循相关法律法规及与客户约定的保密条款执行。

三、组织架构与职责分工

1.档案管理部门

负责档案销毁工作的统筹规划、组织协调和监督指导。制定档案销毁计划，对拟销毁档案进行初步鉴定，确保销毁工作符合公司规定和相关法律法规要求。

2.鉴定小组

由档案管理部门牵头，联合法务部门、业务部门等相关人员组成。负责对档案是否达到销毁条件进行鉴定，出具鉴定意见，为档案销毁提供专业依据。

3.销毁执行部门

根据档案管理部门的安排和鉴定小组的意见，具体实施档案销毁工作。确保销毁过程安全、彻底，记录销毁过程并反馈给档案管理部门。

4.监督部门

由公司内部审计部门或独立监督人员组成，对档案销毁工作的全过程进行监督，确保销毁工作按照规定程序进行，防止档案信息泄露等违规行为发生。

四、管理内容与流程

1.档案鉴定

-定期清查：档案管理部门定期对库存档案进行清查，根据档案的形成时间、保管期限、业务关联等因素，初步筛选出可能达到销毁条件的档案。

-详细审核：鉴定小组对初步筛选的档案进行详细审核，从法律合规、业务价值、信息安全等方面综合评估档案是否仍有保存必要。对于涉及重要业务、法律纠纷、知识产权等关键信息的档案，需谨慎鉴定。

-形成报告：鉴定小组根据审核结果形成档案鉴定报告，明确列出拟销毁档案的清单，包括档案名称、数量、形成时间、保管期限等详细信息，并说明鉴定意见和理由。

2.销毁审批

-申请提交：档案管理部门根据鉴定报告，填写档案销毁申请表，详细说明拟销毁档案的情况，并附上鉴定报告，提交给公司管理层审批。

-审批流程：申请表依次经过部门负责人、分管领导、公司总经理审批。对于涉及重大信息或可能产生较大影响的档案销毁申请，需经公司领导班子集体研究决定。

-审批记录：审批过程中的所有意见和决策都应进行详细记录，作为档案销毁工作的重要依据存档。

3.销毁实施

-制定方案：销毁执行部门根据审批通过的申请表和鉴定报告，制定详细的档案销毁实施方案，明确销毁方式、时间、地点、人员安排等具体内容。

-销毁方式选择：根据档案的性质、载体等因素，选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等。对于纸质档案，优先采用粉碎方式；对于电子档案，需使用专业的数据擦除工具确保数据无法恢复。

-过程记录：在销毁过程中，安排专人负责记录销毁情况，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁档案的清单等信息。记录应采用书面和电子两种形式保存。

-安全保障：销毁现场应采取必要的安全措施，确保销毁过程安全有序进行。防止火灾、泄露等安全事故发生，对于涉及敏感信息的档案，需进行严格的保密管理。

4.销毁验收

-验收组织：档案销毁工作完成后，由监督部门组织验收。验收人员应包括监督人员、档案管理部门人员和销毁执行部门人员。

-验收内容：验收人员对销毁现场、销毁记录等进行检查，确保档案已按照规定方式彻底销毁，销毁记录完整准确。

-验收报告：验收完成后，验收人员共同出具验收报告，确认档案销毁工作已顺利完成，并对销毁工作的合规性、安全性等方面进行评价。

五、权利与义务

1.员工权利

-了解档案销毁相关规定：员工有权了解公司档案销毁制度的具体内容和操作流程，确保自身在涉及档案处理工作时知晓应遵循的规范。

-提出合理建议：员工对于档案销毁工作中存在的问题或改进建议，有权向相关部门提出，公司应认真对待并给予反馈。

2.员工义务

-遵守制度：全体员工有义务严格遵守本档案销毁执行细则，不得擅自销毁档案或违反规定流程处理档案。

-配合工作：在档案鉴定、销毁等工作过程中，员工应积极配合档案管理部门、鉴定小组等相关部门的工作，提供必要的信息和协助。

3.公司权利

-规范管理：公司有权按照本细则对档案销毁工作进行统一管理，确保公司档案资产的合理处置和信息安全。

-追究责任：对于违反档案销毁制度的行为，公司有权依据相关规定追究责任人的责任，维护制度的严肃性。

4.公司义务

-培训指导：公司有义务为员工