企业推广无纸化办公执行通知.docxVIP

企业推广无纸化办公执行通知

关于全面推广无纸化办公的执行通知

公司各部门、全体员工：

为积极响应国家关于绿色低碳发展的号召，进一步提升公司运营效率、优化管理流程、降低办公成本，并适应信息化时代发展趋势，经公司管理层研究决定，并结合前期试点经验基础，现就在公司范围内全面推广无纸化办公事宜，特通知如下，请各部门及全体员工严格遵照执行。

一、推行背景与意义

随着信息技术的飞速发展，传统纸质办公模式在信息传递效率、资源消耗、存储管理及协同合作方面的局限性日益凸显已成为共识。推行无纸化办公，不仅能够显著减少纸张消耗及相关打印、复印、存储等费用支出，降低运营成本，更是公司实现数字化转型、提升核心竞争力的重要举措，有助于营造高效、环保、规范的现代化办公环境。

二、主要推行范围与措施

自本通知发布之日起，并结合各部门系统部署情况，公司将分阶段、分模块推进无纸化办公，具体范围及措施如下：

（一）日常行政公文与业务文件流转

1.内部文件发布与传阅：所有公司级通知、公告、管理制度、工作指引及部门间业务沟通函件等，均通过公司指定办公自动化系统（OA系统）或协同平台进行发布、流转与归档。各部门应指定专人负责本部门文件的及时查收、处理与分发。

2.文件审批流程：各类请假申请、费用报销、出差审批、合同审批、用印申请等日常审批事项及业务审批流程，一律通过线上审批系统提交办理，不再接收纸质申请材料。相关电子表单及附件应确保信息完整、清晰。

（二）会议管理

1.会议通知与材料：会议通知原则上通过邮件或协同办公平台发送。会议所需材料（议程、背景资料、汇报PPT等）应提前上传至指定共享空间或通过会议系统分发，参会人员原则上自带电子设备查阅，确需纸质材料的特殊情况，须经会议组织者批准。

2.会议纪要与会签：会议纪要应在会后及时整理并通过线上系统分发确认，重要事项的会签流程亦通过线上完成。

（三）合同与档案管理

1.合同起草与审批：各类业务合同、协议的起草、修订、审核、审批流程通过合同管理系统或OA系统进行。鼓励在符合法律法规及公司规定的前提下，采用电子签章。

2.档案电子化：公司各类具有保存价值的文件、合同、凭证等，在完成审批或业务处理后，由相关责任部门负责进行规范的电子化扫描、命名、分类并上传至公司档案管理系统存档。历史纸质档案将逐步进行电子化梳理。

（四）日常办公沟通与信息共享

1.即时通讯工具应用：鼓励使用公司统一配置的即时通讯工具进行日常工作沟通、信息传递及非涉密文件的快速共享，减少纸质便签、通知的使用。

2.共享文档协作：对于需要多人协作编辑的文档、报表、计划等，优先使用在线共享文档工具，实现实时协作与版本控制。

三、保障措施

1.系统支持与技术保障：信息技术部门将负责相关办公系统的日常维护、技术支持及操作指导，确保系统稳定运行。各部门在系统使用过程中遇到的问题，可及时向信息技术部门反馈。

2.操作培训：信息技术部门及各系统管理员将根据推行进度，组织开展相关系统操作及无纸化办公规范的培训，确保员工具备相应操作技能。

3.制度配套：公司将根据无纸化办公推行情况，同步修订或制定相关的文件管理、档案管理、电子签章等配套制度，明确电子文件的法律效力、存储规范及保密要求。

四、责任分工与时间安排

1.领导小组：公司办公室牵头，信息技术部门配合，负责无纸化办公推广工作的统筹规划、组织协调、进度跟踪及效果评估。

2.部门职责：各部门负责人为本部门无纸化办公推行的第一责任人，负责组织本部门员工学习本通知精神，落实各项要求，确保按时完成过渡。

3.时间节点：

*即日起至X月X日为宣传动员及系统熟悉期；

*X月X日起，核心审批流程及内部文件流转率先实现无纸化；

*X月X日前，所有规定范围内的办公事项全面实现无纸化操作。具体模块上线时间将另行通知。

五、工作要求

1.高度重视，积极落实：各部门应充分认识推行无纸化办公的重要性和紧迫性，切实加强组织领导，确保各项措施落到实处。

2.加强宣传，转变观念：各部门应组织员工认真学习本通知内容，引导员工转变传统办公观念，积极适应并主动参与无纸化办公。

3.规范操作，确保安全：全体员工在无纸化办公过程中，应严格遵守公司信息安全及保密相关规定，规范操作，妥善保管个人账号密码，确保电子信息的安全与完整。

4.强化监督，及时反馈：公司将对各部门无纸化办公推行情况进行监督检查。推行过程中遇到的问题及相关建议，请及时向公司办公室或信息技术部门反馈。

推行无纸化办公是公司提升管理水平、实现可持续发展的重要举措，需要全体员工的共同努力与积极配合。让我们携手共进，共同营造高效、绿色、智能