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服装订单跟踪与理单流程标准

一、订单跟踪：全链路的动态掌控

订单跟踪并非单一环节的孤立行为，而是贯穿于从客户意向达成至订单圆满交付，乃至售后反馈的整个生命周期。其核心目标在于确保订单信息的准确传递、生产过程的顺畅进行、潜在风险的及时预警与应对，最终保障产品按时、按质、按量送达客户手中。

（一）订单信息确认与建档

订单的源头始于客户需求。在正式接单前，业务部门需与客户进行充分沟通，明确款式细节、面料规格、颜色搭配、尺码配比、订单数量、交货日期、价格条款、付款方式及包装要求等关键信息。所有信息需形成书面确认文件，如购销合同或订单确认书，并由双方签字盖章。

接单后，理单员（或相关岗位人员）需将订单信息准确、完整地录入公司订单管理系统（或ERP系统），建立唯一的订单档案。档案应包含客户基础信息、产品详细资料、交期要求、价格信息、付款进度等，并附上所有相关的书面确认文件扫描件或电子版。

（二）原材料采购与到料跟踪

根据订单产品的物料清单（BOM），采购部门需及时进行面辅料的采购工作。订单跟踪人员需协同采购部门，跟进以下事项：

1.供应商确认与合同签订：确保面辅料供应商的选择符合公司标准，并签订采购合同，明确品名、规格、数量、单价、交期、质量标准及违约责任。

2.生产进度跟踪：定期与供应商沟通，了解面辅料的生产或备货进度，特别是针对定制化或非常规物料，需增加跟踪频次。

3.质量与交期确认：在约定交货日前，与供应商确认最终交期及质量准备情况，确保符合生产计划要求。

4.入库检验与信息同步：面辅料到厂后，协助仓库及质检部门进行入库检验。合格物料及时入库，并在订单管理系统中更新物料到位状态；不合格物料则需立即与供应商协商处理方案（返工、补货或更换），并调整后续生产计划。

（三）生产进度与质量跟踪

生产环节是订单履约的核心，其进度与质量直接决定订单成败。

1.生产计划对接：将确认后的订单信息及物料到位情况同步至生产计划部门，由其制定详细的生产排期计划。

2.产前准备确认：跟踪技术部门的产前样确认、工艺文件发放、生产制单下达等准备工作是否到位。

3.生产过程节点跟踪：依据生产排期，定期（如每日或隔日）深入生产车间，或通过生产管理系统，跟踪各工序（如裁剪、缝制、锁钉、整烫、包装等）的实际进度，与计划进度进行对比。重点关注瓶颈工序及关键时间节点。

4.质量巡检配合：配合质检部门，了解生产过程中的质量状况，对出现的质量问题及时反馈并跟踪解决。

5.异常情况处理：一旦发现生产延期、物料短缺、设备故障或质量异常等情况，需立即上报相关负责人，并协同相关部门制定应急处理方案，力争将影响降至最低。

（四）入库、出库与物流跟踪

1.成品入库：生产完成的成品经检验合格后，办理入库手续，订单跟踪人员需确认入库数量与订单要求是否一致。

2.出库准备：根据客户订单及交货期要求，提前与仓库、物流部门沟通，做好出库准备，包括备货、包装、标识等。

3.物流安排与确认：选择合适的物流方式（海运、空运、陆运等），并与物流公司确认运输细节、费用及预计到达时间。如客户指定物流，需严格按照客户要求执行。

4.发货信息同步：货物发出后，及时将物流单号、承运商信息、预计到达时间等通知客户，并在订单管理系统中更新发货状态。

5.在途跟踪：对于长途运输或国际物流，需跟踪货物在途情况，确保货物安全、准时送达。

（五）客户收货与反馈跟踪

货物发出后，持续与客户保持沟通，确认客户是否按时收到货物。客户收货后，主动询问其对产品数量、质量、包装等方面的反馈意见。对于客户提出的问题或投诉，需及时记录、反馈给相关部门，并跟踪问题的解决进度及结果，直至客户满意。

二、理单流程：精细化的订单信息处理

理单工作是订单管理的中枢神经，负责订单信息的接收、整理、核对、传递与归档，确保各相关部门（设计、采购、生产、质检、财务等）获得准确、完整的订单指令。

（一）订单接收与初步评审

1.接收订单：业务部门从客户处获取订单需求信息（可通过邮件、传真、线上平台或当面沟通等方式）。

2.初步评审：理单员协助业务部门对订单进行初步评审，内容包括：

*产品可行性：现有技术、工艺能否满足客户对产品款式、面料、工艺的要求。

*产能匹配度：公司现有产能及生产排期是否能满足客户的交期要求。

*物料可获得性：主要面辅料是否易于采购或有稳定库存。

*价格与付款条件：是否符合公司的定价策略及财务政策。

*风险评估：评估订单执行过程中可能存在的风险点。

初步评审通过后，方可进入下一环节。

（二）订单信息的确认与录入

此环节与订单跟踪中的“订单信息确认与建档”紧密衔接，但更侧重于信息的精细化处理。

1.细节确认：逐项核对客户提供的所有信息，对模糊不清或有疑