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员工离职管理规范及流程指南

一、引言

员工离职是企业人才流动的正常现象，也是组织生命周期中不可避免的环节。科学、规范的离职管理不仅能够保障员工与企业双方的合法权益，降低潜在劳动风险，更能通过专业的流程设计传递企业人文关怀，维护企业雇主品牌形象。本指南旨在明确员工离职全流程的管理规范与操作细则，为人力资源部门及各级管理者提供实操指引，确保离职过程高效、有序、合规。

二、离职管理基本原则

1.合法合规原则

严格遵守《劳动合同法》及地方劳动法规，确保离职流程、薪资结算、补偿标准等符合法律规定，避免劳动纠纷。

2.人性化处理原则

在合规基础上，尊重员工个人选择，通过真诚沟通减少对立情绪，保障员工离职体验。

3.效率优先原则**

明确各环节责任主体与时间节点，避免流程拖沓导致工作断层或资源浪费。

4.保密与安全原则

重点关注核心岗位员工的工作交接与信息安全，防止商业秘密泄露或公司资产流失。

5.持续改进原则**

通过离职数据分析与原因复盘，为企业人才保留策略与管理优化提供依据。

三、离职管理全流程规范

▍第一阶段：离职申请与沟通

1.离职申请发起

员工主动离职：员工应以书面形式（如《离职申请书》）向直属上级提交离职意愿，说明离职原因与预计离岗日期。若劳动合同或公司制度对提前通知期有约定，需按约定执行；若无约定，按法定标准执行。

企业协商解除/终止劳动合同：由人力资源部牵头，与员工就解除/终止合同的原因、补偿方案等进行协商，达成一致后签订《解除劳动合同协议书》。

2.离职沟通与挽留（针对主动离职）

直属上级或人力资源部应在收到离职申请后3个工作日内与员工进行正式面谈。沟通重点包括：

了解离职真实原因（如职业发展、薪酬福利、工作环境等）；

对于核心岗位或高潜力员工，可结合实际情况提出合理挽留方案（如岗位调整、发展机会等）；

无论是否挽留成功，均需记录沟通内容并由双方签字确认，存入员工档案。

****3.离职申请审批

直属上级收到《离职申请书》后，需在2个工作日内完成审批，并提交至人力资源部。人力资源部审核离职申请的合规性（如通知期、涉密岗位限制等），确认无误后报相关负责人审批（具体审批权限按公司层级制度执行）。

▍第二阶段：工作交接与资源回收

1.制定交接计划

人力资源部或直属上级需根据岗位性质，指导离职员工与接任者（或临时负责人）共同制定《工作交接清单》，明确交接内容、进度与责任人。交接内容应包括：

未完成工作任务（含进度、关键节点、联系人等）；

客户资料、项目文档、技术手册等核心资料；

公司财物（如办公设备、钥匙、门禁卡等）；

-系统权限、账号密码（如邮箱、业务系统、服务器等）。

2.执行工作交接

交接过程需由直属上级监督，重要岗位建议安排多轮交接或交叉检查；

-涉及财务、法务、技术等敏感信息的岗位，人力资源部应参与交接监督，并留存交接记录复印件。

3.资源与权限回收

行政部门：回收办公设备、工牌、门禁卡等实物资产，并出具《资产回收确认单》；

-IT部门注销员工系统账号、邮箱权限，收回公司分配的电子设备（如笔记本电脑、手机等），确保数据已备份或清除；

人力资源部：冻结员工考勤权限，通知相关部门停止其参与公司内部活动。

▍第三阶段：离职手续办理与薪资结算

1.离职手续办理

员工在最后工作日前需完成《离职手续办理清单》中的所有项目，各部门签字确认后，将清单提交至人力资源部。主要手续包括：

归还公司物品（含纸质/电子资料、工具、工装等）；

结清个人借款、违约金（如有）；

确认《解除/终止劳动合同证明书》信息（需注明劳动合同期限、解除日期、离职原因等）。

2.薪资与福利结算

薪资结算：人力资源部需在员工离职后按公司发薪日（或双方约定日期）结清应付工资，包括基本工资、绩效工资、加班费、未休年假工资等；

-社保与公积金**：按当地政策办理停缴手续，明确员工个人续缴或转移的注意事项；

-经济补偿**：若属企业单方面解除或协商解除，需按法律规定支付经济补偿金，并在《解除劳动合同协议书》中注明金额与支付方式。

3.离职证明开具

人力资源部应在员工完成所有离职手续后3个工作日内出具《离职证明》，并确保内容真实、合规（不得包含歧视性或负面描述）。

▍第四阶段：离职后管理与反思

1.离职后风险防控

对涉及竞业限制的员工，人力资源部需在离职前书面提醒竞业限制义务、补偿标准及违约责任；

定期核查离职员工是否存在违反保密协议或竞业限制行为，必要时通过法律途径维权。

2.离职数据分析与复盘

人力资源部每季度汇总离职数据，分析离职率、关键岗位流失率、离职原因分布等；

-结合离职面谈记录，梳理管理问题（如部门沟通不畅、晋升机制不合理等），形成《离