【电子文档】电子文档管理办法--行政人事CLUB.docVIP

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电子文档管理办法

1目的

对与质量管理体系有关的电子文档实施控制,确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行.

2适用范围

本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法.

本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理.

引用标准

Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》

术语和定义

4.1电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料.

4.2受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密,具有保存或保密价值的电子文档.

职责

5.1公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门,负责全公司归档受控电子文档的管理.

5.2各部门负责本部门受控电子文档的日常管理,并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作.

5.3各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作.

5.4各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人,负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作.

5.5计算机中心对各部门受控电子文档的整理,下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任.

程序

6.1各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完

毕并审定后,应报部门领导或归口部门确认是否受控.

6.2对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹,以便于查找、调阅、修改和保管.

6.3受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行.

6.4各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份）,将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中,文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制,再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式.

6.5建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档,应设置打开权限,权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握.

6.6新成文的电子文档被确认为受控文档后,应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助),并携同文档打印稿或复印稿一份,交公司档案室备案.

6.7公司档案室收到各部门上报的受控电子文档后,应装机确认,认可后将软盘上的文档拷贝到档案专用计算机或相关载体上,然后填写《文件归档登记表》（见RSP001-04）,办理文档归档手续,并将上报软盘返回上报部门.

6.8档案室对各部门上报的电子文档应按档案管理办法及时分类、标识和整理,并及时将所收文件登录在《受控电子文档目录》上.

6.9公司档案室应定期对收录或存贮在计算机或电子媒体上的受控电子文档进行归类整理、汇总、编制受控电子文档总清单,并统一刻录在光盘上,以便于保存和查阅.

6.10各部门应编制本部门的受控电子文档清单.

6.11受控电子文档清单应便于调整和增补,应有专人整理和保管.

6.12对可以进行复制工作的计算机,操作中对复印工作必须进行登记,复印的资料需提供给企业外部时,必须经主管领导批准.

6.13对于建立局域网络的计算机,操作员必须对自己操作的计算机设置

密码权限,特别是对共享文件夹要设置一定安全级别的密码.

6.14为防止意外及人为因素对计算机中资料造成破坏,必须重视资料的备份工作.对于单机可进行磁介质循环备份,对局域网络内的计算机可进行双机相互备份,对一些重要的文档应进行多重备份.

6.15各部门已上报存档的受控电子文档若有更改或变动,应及时通知公司档案室,并将新成文的修改稿和拷贝上报公司档案室,以便于及时调整或更换.

6.16若计算机操作员工作关系变动,应主动将原计算机中受控电子文档及存放位置列成清单,上交部门领导,部门领导应及时审查清单的完整性和准确性.

6.17对存档的电子文档应建立定期检查制度,一般每年12月份检查清理一次,如发现破损或变形,应及时修补或复制.

6.18应定期对存档的电子文档的保存价值进行鉴定,鉴定工作由公司计算机中心负责组织,各部门相关负责人或责任人参加.

对已超过保存期,失去保存价值的受控电子文档,应当编造清册,经主管领导签字后删除或销毁,并将清册归档.

6.19计算机购进时随机配送的各类文档资料,如:操作手册、用户使用指南、维修手册,以及光盘、软盘、磁带等软件资料(媒体)统一由计算机中心保管.各部门需使用时,可直接到计算机中心办理借阅手续.

6.20公司人员经计算机管理部门安排派往学习参观、考察和参加有关会议所带回有关资料亦应及时归档,否则,不予报销资料费.

6.21软件资料原则上不外借,如遇特殊情况需要借用,应由计算机中心负责人批