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2025木制品加工公司智能会议室预约调度管理制度

第一章总则

1.1目的

为规范公司智能会议室（含基础智能设备：投影、音响、电子白板；高级智能设备：视频会议系统、智能中控、会议签到屏等）的预约、使用与调度，提高会议室使用效率（避免“占而不用”“冲突争抢”），保障公司生产会议、研发讨论、客户洽谈等活动顺利开展，同时明确设备维护责任，降低故障风险，依据公司《行政管理制度》，结合智能设备使用特性，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有部门（生产部、研发部、市场部等）及全体员工，包括外来访客（如客户、供应商）参与的会议；若公司有多个智能会议室（如“1号大会议室”“2号小会议室”），均按本制度统一管理。

1.3责任分工

行政部门：作为智能会议室管理主体，负责预约系统维护（如OA预约模块更新）、会议室日常调度、设备基础巡检（如会前检查投影是否正常）、使用记录统计；

IT部门：负责智能设备技术支持，包括视频会议系统调试、智能中控故障维修、软件升级（如会议签到系统），接到故障报修后需及时响应；

各部门负责人：监督本部门员工遵守预约规则，提前协调本部门会议需求，避免临时变更或爽约；

会议组织者：负责提交预约申请、会前确认设备状态、会后清理会场（如关闭设备、带走个人物品），对会议期间设备损坏承担首要责任。

第二章智能会议室基础信息

2.1会议室分类与配置

公司智