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档案管理规范及归档目录模板

引言

在组织的日常运营与长远发展中，档案管理扮演着基石般的角色。档案作为组织过往活动的原始记录，承载着不可再生的知识信息与历史凭证，其规范管理直接关系到决策效率、业务连续性及历史文化传承。为确保档案的系统性、安全性与可利用性，特制定本规范，并附归档目录模板，以期为各部门提供清晰的操作指引，共同提升组织档案管理水平。

一、档案管理基本规范

1.1档案定义与范围

本规范所指档案，是组织在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其范围涵盖但不限于：行政管理、经营决策、业务开展、人力资源、财务审计、项目建设、对外交往等各类活动中产生的应归档材料。

1.2管理原则

档案管理应遵循以下原则：

*统一领导，分级管理：确立档案管理的统一责任部门，各业务部门协同配合，分级负责本部门档案的形成、收集、整理与移交。

*完整准确，真实可靠：确保归档材料的齐全完整，内容真实反映活动原貌，数据准确无误，手续完备。

*规范整理，科学分类：按照标准化、规范化要求对档案进行整理、组卷、编目，采用科学的分类方法，保证档案体系的逻辑性与有序性。

*安全保密，依法利用：建立健全档案安全保密制度，采取必要的防护措施，防止档案损毁、丢失和泄密。在符合法律法规及组织规定的前提下，促进档案的合理利用。

*全程管理，动态更新：对档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等环节进行全过程控制，并根据组织发展和业务变化，动态调整档案管理策略与内容。

1.3管理职责

*档案管理部门：负责制定和完善档案管理制度与工作流程；指导和监督各部门的档案工作；接收、保管、统计和提供利用归档档案；组织档案鉴定与销毁工作；负责档案管理人员的业务培训。

*各业务部门：指定专人（兼职档案员）负责本部门日常工作中形成文件材料的收集、积累、初步整理，并按规定向档案管理部门移交。

*全体员工：在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应主动交本部门兼职档案员统一管理，不得私自留存或销毁。

二、档案分类与编号规则

2.1档案分类体系

档案分类应结合组织性质、业务特点和管理需求，采用层级分明的分类体系。建议优先采用年度为主，结合机构（或部门）、问题、项目等因素的复合分类法。例如：

*一级类目：按年度划分（如：2023年、2024年）。

*二级类目：按机构或部门划分（如：总经理办公室、人力资源部、财务部、市场部）。

*三级类目：按业务性质或问题划分（如：行政管理、人事管理、财务管理、项目管理）。

*四级类目（可选）：针对特定项目或专项工作进一步细分。

2.2档号编制

档号是存取档案的唯一标识，应具有唯一性、稳定性和可扩展性。编制规则如下：

*结构：年度+机构/部门代号+类别代号+案卷顺序号。

*示例：2023-总办-行政-001（表示2023年度，总经理办公室，行政管理类，第1卷）

*机构/部门代号：可采用拼音首字母缩写或预设数字代码。

*类别代号：可采用汉字简称或预设数字代码。

*案卷顺序号：在最低一级类目内从1开始依次编号。

*电子档案档号可在此基础上，结合电子文档管理系统的特性进行调整，但需确保与纸质档案的对应关系清晰。

三、文件材料的收集与归档要求

3.1收集范围与时间

*收集范围：凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对组织工作具有查考利用价值的各种载体文件材料，均属收集范围。包括各类请示、报告、批复、决定、纪要、合同、协议、通知、计划、总结、统计报表、会议记录、声像资料、电子文件等。

*收集时间：

*日常性文件材料应在办理完毕后及时收集。

*年度性总结、计划等材料，在年度终了后一个月内收集。

*专项工作或项目文件材料，在工作或项目结束后三个月内收集、整理并归档。

*人员任免、奖惩等材料，在手续办理完毕后一个月内收集。

3.2归档材料质量要求

*原件优先：归档文件材料应以原件为主，复印件须注明原件保管处及复印原因，并由相关责任人签字确认。

*齐全完整：每份文件的正件、附件，印件、定稿（重要文件）应齐全；系列性文件应收集完整。

*字迹清晰：文件材料应使用符合归档要求的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），字迹清楚，图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料。

*规范签署：文件材料应有规范的落款、日期和必要的签署、盖章。

*电子文件：除符合上述要求外，还应保证其真实性、完整性、可用性和安全性，并注明相应的存储格式、软硬件环境等。

3.3整理与组卷

*排序：同一案卷内文件材料一般按其形成时间顺序或