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投资公司电话机使用管理规定

一、总则

本规定旨在规范投资公司内电话机的使用与管理，确保公司通信系统的正常运行，提高工作效率，同时体现公司高效、协作、人文关怀的企业文化。通过合理配置和有效管理电话机资源，保障公司各部门及员工之间的顺畅沟通，更好地为客户提供优质服务，实现公司社会效益与经济效益的双提升。本规定遵循扁平化管理理念，简化管理流程，确保规定能迅速有效地传达并执行。

二、适用范围

本规定适用于投资公司全体员工以及在公司办公区域内使用公司电话机的相关人员。对于来访客户，如有使用公司电话机的需求，应在公司员工的指引下按照本规定进行使用。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为电话机使用管理的主要负责部门，承担以下职责：

-负责公司电话机的选型、采购计划的制定与执行，根据公司业务需求和预算，选择合适的电话机设备，确保其性能满足工作要求。

-对公司电话机进行统一登记、编号、调配与维护管理，建立详细的电话机台账，记录电话机的型号、购买时间、使用部门、使用人等信息，定期对电话机进行检查和维护，确保其正常使用。

-制定和完善电话机使用管理规定，并监督各部门的执行情况，对违反规定的行为进行处理。

-协调解决员工在电话机使用过程中遇到的问题，对于无法现场解决的问题，及时联系相关技术支持人员或供应商进行处理。

2.各部门

-各部门负责人负责本部门电话机的日常管理，指定专人担任本部门的电话机管理员，协助行政部门做好电话机的管理工作。

-教育本部门员工遵守电话机使用管理规定，合理使用电话机资源，提高工作效率。

-根据本部门业务需求，向行政部门提出电话机的配置、调整需求。

3.技术支持部门

-技术支持部门负责公司电话机系统的技术维护与管理，确保通信网络的稳定运行。

-对电话机设备出现的技术故障进行及时维修和处理，保障电话机的正常使用。

-协助行政部门进行电话机的选型和采购，提供技术方面的建议和意见。

四、管理内容与流程

1.电话机的配置与领用

-新员工入职时，行政部门根据其工作岗位和业务需求，为其配置相应的电话机。电话机的配置遵循满足工作需要、避免资源浪费的原则。

-员工领用电话机时，需填写《电话机领用登记表》，注明电话机型号、编号、领用日期、领用部门、领用人等信息，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取。

-对于因工作变动或其他原因需要调整电话机使用的员工，应及时向行政部门提出申请，经批准后办理相关的调配手续。

2.电话机的使用

-员工应爱护电话机设备，保持电话机的清洁卫生，不得随意拆卸、损坏电话机部件。

-公司电话机主要用于工作业务沟通，严禁员工使用公司电话机拨打私人长途电话或进行与工作无关的闲聊。如有特殊情况需要拨打私人电话，应尽量缩短通话时间，并避免在工作高峰时段进行。

-员工在使用电话机时，应注意礼貌用语，保持良好的职业形象，树立公司的品牌形象。接听电话时，应及时应答，使用规范的问候语和自我介绍；拨打电话时，应提前准备好通话内容，简洁明了地表达自己的意图。

-为保障公司通信畅通，员工在离开座位较长时间时，应将电话机设置为呼叫转移或委托同事代为接听重要电话。

3.电话机的维护与维修

-行政部门定期对公司电话机进行巡检，检查电话机的外观、线路连接、通话质量等情况，及时发现并处理潜在的问题。

-员工在使用过程中发现电话机出现故障时，应及时向行政部门报告，填写《电话机维修申请表》，注明故障现象、电话机编号等信息。行政部门接到报告后，应及时安排技术支持人员进行维修。

-对于无法现场修复的电话机故障，技术支持人员应及时联系供应商或专业维修人员进行维修，并跟踪维修进度，确保电话机尽快恢复正常使用。

-电话机的维修费用由行政部门统一管理，定期进行统计和分析，合理控制维修成本。

4.电话机的报废与更新

-对于因老化、损坏严重等原因无法正常使用且维修成本过高的电话机，由行政部门进行鉴定，确认符合报废条件后，填写《电话机报废申请表》，经公司领导批准后进行报废处理。

-行政部门定期对公司电话机的使用情况进行评估，根据业务发展需求和电话机的实际使用状况，制定电话机的更新计划，报公司领导审批后组织实施。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权使用公司配置的电话机进行与工作相关的业务沟通，以保障工作的顺利开展。

-员工在电话机使用过程中遇到问题或故障时，有权向行政部门或技术支持部门寻求帮助，要求及时解决问题。

-员工对电话机使用管理规定有提出意见和建议的权利，公司将根据实际情况进