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控辍保学工作档案管理细则

第一章总则

第一条为规范和加强控辍保学工作档案管理，客观、真实、完整地记录控辍保学工作全过程，确保各项工作有据可查、责任可溯，提高工作规范化、精细化水平，根据国家及地方相关教育法律法规和控辍保学工作要求，结合实际，制定本细则。

第二条本细则所称控辍保学工作档案（以下简称“档案”），是指在控辍保学工作中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条档案管理工作遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案材料必须真实反映控辍保学工作的实际情况，做到内容真实、数据准确。

（二）完整性原则：档案材料应全面覆盖控辍保学工作的各个环节和方面，确保过程完整、要素齐全。

（三）规范性原则：档案的建立、收集、整理、归档、保管、利用、移交和销毁等环节，必须符合本细则及相关档案管理规定。

（四）安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、篡改和泄密。

（五）可利用性原则：档案管理应便于查询、统计和利用，服务于控辍保学决策、评估和监督。

第四条本细则适用于各级教育行政部门、各级各类学校（含幼儿园、普通中小学、中等职业学校等）及其他相关单位开展的控辍保学工作档案管理。

第二章档案内容与分类

第五条控辍保学工作档案主要包括以下类别：

（一）政策文件类：国家、省、市、县（区）出台的关于控辍保学工作的法律法规、政策文件、实施方案、通知、会议纪要等。

（二）组织机构与责任类：控辍保学工作领导小组及工作机构成立文件、人员组成、职责分工；各级各类责任书（如政府与学校、学校与教师、教师与家长等签订的责任书）。

（三）排查与监测类：

1.适龄儿童少年底数核查登记表、花名册；

2.在校学生学籍信息表、变动情况登记表；

3.疑似失学辍学学生排查记录表、台账（含姓名、性别、出生日期、户籍、家庭住址、失学/辍学原因、联系电话等关键信息）；

4.重点关注学生（如留守儿童、困境儿童、残疾儿童、学困生等）信息台账及监测记录。

（四）劝返复学类：

1.针对每一名失学辍学学生的劝返工作记录，包括家访记录、电话沟通记录、信函往来、劝返谈话记录等；

2.劝返过程中形成的相关证明材料（如家长或学生的承诺书、监护人签字确认的相关文件等）；

3.复学学生的复学申请书、学籍恢复手续、返校报到记录；

4.经劝返仍未能复学的特殊情况说明及佐证材料，包括相关部门的鉴定意见（如残疾儿童少年无法到校学习的医学证明、评估报告等）。

（五）帮扶与保障类：

1.针对学困生、家庭经济困难学生等的教育帮扶计划、辅导记录、学业成绩跟踪；

2.落实教育资助政策的相关记录（如助学金、免学费、营养餐等发放名单及凭证复印件）；

3.心理辅导、行为矫正等特殊教育支持服务记录；

4.残疾儿童少年随班就读、送教上门、远程教育等安置方案及服务记录（含教案、照片、视频、签到表、家长反馈等）。

（六）宣传与教育类：控辍保学政策宣传活动方案、总结、宣传资料（传单、海报、标语等）、活动记录（照片、视频、报道等）；对学生、家长的法律法规及义务教育重要性教育记录。

（七）统计与报告类：控辍保学工作月报表、季报表、年报表；阶段性工作总结、年度工作总结、专题报告；失学辍学率等核心指标统计分析材料。

（八）督导检查与评估类：上级部门对本单位控辍保学工作的督导检查记录、反馈意见、整改报告；本单位自查自评报告及相关材料。

（九）典型案例与经验类：控辍保学工作中的成功案例、创新做法、经验材料、表彰奖励材料等。

（十）其他类：与控辍保学工作相关的其他有保存价值的材料。

第六条电子档案应与纸质档案内容一致，并包括相应的电子扫描件、音视频文件、数据库文件等。

第三章档案的建立与收集

第七条各级教育行政部门和学校应明确专人负责档案的收集与管理工作。档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，熟悉档案业务知识。

第八条档案材料的收集应及时、主动。各项控辍保学工作开展过程中，相关责任人应注意收集形成的各类材料，并及时移交档案管理人员。

第九条收集的档案材料应符合以下要求：

（一）文件材料应为原件，如为复印件，须注明原件保管单位或经相关负责人签字并加盖单位公章确认其真实性。

（二）手续完备，表格应有填报人、审核人签字，重要材料应有相关人员签字或单位盖章。

（三）书写规范，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔（易褪色）书写，提倡使用黑色签字笔或钢笔。

（四）电子文件应确保其真实性、完整性和有效性，存储格式应符合相关标准。

第四章档案的整理与归档

第十条档案管理人员对收集到的材料应及时进行分类、排序、编目、装订，确保条理清晰、查阅方便。

第十一条分类整理：按照本细则第二章第五条规定的档案类别进行分类，每大类下可根据需要设二级类目或三