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企业常用物资采购及招标流程标准文本

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业常用物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资质量，确保采购过程的公开、公平、公正，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本标准文本。

（二）适用范围

本标准文本适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）进行的各类常用物资采购活动。常用物资通常指为维持企业正常生产经营、办公运营及其他日常活动所需的，具有一定通用性、重复性采购特征的原材料、零部件、办公用品、低值易耗品、通用设备等。对于特殊物资、大型设备或服务采购，如另有专项规定的，从其规定。

（三）基本原则

1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度。

2.经济性原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资。

3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，对所有符合条件的供应商一视同仁。

4.质量优先原则：确保采购物资符合规定的质量标准和使用要求。

5.效益原则：注重采购效率，优化流程，提升整体采购效益。

6.廉洁性原则：严禁采购人员利用职权谋取私利，杜绝商业贿赂等不正之风。

二、采购管理基本流程

（一）需求提出与审批

1.需求提出：各需求部门根据实际业务需要，填写《物资采购需求单》，明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、总价、需求日期、用途等信息，并经部门负责人签字确认。

2.需求审批：《物资采购需求单》按公司规定的审批权限逐级报批。对于超出部门常规需求或预算的采购，需附加详细说明及相关证明材料。

（二）采购计划编制

1.采购部门（或指定的采购负责人，下同）汇总各部门审批通过的采购需求，结合库存状况、市场行情及公司资金预算，编制《月度/季度/年度物资采购计划》。

2.《物资采购计划》应明确采购物资的优先级、采购方式建议、预计采购时间等，并按规定程序报批后执行。

（三）采购方式选择与审批

根据采购物资的特性、金额、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式，主要包括：

1.直接采购：适用于金额较小、市场价格透明、长期合作且信誉良好的供应商提供的标准化物资。

2.询价采购：适用于采购金额不大、市场货源充足、规格标准统一的物资，通常向不少于三家合格供应商发出询价单，比较后确定供应商。

3.竞争性谈判/询价采购：适用于无法精确拟定规格或技术参数、时间紧急或市场竞争不充分的情况。

4.招标采购：适用于采购金额达到公司规定招标标准（或虽未达标准但公司认为有必要进行招标）的物资，具体流程见本标准文本第三部分。

采购方式的确定需履行相应的审批手续。

（四）供应商选择与合同签订

1.供应商信息收集与评估：采购部门负责收集潜在供应商信息，建立和维护供应商名录。对供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、财务状况、供货价格、售后服务等进行综合评估。

2.供应商选择：根据选定的采购方式，从合格供应商名录中选取或通过公开渠道征集符合条件的供应商，按照规定程序确定中标（成交）供应商。

3.合同签订：与选定的供应商签订书面采购合同，明确物资名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同文本应采用公司标准合同范本（如有），特殊情况需法务部门审核。

（五）订单下达与履约跟踪

1.采购合同签订后，采购部门向供应商下达正式采购订单，作为合同履行的具体指令。

2.采购部门负责对供应商的生产（备货）、发货等履约情况进行跟踪，确保物资按期、按质、按量交付。

（六）物资验收与入库

1.物资送达后，仓库管理部门（或需求部门）会同采购部门依据采购合同、订单及相关质量标准，对物资的数量、外观、规格型号、质量证明文件等进行查验或检验。

2.验收合格的物资，办理入库手续，登记库存台账。验收不合格的，由采购部门负责与供应商协商处理（如退换货、索赔等）。

（七）付款结算

1.财务部门根据审批通过的采购合同、验收合格单、入库单、合规发票等原始凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款结算手续。

2.严格执行付款审批流程，确保资金支付安全。

（八）采购资料归档与评估

1.采购活动结束后，采购部门负责将采购需求单、采购计划、招标文件（如有）、投标文件（如有）、中标通知书（如有）、采购合同、订单、验收单、发票、付款凭证等相关资料整理归档，以备查验。

2.定期对采购活动的执行情况、供应商履约情况、采购成本控制效果等进行分析与评估，不断优化采购流程和供应商管理。

三、招标采购实施流程

当采购物资的金额达到公司规定的招标起点金额，或虽未达到但属于公司规定的必须招标的品类时，应采用招标采购方式。

（一）招标策划与方案审批

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