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保健公司会议设备管理规定

一、总则

本公司以“关爱健康，品质至上”为企业文化核心，秉持“专业呵护，全心服务”的经营理念，致力于为客户提供优质的保健服务。在当前保健行业竞争激烈、运营压力增大的背景下，为加强公司会议管理，提高会议效率与质量，确保信息有效传递、决策顺利执行，特制定本规定。

本规定旨在通过科学规范的会议管理流程，实现公司内部各层级的高效沟通与协作，充分发挥会议在公司运营中的重要作用，同时体现公司扁平化管理的特色，减少沟通层级，提升决策速度，兼顾社会效益与经济效益，促进公司的可持续发展。

二、适用范围

本规定适用于保健公司全体员工。公司内部组织的各类会议，包括但不限于高层决策会议、部门例会、项目研讨会、客户沟通会等，均需遵循本规定进行管理。

三、组织架构与职责分工

1.会议管理委员会：由公司高层领导组成，作为会议管理的决策机构。负责审批重要会议的议程、决议，协调跨部门会议的资源分配，对会议管理工作进行监督与指导。其设立体现了公司扁平化管理中高层直接参与关键决策的理念，减少中间环节，使决策更贴近实际运营。

2.行政部门：作为会议管理的执行部门，负责会议的统筹安排，包括会议场地预订、设备准备、会议通知发布、会议记录整理与分发等工作。同时，协助会议主持人维护会议秩序，跟进会议决议的执行情况，并定期向会议管理委员会汇报。

3.各部门：负责提出本部门的会议需求，准备相关会议资料，按时参加会议并积极参与讨论。各部门在会议中承担着信息提供者和决策执行者的双重角色，符合公司倡导的全员参与、高效协作的经营理念。

四、管理内容与流程

1.会议需求提出

-各部门根据工作需要，提前规划会议安排。一般性部门会议可自行安排时间，但需提前向行政部门报备；重要的跨部门会议或涉及公司重大决策的会议，需填写《会议需求申请表》，详细说明会议主题、目的、参会人员范围、预计时长等信息，提交至会议管理委员会审批。

-会议需求提出环节鼓励员工积极反馈工作中的问题与需求，体现了公司对员工意见的重视，符合人文关怀理念。

2.会议筹备

-会议通知：行政部门在会议获批后，及时通过公司内部通讯系统、电子邮件等方式发布会议通知，明确会议时间、地点、主题、议程、参会人员等信息。对于重要会议，需提前提醒参会人员做好准备。

-场地与设备准备：根据会议规模和需求，预订合适的会议场地，并确保会议设备（如投影仪、音响、麦克风等）正常运行。同时，准备好会议所需的资料、文具等物品。

-资料准备：参会人员应根据会议主题，提前准备相关资料，并在会议前提交给行政部门汇总。资料内容应详实、准确，有助于会议讨论和决策。

3.会议召开

-会议签到：参会人员应提前到达会议现场签到，确保会议按时开始。行政部门负责统计参会人员出勤情况，并及时向主持人报告。

-会议主持：会议主持人负责把控会议节奏，引导会议讨论，确保会议围绕主题进行。主持人应鼓励参会人员积极发言，充分发表意见，但也要避免讨论偏离主题或出现混乱局面。

-会议记录：行政部门安排专人负责会议记录，准确记录会议讨论内容、决议、责任人和完成时间等信息。会议记录应客观、公正，为后续的会议决议执行和考核提供依据。

4.会议决议执行与跟进

-会议纪要发布：会议结束后，行政部门应在[具体时长]内整理好会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议决议事项、责任部门和责任人、完成时间节点等内容。

-执行与反馈：责任部门和责任人应按照会议决议要求，认真组织实施，并定期向行政部门反馈执行情况。对于执行过程中遇到的问题，应及时与相关部门沟通协调，确保决议顺利执行。

-监督与考核：行政部门负责对会议决议执行情况进行跟踪监督，定期向会议管理委员会汇报。对于未按时完成任务或执行不力的部门和个人，将按照公司绩效考核制度进行相应处理。

五、权利与义务

1.参会人员权利

-有权提前获取会议相关信息，以便做好充分准备。

-在会议中有发言和表达意见的权利，公司鼓励员工积极提出建设性的想法和建议，体现了扁平化管理中尊重员工话语权的理念。

-有权对会议决议提出疑问，并要求相关负责人进行解释说明。

2.参会人员义务

-应按时参加会议，如有特殊情况无法参会，需提前向主持人请假。

-遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、交谈或从事与会议无关的事情。

-认真倾听他人发言，尊重他人意见，不得打断或恶意攻击他人。

-严格执行会议决议，按时完成工作任务，并及时反馈执行情况。

3.会议组织方权利与义务

-权利：有权要求参会人员按时参加会议