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高新技术企业研发设备采购管理办法

第一章总则

研发设备作为高新技术企业开展创新活动的物质基础与核心保障，其采购管理的规范、高效与科学，直接关系到研发项目的顺利实施、研发成果的质量水平以及企业整体的核心竞争力。为进一步优化研发资源配置，提高资金使用效益，降低采购风险，确保所购设备能够切实满足企业研发需求并符合长远发展战略，特制定本办法。

本办法旨在通过明确研发设备采购的原则、流程、职责与监督机制，建立一套既符合国家相关法律法规要求，又适应高新技术企业研发活动特点的采购管理体系。凡本企业内部涉及研发用仪器、设备、软件及相关配套设施的采购活动，均须遵循本办法规定。

第二章采购管理原则

研发设备采购应严格遵循以下原则：

目标导向原则：采购活动必须紧密围绕企业研发战略和具体项目需求展开，确保所购设备能够直接服务于核心技术突破和产品创新，避免盲目采购和资源浪费。

经济性原则：在满足研发需求和质量标准的前提下，应进行充分的市场调研和价格比对，力求以最优的成本获取最大的价值。同时，需综合考虑设备的全生命周期成本，包括购置、安装、维护、升级及处置等费用。

合规性原则：采购过程必须严格遵守国家招投标法、政府采购相关规定（如适用）以及企业内部财务、审计制度，确保采购行为的公开、公平、公正和合法合规。

质量优先与技术先进性原则：研发设备的质量与技术性能是保障研发工作质量和效率的关键。应优先选择技术成熟、性能稳定、精度可靠、且具有一定技术前瞻性的设备，以适应不断发展的研发需求。

风险控制原则：对采购过程中的潜在风险，如供应商履约能力风险、技术淘汰风险、资金风险等，应进行识别、评估并采取有效措施加以防范和控制。

第三章采购流程管理

第一节需求提出与审批

研发部门根据项目立项书、技术方案以及研发计划，提出详细的设备采购需求。需求应明确设备的名称、主要技术参数、性能指标、数量、预计预算、建议品牌型号（如有）、交货期要求以及安装调试需求等。

对于单台套价值较高或技术复杂的关键设备，研发部门需组织内部技术骨干、相关领域专家（可包括外部顾问）进行需求论证。论证内容应包括设备的必要性、技术可行性、与现有设备的兼容性、预期使用效益、替代方案比较等，并形成书面论证报告。

研发部门将经论证的采购申请（附需求论证报告）提交至企业相关管理部门（如研发管理部或项目管理部）进行初步审核，审核通过后，按企业资金审批权限逐级上报审批。大额采购需求还需经过企业决策层审议。

第二节采购方式确定

根据采购设备的金额、技术复杂程度、市场竞争状况以及相关法规政策要求，采购部门（或指定负责部门）在获得批准的采购需求后，确定适宜的采购方式。主要采购方式包括：

公开招标：适用于采购金额达到国家或企业规定标准，且市场竞争充分的设备采购项目。应严格按照招标流程组织实施，确保招标过程的规范性和透明度。

邀请招标：适用于具备实施条件，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象应不少于三家合格供应商。

竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目。应向三家及以上符合条件的供应商发出询价单或谈判邀请，择优确定供应商。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如专利保护、专有技术、与现有设备兼容性限制等。采用此方式需提供充分的证明材料并经过严格审批。

具体采购方式的适用标准和审批权限，由企业根据实际情况另行制定细则。

第三节供应商选择与管理

供应商的选择是确保采购设备质量和服务的关键环节。应建立健全供应商评估和选择机制。

采购部门（或指定负责部门）应会同研发部门，根据设备需求特点，通过市场调研、行业推荐、历史合作记录等多种渠道搜集潜在供应商信息，建立供应商信息库。

对潜在供应商的评估应包括其资质信誉、生产能力、技术实力、产品质量、供货周期、售后服务、价格竞争力以及是否符合环保、安全等相关要求。必要时，可组织对供应商进行实地考察。

优先选择那些在行业内具有良好口碑、技术领先、售后服务体系完善的供应商建立长期合作关系。对于关键设备的采购，应要求供应商提供详细的技术资料、质量保证书及业绩证明。

第四节合同签订与履行

确定供应商后，应依据采购文件、中标通知书（或成交确认书）及双方协商一致的结果，及时签订书面采购合同。合同内容应明确设备规格型号、技术参数、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、售后服务条款（包括安装调试、培训、保修期限及范围等）以及知识产权归属等核心要素。

合同签订前须经过企业法务部门（或指定人员）审核，确保合同条款的严谨性和合法性。

合同履行过程中，采购部门（或指定负责部门）应与供应商保持密切沟通，跟踪生产进度或备货情况，确保设备按期交付。如遇特殊情况可能导致延误，应及时协调并采取应对措施。

第五节设备验