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行政助理岗位职责及工作流程模板

一、岗位概述

行政助理岗位是组织高效运转不可或缺的重要支撑，承担着承上启下、沟通内外、协调左右的关键角色。其核心职责在于通过精细化的行政管理与服务，确保办公环境井然有序，协助管理层及各部门提升整体工作效率，是保障组织日常运营顺畅的“润滑油”和“粘合剂”。

二、核心岗位职责

（一）办公环境与设施管理

1.日常办公秩序维护：负责办公区域的整洁、有序，协调物业或保洁人员进行日常清扫与环境维护，营造舒适高效的工作氛围。

2.办公设备管理：协助对打印机、复印机、投影仪等办公设备进行日常检查、简单故障排除及联络维修，确保设备正常运行。

3.办公用品管理：根据各部门需求及库存情况，制定办公用品采购计划，负责选型、申购、验收、入库、登记及发放工作，控制成本，避免浪费。

（二）会务与活动支持

1.会议组织与筹备：根据会议需求，负责会议室预订、会议材料准备（打印、装订）、设备调试（音响、投影、网络）、茶歇安排等前期筹备工作，以及会议过程中的记录、服务与会后整理。

2.活动协助：协助组织公司内部团建、培训、年会等各类活动，包括场地考察、物料准备、人员协调等支持性工作。

（三）文件与信息管理

1.文件处理：负责各类文件、资料的接收、登记、传阅、督办、归档及保管工作，确保文件流转规范、安全保密。

2.信息传达：协助传达公司内部通知、公告等信息，确保信息传递的及时与准确。

3.档案管理：按照档案管理规定，对各类合同、文书、数据等档案进行系统整理、分类、归档，便于查阅与管理。

（四）差旅与接待安排

1.差旅服务：根据出差申请，为相关人员预订交通票务（机票、火车票）、酒店住宿，协助准备差旅所需资料，整理差旅报销单据。

2.访客接待：负责公司来访人员的登记、引导、接待工作，安排茶水、洽谈场所，必要时协助联络被访人员。

（五）后勤保障与其他事务

1.固定资产协助管理：协助进行公司固定资产的登记、盘点、维护等工作。

2.费用报销协助：协助整理、初审部分日常费用报销单据，确保符合公司财务制度。

3.领导临时交办事务：高效、及时地完成上级领导交办的其他临时性工作任务。

三、典型工作流程示例

（一）办公用品申领与发放流程

1.需求收集与汇总：各部门通过指定方式（如线上系统、邮件或表单）提交办公用品申领需求，行政助理定期（如每周固定时间）汇总。

2.库存核查与采购申请：行政助理核对库存，对于不足部分，结合历史用量及当前需求，编制采购清单，按审批权限报请相关领导审批后，联系供应商进行采购。

3.入库验收与登记：办公用品到货后，行政助理核对品名、规格、数量、质量，确认无误后办理入库，并更新库存台账。

4.发放与签收：通知申领部门领取，或按需求配送至指定地点，由领取人签字确认，确保账实相符。

（二）会议组织一般流程

1.明确会议需求：接收会议通知或根据领导指示，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议形式及所需物资。

2.会议筹备：

*场地预订：根据参会人数和需求预订合适的会议室，并确认可用状态。

*人员通知：通过邮件、即时通讯工具或电话等方式通知参会人员，明确会议相关信息，确认参会情况。

*材料准备：协助主讲人准备会议议程、PPT、背景资料等，并按需打印、装订。

*设备调试：提前调试会议所需的投影、音响、麦克风、网络、视频会议系统等设备。

*后勤安排：如需安排茶歇、餐饮或住宿，提前联系并落实。

3.会议现场支持：引导参会人员入场，分发会议材料，确保设备正常运行，做好会议记录（或安排专人记录），处理会议过程中的临时需求。

4.会议后续工作：整理会议纪要，经审批后分发；回收会议材料，清理会场，检查设备是否完好归位；跟进会议决议事项的落实情况（如需）。

（三）文件流转与归档流程

1.文件接收：收到外来文件或内部拟制文件后，进行登记，注明来文单位/部门、文号、标题、接收日期、份数等信息。

2.拟办与分发：根据文件内容和性质，提出拟办意见，报请相关领导批示后，按批示意见分发给相关承办部门或人员。

3.跟踪与督办：对需要办理的文件，跟踪办理进度，提醒承办人按时完成。

4.办结与归档：文件办理完毕后，收集相关处理意见和结果，按照档案管理规定进行分类、整理、编号、装订，然后移交档案室归档或妥善保管。

四、岗位任职要求（简述）

通常要求具备良好的沟通协调能力、组织安排能力、细致耐心的工作态度及较强的责任心；熟练掌握各类办公软件（如Word,Excel,PowerPoint,Outlook等）的操作；具备一定的文字功底和信息处理能力；有相关行政管理经验者优先。

五、工作要点提示

*主动性与预判性：行政工作繁杂，需主动思考，提