信贷公司档案利用管理细则.doc

信贷公司档案利用管理细则

一、总则

1.目的：为加强本信贷公司档案的利用管理，充分发挥档案的价值，有效服务于公司的各项业务、管理及决策活动，同时保障档案信息的安全与保密，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于信贷公司全体员工对公司档案的利用活动，以及因业务往来需查阅公司档案的相关客户。

3.遵循原则：档案利用应遵循合法、合规、及时、有效的原则，在保护公司商业机密和客户隐私的前提下，最大限度地满足公司内外部的合理需求。同时，体现公司“诚信为本、服务至上、创新致远”的企业文化和经营理念，以扁平化管理模式确保档案利用流程的高效与便捷。

二、档案利用的组织与职责

1.档案管理部门

-负责制定和完善档案利用管理制度，并监督执行。

-负责档案的整理、存储、保管，确保档案的完整性和安全性。

-负责受理档案利用申请，审核利用者资格，提供档案利用服务。

-对档案利用情况进行统计、分析和反馈，为公司管理决策提供参考依据。

2.其他部门及员工

-有责任配合档案管理部门开展档案收集、整理工作，及时移交本部门产生的应归档文件材料。

-按规定提出档案利用申请，在授权范围内合理利用档案，并对档案的安全和保密负责。

3.客户

-在与公司有业务往来且符合规定的情况下，可按程序申请查阅相关档案资料，应遵守公司档案利用的各项规定，不得泄露所查阅的信息。

三、档案利用的方式与途径

1.查阅

-公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经部门负责人审批后提交给档案管理部门。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司分管领导审批。

-档案管理部门在收到申请后，对申请人资格和申请内容进行审核，审核通过后安排查阅地点和时间，并提供必要的查阅工具。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。

-客户查阅档案，需由业务对接部门陪同，填写《客户档案查阅申请表》，经业务部门负责人和档案管理部门负责人共同审批后，在指定地点由档案管理人员协助查阅。

2.借阅

-员工因工作需要借阅档案，应在《档案查阅申请表》中注明借阅期限，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。

-借阅人员必须妥善保管所借档案，不得转借、涂改、圈划、批注、污损或遗失。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。

-原则上客户不允许借阅档案，如因特殊业务需要，需经公司总经理审批，并签订《档案借阅承诺书》，明确借阅用途、归还期限及保密责任等，在业务对接部门的监督下进行借阅。

3.复制

-员工因工作需要复制档案，应在《档案查阅申请表》中注明复制内容和用途，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门安排专人负责复制。复制数量应严格控制在工作所需范围内。

-涉及公司核心机密、商业秘密等重要档案的复制，需经公司分管领导或总经理审批。复制件应加盖“档案复制件”章，并注明来源和日期。

-客户如需复制档案，应提供合理理由，经业务部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，由档案管理部门协助办理复制手续，并收取一定的成本费用。

四、档案利用的信息管理

1.利用登记

-档案管理部门应建立《档案利用登记簿》，对每一次档案利用活动进行详细登记，包括利用者姓名、部门（客户名称）、利用时间、利用方式、利用档案名称及档号等信息。

-利用登记应做到及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和追溯。

2.利用反馈

-鼓励档案利用者在利用档案后填写《档案利用反馈表》，对档案的完整性、准确性、可用性等方面提出意见和建议。档案管理部门应定期收集和整理反馈信息，对档案管理工作进行改进。

-对于因档案利用对公司业务、管理等方面产生重要影响的案例，档案管理部门应进行详细记录和分析，形成专题报告，为公司决策提供参考。

3.数据分析与利用

-档案管理部门应定期对档案利用数据进行统计分析，如利用频率、利用热点、利用效果等，通过数据分析了解公司各部门和客户对档案的需求情况，为档案资源的优化配置和开发利用提供依据。

-根据数据分析结果，档案管理部门可以提出档案管理工作的改进措施和建议，如调整档案分类、完善检索工具、加强重点档案的保护和利用等，以提高档案利用的效率和质量。

五、档案利用与经济效益、社会效益

1.经济效益

-通过合理利用档案，为公司的业务拓展、风险管理、决策制定等提供有力支持，提高公司的经济效益。例如，在信贷审批过程中，充分