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大型展会筹备工作计划清单

大型展会的成功举办，离不开周密的策划与细致的执行。这份工作计划清单，旨在为您提供一个系统性的框架，涵盖从最初构想到最终撤展的各个关键环节，助您高效有序地推进筹备工作，确保展会目标圆满达成。

一、筹备启动与战略规划阶段（展会前数月-半年以上）——展会筹备的基石

此阶段的核心在于明确方向、奠定基础，为后续工作绘制蓝图。

1.明确展会目标与定位：

*清晰定义展会的核心目的（品牌推广、产品展示、市场拓展、客户沟通、行业交流等）。

*确定目标参展商与观众群体画像，明确展会的主题与特色。

*设定可量化的预期成果（如参展商数量、观众人次、成交额、媒体曝光量等）。

2.可行性分析与市场调研：

*评估市场需求、行业发展趋势及竞争格局。

*分析潜在风险与机遇，论证展会举办的必要性与盈利潜力。

*初步了解场地资源、供应商情况及相关政策法规。

3.初步策划方案制定：

*拟定展会名称、举办时间（建议避开重大节假日及行业冲突期）、拟定举办地点（进行多方案比选）。

*初步规划展会规模、展区划分、主要活动内容。

*构思初步的宣传推广方向。

4.制定初步预算：

*预估各项收入（展位费、赞助费、门票、广告等）与支出（场地、搭建、宣传、人力、物料、交通、住宿等）。

*明确预算编制原则与审批流程。

5.组建核心筹备团队：

*确定项目负责人，根据工作模块（如招商招展、市场推广、运营管理、嘉宾接待、财务行政等）配备关键岗位人员。

*明确各岗位职责与协作机制。

二、核心策划与资源整合阶段（展会前数月）——从蓝图到行动

在初步规划的基础上，进行深化设计与资源的全面整合。

1.详细策划方案深化与确认：

*展会时间、地点最终确认：与场地提供方签订合同，明确各项服务条款与责任。

*展会日程安排：制定详细的展会日程表，包括布展、开展、撤展的具体时间节点，以及重要活动的安排。

*展区规划与展位设计：绘制详细的展位分布图，明确标准展位与特装展位的划分、尺寸、价格。

*同期活动策划：确定开幕式、主题论坛、研讨会、新品发布会、签约仪式、表演等活动的方案、嘉宾邀请名单及流程。

2.赞助商招募与展商邀请：

*制定赞助方案与回报权益，针对不同层级的赞助商设计差异化套餐。

*制定招商招展政策、价格体系及优惠方案。

*建立展商数据库，通过多种渠道（电话、邮件、拜访、行业协会合作等）进行展商邀请与展位销售。

*设计并发送参展邀请函、参展申请表、展位合同等文件。

3.观众组织与推广：

*制定观众组织方案，明确目标观众群体，规划邀请渠道（线上推广、定向邀请、合作伙伴联动、行业数据库等）。

*设计观众预登记系统，提供便捷的注册方式，并规划预登记观众的激励措施。

4.宣传推广策略制定与执行：

*制定整合营销传播方案，包括线上（官网建设与维护、社交媒体运营、行业媒体合作、KOL合作、SEO/SEM、邮件营销等）与线下（平面广告、户外广告、新闻发布会、行业会议推广、直邮等）推广渠道的组合。

*设计展会LOGO、宣传口号、主视觉形象（VI系统），并应用于各类宣传物料。

*制作展会官方网站、宣传册、海报、邀请函等核心宣传物料。

*建立媒体合作关系，发布新闻稿，组织媒体探班或专访。

5.场地租赁与确认：

*与场馆方就展位搭建、水电供应、空调、安保、清洁、停车、仓储等细节进行确认。

*明确场馆提供的设施设备与服务范围，以及额外需求的费用。

6.搭建商、服务商选择与管理：

*指定或招募官方搭建商、主场运营服务商。

*展品运输、报关代理服务商选择。

*礼仪、翻译、安保、清洁、志愿者等人力资源服务商接洽。

*会议设备、音响灯光、视频制作等供应商选择。

*签订服务合同，明确服务内容、标准、价格、交付时间及违约责任。

三、运营执行与细节落实阶段（展会前数周至展会前一天）——千头万绪细安排

各项筹备工作进入冲刺阶段，确保所有细节落实到位。

1.制定展会运营手册：

*汇总展会各项规章制度、操作流程、岗位职责、应急预案、联系方式等，确保所有工作人员人手一册，信息统一。

2.展前准备工作：

*展位图最终确认与发布，展商手册制作与发放：包含展位信息、布展撤展须知、现场服务指南、收费标准等。

*参展商资料收集与审核：如企业简介、产品信息、广告画面等，用于会刊、官网及现场展示。

*嘉宾邀请与确认：发出正式邀请函，持续跟进重要嘉宾的行程安排，落实接送、住宿、餐饮等接待细节。

*宣传推广持续发力：加大推广力度，发布展