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外贸企业合同管理操作手册

前言

在全球化商业浪潮中，外贸企业的业务拓展离不开合同这一核心法律文件。合同不仅是交易双方权利义务的明确约定，更是企业抵御风险、保障权益的基石。一份严谨规范的合同，辅以科学高效的管理流程，能够有效降低交易风险，提升运营效率，促进企业健康可持续发展。本手册旨在为外贸企业提供一套实用、系统的合同管理操作指引，涵盖从合同酝酿到最终归档的全生命周期，以期帮助企业规范合同行为，提升合同管理水平。

第一章合同订立前的准备与风险评估

合同的成功始于充分的前期准备。在正式订立合同前，对交易对手、市场环境及潜在风险进行全面评估，是保障合同顺利履行的前提。

1.1客户背景调查与资信评估

在与新客户建立合作关系前，务必进行详尽的背景调查。这包括但不限于客户的工商注册信息、经营状况、行业声誉、过往交易记录以及其所在国家或地区的政治经济稳定性、法律法规环境等。可通过专业的信用评级机构、行业协会、银行往来记录或第三方商业调查公司获取信息。对于老客户，亦应定期更新其资信状况，特别是在合作规模扩大或市场环境发生重大变化时。评估结果应作为是否与其开展业务、确定合作方式及信用额度的重要依据。

1.2交易项目可行性分析

明确交易的具体标的、数量、价格、交付方式、结算条件等核心要素。对市场需求、供应链稳定性、成本控制、盈利空间进行分析。同时，需关注进出口国的相关政策，如关税、配额、许可证、外汇管制、贸易壁垒等，评估其对交易的潜在影响。

1.3合同范本的选用与定制

1.4初步谈判与意向达成

在正式签约前，与交易对手进行充分的沟通与谈判，就合同主要条款达成一致。此阶段可形成备忘录、会谈纪要或意向书等文件，明确双方的初步共识。注意，意向书等文件的措辞需谨慎，避免因其具备合同约束力而引发不必要的纠纷。

第二章合同的谈判与起草

合同谈判与起草是合同管理的核心环节，直接决定了合同的质量和后续履行的顺畅程度。

2.1谈判策略与要点

谈判前应明确自身的核心利益、底线以及可让步的空间。谈判过程中，应坚持平等互利、友好协商的原则，清晰、准确地表达己方诉求，并认真听取对方意见。重点关注商品描述、数量、价格、支付方式、交货期、质量标准、违约责任、争议解决方式等关键条款。对于潜在的风险点，应在谈判阶段尽可能明确约定，寻求双方都能接受的解决方案。

2.2合同核心条款的拟定

合同条款应力求明确、具体、无歧义。以下为核心条款的拟定要点：

*商品条款：包括商品名称、规格型号、品质标准（应明确采用的国际标准、行业标准或双方约定的具体标准）、数量（单位、溢短装条款）、包装（材质、方式、唛头）等。

*价格条款：明确单价、总价、价格术语（如FOB,CIF,CFR等，务必准确理解并选择适合的贸易术语，明确费用划分和风险转移点）、货币单位。

*支付条款：明确支付方式（如T/T,L/C,D/P,D/A等）、支付金额、支付时间节点、收款账户信息。如采用信用证，需明确信用证的类型、开证时间、有效期、议付行等细节。

*交货与运输条款：明确交货时间、交货地点、运输方式、运输责任方、装运通知等。

*保险条款：根据贸易术语或双方约定，明确投保的险种、保险金额、投保责任方、保险公司等。

*检验检疫条款：约定检验机构、检验时间、检验地点、检验标准及方法，以及检验证书的效力。

*违约责任条款：针对双方可能出现的违约情形（如迟交货、迟付款、质量不符等），明确约定违约方应承担的责任形式（如违约金、损害赔偿、解除合同等）及计算方法。违约金的设定应合理，避免过高或过低。

*不可抗力条款：明确不可抗力的定义、范围、通知程序及后果处理方式。

*争议解决条款：明确发生争议时的解决方式，是选择仲裁还是诉讼。如选择仲裁，应明确仲裁机构、仲裁地点、仲裁规则及仲裁裁决的效力；如选择诉讼，应明确管辖法院。

*法律适用条款：约定合同所适用的法律。

2.3合同语言与文本

国际货物买卖合同通常采用英文或中英文双语。如采用双语，应明确两种文本具有同等法律效力，若有冲突，以何种文本为准。合同文本应力求文字简练、逻辑清晰、表述准确，避免使用模糊、含混或易产生歧义的词句。

第三章合同的审核与审批

合同在正式签署前，必须经过严格的内部审核与审批程序，确保合同的合法性、合规性和完整性。

3.1业务部门初审

业务部门作为合同的发起和执行部门，应对合同的商业条款（如价格、数量、交货期、付款方式等）的真实性、合理性及可行性进行首先审核，确保其符合公司的业务政策和商业利益。

3.2法务部门/法律顾问审核

3.3财务部门审核

财务部门主要审核合同中的支付条款、税务处理、汇率风险、成本核算等财务相关内容，确保合同的财务安排符合公司财务制度和税收政策，保障资金安全。