新员工入职审批流程及表格样式汇总.docxVIP

新员工入职审批流程及表格样式汇总

新员工入职是企业人才梯队建设中的关键一环，规范、高效的入职审批流程不仅能为新员工提供良好的第一印象，更能确保企业人力资源管理的合规性与高效性，同时也是保障员工与企业双方权益的重要基础。本文旨在梳理一套相对通用的新员工入职审批流程，并汇总常见的表格样式，为企业HR工作者提供参考，以期提升入职管理的专业化水平。

一、新员工入职审批流程详解

新员工入职审批流程通常涉及多个部门的协作与多个环节的把控，一个设计合理的流程能够显著减少沟通成本，避免疏漏。以下将从流程的启动到最终完成，分阶段进行阐述。

（一）招聘需求的提出与审批

此阶段为入职流程的源头，确保招聘行为符合企业发展战略与部门实际需求。

1.需求发起：当部门因业务拓展、人员补充或结构调整等原因需要新增人员时，由部门负责人填写《人员需求申请表》，明确拟招聘岗位的名称、职级、人数、主要工作职责、任职资格要求、期望到岗时间以及薪酬预算范围等核心信息。

2.部门内部审核：部门负责人需将需求在部门内部进行必要性与可行性论证，确保需求真实合理。

3.HR部门初审：人力资源部接收需求后，将从企业整体编制、人力成本预算、岗位设置的合理性以及内部人才盘点（是否可通过内部调配满足）等角度进行初步审核。

4.管理层审批：根据企业组织架构和审批权限规定，《人员需求申请表》需提交至相应层级的管理层进行最终审批。审批通过后，方可进入后续的招聘环节。

（二）候选人甄选与录用决策

在确定招聘需求后，便进入候选人的搜寻、面试与评估阶段，最终做出录用决策。

1.简历筛选与面试安排：HR部门根据岗位要求筛选简历，或与招聘渠道合作获取候选人。对于符合初步要求的候选人，HR部门或会同用人部门进行面试安排，包括一面、二面（可能涉及部门负责人、分管领导）等，部分岗位可能还需进行专业技能测试或性格测评。

2.背景调查（如适用）：对于关键岗位或有必要进行背景调查的候选人，HR部门或委托第三方机构进行学历、工作经历、职业素养等方面的背景核实，以确保信息的真实性。

3.薪酬谈判与录用决策：通过所有面试环节并背景调查合格的候选人，HR部门将与其进行薪酬福利等录用条件的沟通与确认。达成一致后，提交《录用审批表》，附上候选人简历、面试评价、背景调查结果（如有）等材料，按权限报请管理层审批。

4.录用审批：管理层对候选人的整体素质、与岗位的匹配度以及薪酬的合理性进行最终评估与审批。

（三）录用通知与入职准备

录用决策获批后，即可向候选人发出录用通知，并着手进行入职前的各项准备工作。

1.发放录用通知书：HR部门根据审批结果，向候选人正式发出《录用通知书》，明确岗位、薪酬、报到日期、需携带的入职材料等信息，并要求候选人在规定时间内确认回复。

2.入职前准备：

*HR部门：准备劳动合同、员工手册、入职登记表等各类表单；协调相关部门准备办公工位、办公设备（电脑、电话等）、工牌、门禁卡等。

*用人部门：指定入职引导人，准备部门内部的入职引导计划，安排好新员工的座位及必要的办公文具。

（四）员工报到与入职手续办理

这是新员工正式加入企业的关键环节，需要高效、有序地完成各项手续。

1.员工报到：新员工在约定日期到HR部门报到，提交个人身份证明、学历学位证书、离职证明、社保公积金转移单等相关材料原件及复印件（HR部门需进行核验）。

2.入职资料填写与签署：新员工填写《员工入职登记表》等，并签署劳动合同、保密协议（如适用）、员工手册确认书等文件。HR部门需向新员工解释合同条款及公司相关政策。

3.入职引导与信息录入：HR部门或引导人向新员工介绍公司基本情况、组织架构、企业文化、规章制度、安全须知等。同时，将新员工信息录入公司人力资源信息系统，建立员工档案。

4.部门交接：HR部门引导新员工至用人部门，与部门负责人及入职引导人对接，完成办公物品、设备的交接与领用。

（五）试用期管理与转正评估

入职流程并非在办理完手续后即告结束，试用期的管理与转正是确保新员工顺利融入并胜任岗位的重要保障。

1.试用期目标设定：入职后，由部门负责人与新员工共同设定试用期的工作目标与考核标准。

2.试用期跟踪与辅导：部门负责人及入职引导人需在试用期内对新员工进行持续的工作指导与绩效跟踪，及时反馈，帮助其提升。

3.转正申请与审批：试用期满前，新员工填写《员工转正申请表》，部门负责人对其试用期表现进行评估并提出意见，HR部门审核后按权限报请管理层审批。审批通过后，新员工转为正式员工；未通过者，根据情况决定延长试用期或解除劳动合同。

二、新员工入职常用表格样式汇总

以下汇总了新员工入职过程中常用的表格样式，企业可根据自身实际情况进行调整和优化。

（一）《人员需求申请表》