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保理业务档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司保理业务档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，防范业务风险，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公司法》《商业银行保理业务管理暂行办法》及公司内部管理制度，结合保理业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司开展的各类保理业务（包括国内保理、国际保理、有追索权保理、无追索权保理等）所形成的全部档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、移交、销毁等管理活动，以及参与保理业务的各部门和相关人员。

第三条定义

本制度所称保理业务档案，是指公司在办理保理业务过程中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，包括但不限于业务申请材料、合同文件、权属证明、审批文件、资金流转凭证、风险评估报告、催收记录等。

第四条管理原则

保理业务档案管理遵循以下原则：

统一领导、分级负责：由公司档案管理部门统一监督指导，业务部门分级负责具体业务档案的生成、收集和初步整理。

全程管理、及时归档：从业务发起至业务终结的全流程中，同步收集相关文件材料，业务结束后按规定及时归档。

真实准确、完整规范：确保档案内容真实反映业务实际情况，各项文件材料齐全，整理归档符合规范要求。

安全保密、依法利用：采取有效措施保障档案安全，防止泄露、丢失、损毁，严格按照规定权限提供档案查阅利用服务。

第二章档案分类与收集

第五条档案分类

保理业务档案按业务类型和文件性质分类，具体如下：

（一）按业务类型分类

1.国内保理业务档案：包括应收账款转让、保理融资、应收账款管理等国内保理业务相关文件。

2.国际保理业务档案：涉及跨境应收账款转让、国际结算、汇率风险管理等国际保理业务相关文件，含外文文件及翻译件。

3.其他专项保理业务档案：如供应链保理、反向保理等特色保理业务的专属文件材料。

（二）按文件性质分类

1.基础交易文件：包括购销合同、服务合同、订单、发货单、验收单、增值税发票及抵扣证明等能够证明基础交易真实存在的文件。

2.保理业务合同文件：保理协议、补充协议、应收账款转让通知书及回执、承诺函等与保理业务直接相关的合同类文件。

3.客户资料文件：

债权人（供应商）资料：营业执照、法定代表人身份证明、公司章程、财务报表、征信报告、授权委托书等。

债务人（买方）资料：营业执照、法定代表人信息、信用报告、过往交易记录等。

4.审批文件：业务申请书、尽职调查报告、风险评估报告、内部审批流程记录（如审批单、会议纪要）、授信额度批复等。

5.资金与结算文件：融资发放凭证、还款凭证、手续费收取凭证、银行流水、账户明细等。

6.风险管理文件：贷后检查报告、风险预警记录、催收通知、律师函、诉讼仲裁材料、资产处置方案等。

7.其他文件：与保理业务相关的沟通记录（邮件、函件）、公证文件、保险文件等。

第六条收集责任与要求

（一）收集责任

1.业务经办人为档案收集的第一责任人，负责在业务开展过程中同步收集相关文件材料。

2.业务部门指定专人（档案联络员）负责本部门保理业务档案的集中收集和初步审核，确保收集的文件材料完整、合规。

（二）收集要求

1.及时性：业务发生后，应在3个工作日内收集相关文件材料，确保不遗漏、不延误。

2.完整性：按照业务流程和文件清单，收集全部所需文件，复印件需注明“与原件核对一致”并由核对人签字。

3.真实性：严禁伪造、篡改文件材料，对客户提供的资料需进行真实性核查。

4.规范性：文件材料应使用A4纸张，字迹清晰，语言规范，外文文件需附中文翻译件。

第三章档案整理与归档

第七条整理要求

1.排序：按业务流程先后顺序或文件重要程度对收集的文件材料进行排序，同一类文件按形成时间先后排列。

2.编号：对排序后的文件进行编号，编号规则为“业务编号-文件类型代码-顺序号”（如BL20X4001-HT-001，其中BL为保理业务代码，HT为合同类代码）。

3.编目：编制档案目录，内容包括文件编号、文件名、形成日期、页数、备注等信息，目录应与文件材料一一对应。

4.装订：采用线装或装订夹装订，做到整齐牢固，便于翻阅，装订前需去除金属物，破损文件应进行修复。

第八条归档流程

1.业务终结（如保理融资结清、应收账款全部收回）后30日内，业务部门档案联络员将整理完毕的档案及电子版本移交公司档案管理部门。

2.档案管理部门接收档案时，需对档案的完整性、规范性进行审核，审核通过的，双方在《档案移交清单》上签字确认，清单一式两份，双方各执一份；审核不通过的，退回业务部门补正后重新移交。

3.归档时需同时提交纸质档案和电子档案，电子档案应采用PDF格式存储，确保与纸质档案内容一致，并进行备份。

第九条归档范