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档案资料管理流程标准手册

前言

档案资料作为机构各项活动的原始记录与历史凭证，承载着不可替代的信息价值与凭证作用。科学规范地管理档案资料,不仅能确保信息资源的完整留存与高效利用,更是维护机构历史真实面貌、保障各项工作有序开展的基础性工作本手册旨在通过明确档案资料管理的全流程标准,统一管理规范,提升档案管理工作的专业化、系统化水平,以期最大限度发挥档案资料的潜在价值,为机构的决策与发展提供有力支持。

一、档案管理的基本原则

档案管理工作应始终遵循以下核心原则,作为各项操作的根本指引:

1.1统一管理原则

各类档案资料均需纳入机构统一的档案管理体系,由指定的档案管理部门或专职人员负责统筹规划、组织协调与监督指导,确保管理标准的一致性与执行的严肃性。

1.2全程管理原则

档案管理应贯穿于文件材料从形成、流转、收集整理,到鉴定保管,再到利用服务直至最终处置(销毁)的整个生命周期,实现无缝隙管理与全程监控。

1.3依法管理原则

档案管理活动必须严格遵守国家及地方关于档案工作法律法规、行业标准与规范,确保档案的形成、管理、利用及处置等各个环节均于法有据,合规操作。

1.4安全保密原则

档案管理人员须树立强烈的安全保密意识,严格执行保密规定与纪律,采取有效措施防范档案信息泄露涂改、丢失或损坏,保障档案实体安全与信息安全。

1.5实用高效原则

在确保档案完整与安全的前提下,档案管理工作应以便于利用为导向,优化管理流程,创新服务方式,提高档案信息资源开发利用效率,满足机构各项工作对档案信息的合理需求。

二、档案管理的组织与人员

2.1管理机构与职责

机构应明确档案管理的归口部门,赋予其相应的管理权限与职责。该部门主要负责制定和完善本机构档案管理制度与工作细则;组织、指导和监督各部门的档案形成、积累、整理和归档工作;集中统一管理机构各类档案;提供档案利用服务;组织档案管理人员的业务培训等。

2.2人员要求与职责

档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德,熟悉档案业务知识,掌握相应的管理技能,并保持相对稳定。其主要职责包括:具体执行档案管理的各项规章制度;负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等日常工作;维护档案的完整与安全,防止档案的损坏和失泄密;积极开展档案利用服务,解答查询咨询。

三、档案的形成与收集

3.1档案的形成

各部门在日常工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录,均属于应归档的档案资料。档案的形成应符合规范,做到内容真实准确、手续完备、格式标准。

3.2档案的收集范围

收集范围应根据机构性质和业务特点确定,一般包括:行政管理类(如决议、决定、规章制度、工作计划、总结报告等);业务工作类(如各类业务合同、项目资料、调研材料、统计报表等);人事管理类(如人员任免、考核、奖惩、工资等);财务会计类(如会计凭证、账簿、报表等);以及其他具有查考利用价值的文件材料。

3.3收集要求与时限

档案资料的收集应做到及时、完整、系统。各部门应指定专人负责本部门应归档文件材料的积累和初步整理,并按照规定的时限向档案管理部门移交。对于重要的、紧急的档案资料,应随时形成随时收集。

四、档案的整理与分类

4.1整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。整理过程中应做到条理清晰、目录明了、装订规范。

4.2分类方法

应根据档案的内容、形式、形成时间或业务性质等因素,选择适宜的分类方法。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等,可根据实际情况结合使用。分类体系应保持相对稳定,如需调整,应做好相应的记录和衔接。

4.3组卷与排列

将经过分类的文件材料,按照一定的逻辑关系组合成案卷。组卷应科学合理,卷内文件应按照时间顺序或重要程度排列。案卷应有明确的标题,准确概括卷内文件的内容。

4.4编号与编目

案卷整理完毕后,应对案卷进行系统编号,编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。编号应规范有序,目录著录项目应齐全、准确,便于快速查找。

五、档案的鉴定与保管

5.1价值鉴定

档案价值鉴定是确定档案保管期限、剔除无保存价值档案的重要环节。应由档案管理部门会同相关业务部门人员组成鉴定小组,根据档案的内容、来源、利用价值等因素,按照国家有关档案保管期限的规定,对档案进行价值评估,确定其永久、长期或短期保管期限。

5.2保管期限划分

永久保管的档案是指具有长远查考利用价值的档案;长期保管的档案是指在较长时间内具有查考利用价值的档案;短期保管的档案是指在一定时期内具有查考利用价值的档案。具体保管期限标准应参照相关规定并结合本机构实际情况制定。

5.3档案保管要求

档案保管应具备适宜的库房条件,做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防