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公司催款函写作范例及流程

在商业往来中，及时回笼资金是维持企业正常运转的生命线。当应收账款逾期未收回时，一份规范、专业的催款函不仅是企业主张权利的重要凭证，也是与客户进行有效沟通、争取理解与合作的桥梁。本文将详细阐述公司催款函的写作要点、规范流程，并提供不同阶段的范例，以期为企业的应收账款管理提供有益参考。

一、催款函写作的核心原则

催款函的撰写并非简单的“要钱”，其背后蕴含着对商业关系的考量和法律风险的规避。在动笔前，需明确以下核心原则：

1.事实清晰，数据准确：函件中涉及的合同编号、发票金额、付款期限、逾期天数等关键信息必须核对无误，确保有据可查。

2.语气得体，态度专业：根据逾期时间长短和客户的合作历史，调整函件语气。初期宜温和提醒，后期可逐渐严肃，但始终保持专业姿态，避免使用威胁、侮辱性语言。

3.内容完整，要素齐全：清晰说明欠款事由、欠款金额、期望付款日期及后续措施，让对方一目了然。

4.逻辑严谨，条理清晰：行文应层次分明，先陈述事实，再提出要求，最后说明后果，逻辑顺畅。

5.留有余地，促成沟通：目的是解决问题，而非激化矛盾。函中可表达进一步协商的意愿，引导对方回复。

二、催款函的规范撰写流程

一份有效的催款函，其撰写和发出应遵循一定的流程，以确保其严肃性和有效性。

1.前期准备与信息核实

*梳理账目：财务部门首先需确认欠款的具体情况，包括但不限于：合同名称及编号、发货/服务提供日期、发票号码及金额、约定付款日期、已付款金额、未付款金额、逾期天数。

*查阅往来记录：回顾与客户的沟通历史，了解是否存在争议、客户是否曾有过付款承诺等，为函件内容提供背景支持。

*确认联系人：确保函件送达对象为客户方负责付款的具体联系人或相关负责人，避免因送达对象错误而延误。

2.确定催款阶段与函件类型

*提醒函（逾期前或逾期初期）：通常在付款日临近或刚逾期几天内发出，语气最为温和，以提醒为主。

*正式催款函（逾期一段时间后）：当提醒无效，逾期时间已较长（如超过一周或十天），需发出语气更为严肃的正式催款函，明确指出逾期事实。

*最后通牒函/律师函（多次催讨无效后）：若客户长期拖欠且沟通无效，可发出最后通牒函，声明将采取包括法律途径在内的进一步措施。必要时，可委托律师出具律师函。

3.起草函件核心内容

*标题：简明扼要，如“关于[合同编号]项下款项的催款函”或“关于尽快支付[发票号码]货款的函”。

*称谓：准确的客户公司名称及收件人尊称。

*正文：

*开头：简述双方合作背景，如“根据双方于[日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[XXX]）”。

*欠款事实陈述：清晰列出发票信息（号码、金额、开具日期）、约定付款日期、当前逾期天数及未支付金额。

*催款理由与依据：强调按时付款是合同义务，逾期付款可能带来的影响（如影响后续合作、产生滞纳金等，如有合同约定）。

*具体要求：明确要求对方在何日期前支付款项，并提供详细的付款账户信息。

*后续措施：根据催款阶段，告知对方若未能按期付款，我方将采取的进一步行动（如暂停供货、委托律师处理、提起诉讼等）。

*结尾：可表达对友好解决此事的期望，如“我们珍视与贵公司的合作关系，希望能得到贵公司的积极配合，尽快解决此笔款项事宜。”

*落款：发函公司全称（加盖公章）、联系人、联系方式（电话、邮箱）、发函日期。

4.内部审核与签发

*催款函草拟完成后，应经过财务部门负责人或公司分管领导审核，确保内容准确、措辞恰当、无法律风险。

*审核通过后，加盖公司公章，以示正式。

5.选择合适的送达方式与留存证据

*送达方式：优先选择能证明对方已签收的方式，如快递（保留快递底单及签收记录）、电子邮箱（发送已读回执或要求对方回复确认）。对于重要函件，可采用公证送达或律师见证送达。

*证据留存：将发出的函件副本、快递凭证、邮件发送记录等一并归档保存，以备后续可能发生的争议。

三、不同阶段的催款函范例

范例一：温馨提示函（逾期前或逾期1-3天）

标题：关于[合同编号XXX]款项支付的温馨提示

尊敬的[客户公司名称][联系人尊称，如：王经理]：

您好！

根据双方于[YYYY年MM月DD日]签订的《[合同名称]》（合同编号：XXX），我司已于[YYYY年MM月DD日]为贵司提供了[货物/服务名称]，并开具了编号为[发票号码]的增值税[专用/普通]发票，票面金额为人民币[XXXX]元，约定付款日期为[YYYY年MM月DD日]。

为确保贵我双方合作的顺利进行，特此温馨提醒贵司安排款项支付。如款项已付，请忽略此函，并请提供付款水单以便我司查收。

感谢贵司的一贯支持与配合！如有任何疑问，请