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采购流程标准化操作手册合规采购指南

前言

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，防范采购风险，特制定本手册。本手册基于国家相关法律法规（如《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》等）及企业内部管理制度，涵盖采购全流程关键环节，适用于企业各部门、各子公司的各类采购活动，旨在实现采购流程标准化、操作规范化、管理透明化。

一、本指南适用范围与应用场景

（一）适用主体

本手册适用于企业总部及各分支机构的所有采购相关人员，包括但不限于需求部门负责人、采购专员、法务专员、财务人员、验收人员及审批领导。

（二）适用采购类型

货物类采购：原材料、设备、办公用品、固定资产等实物采购；

服务类采购：技术服务、咨询服务、劳务外包、广告宣传等服务采购；

工程类采购：小型维修、改造工程等（需符合工程建设项目管理规定的，从其规定）。

（三）典型应用场景

部门因业务需要新增或替换设备时；

办公用品库存不足需补充时；

项目实施需外部技术支持或服务外包时；

生产原料达到订货阈值时。

二、标准化采购流程操作步骤

采购流程分为“需求确认→计划审批→供应商寻源→采购执行→合同签订→订单履约→验收付款→档案归档”八大环节，各环节需严格遵循操作规范，保证合规性。

（一）需求确认与提报

操作内容

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（模板见第三章），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息；

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

合规要点

需求描述需清晰、具体，避免“一批办公用品”“类似设备”等模糊表述；

预算金额需符合企业年度预算规划，超预算需求需提前履行预算调整程序；

禁止化整为零规避公开招标（如将单一超预算采购拆分为多个小额采购）。

（二）采购计划审批

操作内容

采购部门收到《采购需求申请表》后，核对需求的完整性、预算匹配性，汇总形成《月度/季度采购计划》；

根据采购金额及企业授权审批权限（如下表），逐级提交审批：

采购金额（万元）

审批权限

＜5

部门负责人审批

5-20

分管副总审批

20-50

总经理审批

≥50

董事会/采购委员会审批

审批通过后，采购部门启动供应商寻源程序；审批未通过的，退回需求部门重新调整。

合规要点

严禁未经审批擅自开展采购活动；

审批流程需留痕，纸质或电子审批记录需完整保存。

（三）供应商寻源与资格审查

操作内容

寻源方式：根据采购金额及项目特性，选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购等方式（详见下表）：

采购方式

适用条件

公开招标

单次采购金额≥20万元，或达到必须招标标准的项目

邀请招标

技术复杂、有特殊要求，或只能从有限范围供应商采购；邀请≥3家合格供应商

竞争性谈判

紧急采购、招标后无供应商投标或废标，需重新采购

询价

标准化、规格统一的小额采购（如办公用品、原材料），询价供应商≥3家

单一来源采购

只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购

供应商信息收集：通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集供应商信息；

资格审查：对意向供应商进行资质审核，填写《供应商资格审查表》（模板见第三章），审核内容包括：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）等证照有效性；

相关行业资质证书（如特种设备生产许可证、ISO质量体系认证等）；

财务状况（近三年财务报表、纳税证明）；

业绩案例（类似项目合同复印件）；

信用记录（通过“信用中国”等平台查询，无严重违法失信记录）。

合规要点

供应商库需定期更新（至少每年一次），淘汰不合格供应商；

禁止与存在关联关系（如母子公司、同一实际控制人）的供应商进行非公平交易；

资格审查资料需留存原件或加盖公章的复印件，保证真实可追溯。

（四）采购方式确定与执行

操作内容

根据审批通过的采购方式，组织采购活动：

招标采购：编制招标文件（含投标人须知、技术参数、评标标准等），发布招标公告（≥5个工作日），组织开标、评标（评标委员会由技术、财务、采购等部门代表组成，≥5人单数），确定中标供应商；

询价采购：向≥3家合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供书面报价，比较价格、质量、服务等条件，确定成交供应商；

竞争性谈判：邀请≥3家供应商谈判，明确谈判需求，最终确定成交供应商。

采购结果需在企业内部公示（≥3个工作日），公示无异议后发出成交通知书。

合规要点

招标文件不得设置倾向性、排他性条款（如指定品牌、产地）；

评标过程需全程记录，评标报告需经全体评委签字确认；

严禁泄露招标、谈判、询价等商业秘密。

（五）合同签订与审批

操作内容

采购部门根据成交通知书，与供应商起草采购合同，合同内容需包括：

双方基本信息（名称、地址