信贷公司电子档案管理规定.doc

信贷公司电子档案管理规定

一、总则

本规定适用于信贷公司全体员工。信贷公司秉持“诚信为本、服务至上、创新共赢”的企业文化与经营理念，致力于为客户提供优质高效的信贷服务。在数字化时代，电子档案管理对于公司的运营与发展至关重要，本规定旨在规范电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、保密性和可用性，提升公司管理效率，实现经济效益与社会效益的双丰收。同时，公司实行扁平化管理，力求减少层级，提高信息传递与决策效率。

二、电子档案管理的组织与职责

1.管理部门

公司设立专门的档案管理部门，负责统筹全公司电子档案的管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，具备档案管理专业知识和信息技术技能。

2.各部门职责

-各业务部门负责本部门电子档案的收集、整理、初步审核和移交工作。确保档案内容真实、准确，与业务活动紧密相关。

-信息技术部门负责提供电子档案管理所需的信息技术支持，保障电子档案存储系统的稳定运行，进行数据备份与恢复等工作。

-档案管理部门负责对各部门移交的电子档案进行最终审核、分类、存储、检索和利用等工作。制定电子档案管理制度和操作流程，并对各部门的档案管理工作进行指导和监督。

三、电子档案的收集与整理

1.收集范围

-客户信贷资料，包括客户基本信息、贷款申请材料、信用评估报告、还款记录等。

-业务合同，如贷款合同、担保合同等各类与信贷业务相关的合同文件。

-内部文件，涵盖公司政策文件、会议纪要、工作报告、财务报表等。

-其他与公司经营活动相关的电子文件，如影像资料、音频资料等。

2.收集要求

-各部门应及时收集本部门产生的电子文件，确保文件的完整性。对于重要文件，应确保其生成的原始性，不得随意修改。

-电子文件的命名应规范，采用统一的命名规则，包含文件主题、日期、部门等关键信息，以便于识别和检索。

3.整理原则

-按照来源、时间、主题等进行分类整理。对于客户信贷资料，以客户为单位进行整理；业务合同按照合同类型和签订时间分类。

-建立合理的文件夹结构，便于文件的存储和查找。每个文件夹应包含详细的目录清单，记录文件夹内文件的基本信息。

四、电子档案的审核与移交

1.部门审核

各部门在电子档案移交前，应进行严格的内部审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。确保档案内容符合公司规定和业务要求，签字盖章等手续完备。

2.档案管理部门审核

档案管理部门接收各部门移交的电子档案后，应进行再次审核。审核重点为档案的格式是否符合要求、分类是否准确、存储是否安全等。对于不符合要求的电子档案，应及时反馈给相关部门进行整改。

3.移交流程

-各部门应填写电子档案移交清单，详细记录移交档案的名称、数量、存储介质等信息。

-双方在移交清单上签字确认，完成档案的正式移交。移交清单应作为档案管理的重要记录进行保存。

五、电子档案的存储与备份

1.存储系统

公司应建立专门的电子档案存储系统，采用安全可靠的存储设备和技术。存储系统应具备权限管理功能，根据员工的工作需要设置不同的访问权限，确保档案的保密性。

2.数据备份

-信息技术部门应制定详细的数据备份计划，定期对电子档案进行备份。备份频率根据档案的重要性和变化频率确定，至少每周进行一次全量备份，每天进行增量备份。

-备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。

3.存储期限

根据法律法规和公司规定，确定不同类型电子档案的存储期限。对于重要的业务档案和涉及法律纠纷的档案，应长期保存；一般性档案根据业务需要保存一定年限后进行销毁处理。

六、电子档案的检索与利用

1.检索系统

档案管理部门应建立完善的电子档案检索系统，方便员工快速准确地查找所需档案。检索系统应具备多种检索方式，如按关键词、日期、部门等进行检索。

2.利用权限

根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的电子档案利用权限。涉及客户隐私和公司机密的档案，必须经过严格的审批流程方可查阅。

3.利用记录

对电子档案的每一次查阅、复制等利用行为都应进行详细记录，包括利用人、利用时间、利用目的、档案名称等信息。利用记录作为档案管理的一部分进行保存，以便追溯和审计。

七、电子档案的保密与安全

1.保密制度

-公司全体员工应严格遵守电子档案保密制度，签订保密协议。对涉及客户隐私、商业机密等敏感信息的电子档案，不得泄露给无关人员。

-加强对员工的保密教育，提高保密意识。通过培训、宣传等方式，让员工了解保密的重要性和违规后果。

2.网络安全

-信息技术部门应加强电