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高效会议管理技巧.pptx

高效会议管理技巧主讲：威小龙

课程目标了解会议的目的种类和体系了解效率不高原因及对策掌握有效会议做准备的要领掌握会议中沟通和反馈技巧掌握会议的会议管理技巧提高会议效率和质量的技巧

会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？

整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！

自我对照如果你的答案是里面超过了3条??，這表示你是個不會開會的领导

第一讲当今会议观会议的目的2会议成本的计算4会议的意义1会议的种类3会议的周期5

集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙

会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织的存在会议是一种群体沟通的方式会议的意义

会议的目的01开展有效的沟通05资源共享04达成协议与解决问题02传达资讯03监督、协调矛盾06开发创意08巩固领导地位07激励士气

点明困难所在衡量问题的轻重缓急评议新点子发现问题并寻找解决方法想出新点子确定行动纲领010203040506达成协议与解决问题

会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.活动讲解2.政策的会议3.当众表扬或（批评别人的）4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议

固定的会议：建议：每天一次最佳注意事项：不能多与每天三次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。会议的频率

处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使代理感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。

建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议0201

会议成本的计算会议的时间成本01直接的会议成本02效率损失成本03

第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理会议规范高效会议的八大特征

高效会议的预防性管理充分作好准备工作（时间材料通知）01明确开会原因及目的与执行02监督好落实好上一个会议03

高效会议的八大特征01只要有必要就召集02好好筹划过03计划好了会议议程04遵守时间05一切按部就班06请了最有经验的和有才能的人出席07作出了评论和归纳08记录所有决定、建议和负责人

会议规范种类会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范时间安排方面的规范

固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生共识/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划

01参会者要将工作安排交给会议主持者（无论是否参会）02超过1小时的会议要有提前的通知03所有参会者都要有准备发言的心态04会议要能准时开始、准时结束05负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（一）

会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要看到的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量

第三讲开会前的准备工作准备工作的作用准备工作核对是否要开会1H5W主持人的准备工作

无需开会的五个如果如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）

如果1要让别人参与决策以集思广益2听取本团队汇报工作3给小组委派任务4必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬（或批评）5必须开会的五个如果

选择最恰当的选择方式01使参会者能对讨论有清楚的方向可循02清楚的告知参会者应有何种行为表现03节省时间与减少冲突04准备工作的作用

Why01.What01.When01.Who01.Where01.How01.地点01.人物01.时间01.内容01.原因01.怎么做01.会议准备的5W1H法

会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.是否发出了会议通知10.确定辅助教材12.是否要求与会者准备资料13.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知

主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析

SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境

第四讲成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议