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银行公司档案借阅细则

一、总则

本细则旨在规范公司档案借阅流程，确保档案的安全、完整与有效利用，同时满足公司各部门及员工在业务开展、决策支持等方面对档案信息的需求。本细则依据国家相关法律法规以及公司内部管理要求制定，是公司档案管理工作的重要组成部分。公司致力于通过科学、合理的档案借阅管理，提升整体运营效率，体现公司“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化，秉持“以客户为中心，以创新为驱动，实现经济效益与社会效益的统一”的经营理念，在档案管理环节落实扁平化管理要求，减少不必要的审批层级，提高服务质量。

二、适用范围

本细则适用于公司全体员工以及因业务往来、合作需要按规定申请借阅档案的外部客户、合作伙伴等。

三、组织架构与职责分工

1.档案管理部门：负责公司档案的统一管理，包括档案的收集、整理、存储、维护等工作。在借阅管理方面，承担档案借阅申请的受理、审核，监督借阅过程，确保档案按时归还，并对档案的完整性和安全性负责。

2.各部门：负责本部门业务相关档案的初步整理，并协助档案管理部门完成档案的移交工作。在档案借阅过程中，各部门应指定专人负责本部门的档案借阅申请和归还事宜，确保本部门员工正确使用档案。

3.审批人员：根据不同档案的密级和重要程度，由相应的主管领导或授权人员担任审批人员。审批人员负责对档案借阅申请进行审批，确保借阅需求合理、合规，并对审批结果负责。

四、管理内容与流程

1.档案分类与标识：档案管理部门应根据档案的来源、内容、性质等因素，对档案进行科学分类，并为每一份档案赋予唯一的标识。分类标识应清晰、准确，便于查找和管理。例如，将档案分为业务档案（包括客户资料、信贷档案等）、行政档案（包括人事档案、办公文件等）、财务档案等大类，再在大类下细分小类。

2.借阅申请：

-员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计借阅期限等信息。申请表需经部门负责人签字确认。

-外部客户、合作伙伴借阅档案时，需由相关业务部门填写《外部借阅申请表》，说明借阅单位名称、联系人、联系方式、借阅档案名称及编号、借阅目的、预计借阅期限等，并附上相关合作协议或证明文件。申请表需经业务部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导依次审批。

3.审批流程：

-档案管理部门收到借阅申请后，首先对申请表填写的完整性和准确性进行审核。对于符合要求的申请，根据档案的密级和重要程度，提交相应的审批人员进行审批。

-对于一般档案的借阅申请，由档案管理部门负责人审批；对于重要或机密档案的借阅申请，需经分管领导审批。审批人员应在[X]个工作日内完成审批，并在申请表上签署审批意见。

4.档案借阅：

-经审批通过后，档案管理部门根据申请表为借阅人提供档案。在提供档案前，档案管理人员应与借阅人当面核对档案的名称、编号、数量等信息，并在《档案借阅登记册》上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息。

-借阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，如需带出档案管理部门，应按照规定办理相应的手续。对于机密档案，应在专门的保密场所查阅，借阅过程中严格遵守保密规定。

5.档案归还：

-借阅人应在预计借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应与借阅人当面核对档案的完整性和准确性，确认无误后在《档案借阅登记册》上记录归还时间。

-如因特殊原因需要延长借阅期限，借阅人应提前填写《档案借阅延期申请表》，说明延期原因和延长的期限，经原审批人员审批后，交档案管理部门备案。延期申请应在借阅期限届满前[X]个工作日提交。

五、权利与义务

1.借阅人的权利：

-员工有权根据工作需要申请借阅与工作相关的档案，以获取必要的信息支持。

-借阅人在借阅期限内有权按照规定的方式和用途使用档案，档案管理部门应提供必要的协助和指导。

-对于档案管理部门的不合理要求或行为，借阅人有权向其上级部门反映。

2.借阅人的义务：

-借阅人应严格遵守本细则的规定，如实填写借阅申请，不得提供虚假信息。

-借阅人有责任妥善保管档案，不得擅自涂改、圈划、批注、污损、撕毁档案，不得转借他人。

-借阅人应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况未能按时归还，应及时办理延期手续。

-对于涉及公司机密的档案，借阅人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容。

3.档案管理部门的权利：

-档案管理部门有权对借阅申请进行审核，对于不符合规定的申请有权拒绝受理。

-在借阅过程中，档案管理部门有权对借阅人的行为进行监督，确保档案的安全和正确使用。

-对于违反本细则规定的借阅人，档案管理部门有权