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采购流程审批及成本控制标准工具

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的日常采购、项目采购及固定资产采购场景，覆盖从需求提报到结算复盘的全流程管理。核心价值在于通过标准化审批节点明确责任、通过成本控制指标优化支出、通过流程闭环降低采购风险，保证采购活动合规、高效、经济。

二、采购审批与成本控制全流程操作指引

（一）需求发起：明确需求与预算匹配

操作人：需求部门申请人（如部门主管）

动作：

填写《采购申请审批表》（详见模板1），详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明及紧急程度（普通/紧急）。

附需求依据：如生产计划、项目立项文件、库存盘点表（针对常规耗材）等，保证需求真实必要。

提交部门负责人审核，重点核对需求合理性（如是否为重复采购、是否可替代）。

输出物：《采购申请审批表》（部门负责人签字版）

（二）预算初审：控制成本源头

操作人：财务部预算专员（如会计）

动作：

接收《采购申请审批表》，核对申请预算与年度/月度预算额度是否匹配。

若预算充足，在“预算审核”栏签字确认；若预算不足，要求需求部门说明调整理由（如项目追加、成本波动），并提交财务负责人审批。

对超预算10%以上的采购，需需求部门提交《预算调整申请》，详细说明调整原因及成本优化措施。

关键控制点：严禁无预算采购，超预算采购必须经财务负责人及分管副总审批。

（三）供应商选择：保证性价比最优

操作人：采购部专员（如采购主管）

动作：

根据采购物品类型（如标准品/定制品、金额高低）选择供应商寻源方式：

金额≤5000元：至少询价2家供应商，填写《供应商比价记录表》（详见模板2）；

5000元＜金额≤50000元：至少询价3家供应商，优先选择合作满1年且无不良记录的供应商；

金额＞50000元：启动招标流程，邀请3家及以上合格供应商投标，需留存招标文件、评标记录。

对供应商资质进行审核（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），高风险物品（如特种设备、原材料）需提供第三方检测报告。

综合价格、质量、交期、服务等因素，确定推荐供应商，附《供应商比价记录表》及《供应商资质审核表》至采购部负责人审批。

关键控制点：禁止指定供应商，严禁与供应商存在利益关联的人员参与评审。

（四）采购审批：明确责任与权限

操作人：各级审批人（部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理）

动作：

根据采购金额及类型，按以下权限逐级审批（示例）：

采购金额

审批人

≤5000元

需求部门负责人+采购部负责人

5000元-20000元

需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人

20000元-100000元

需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人+分管副总

＞100000元

需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人+分管副总+总经理

审批要点：

需求部门：确认需求必要性及规格参数；

采购部：确认供应商选择合规性及价格合理性；

财务部：确认预算匹配度及成本控制指标；

分管领导/总经理：审批重大采购事项及战略供应商合作。

输出物：审批完成的《采购申请审批表》

（五）合同签订：锁定条款与风险

操作人：采购部专员+法务专员（如法务主管）

动作：

与供应商签订《采购合同》，明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（国标/行标/企标）及验收方法；

交货时间、地点、方式及运费承担方；

付款条件（如预付款比例、到货款、质保金）、票据要求（增值税专用发票）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标的处理方式）。

法务专员审核合同条款，保证合法合规，无歧义；重大合同（金额＞50000元）需经外部律师审核。

合同经双方签字盖章后，原件交财务部、采购部、需求部门存档。

关键控制点：禁止签订“口头合同”“框架协议无具体条款”，质保金比例不低于合同总额的5%。

（六）执行与验收：保证交付合规

操作人：需求部门+采购部+质量部（如质检员）

动作：

供应商按合同约定交货，需求部门核对到货数量、外观（如包装是否破损、标签是否清晰），确认无误后签收《送货单》。

质量部（或需求部门质检人员）按合同质量标准进行验收：

常规物品：抽检比例≥10%，不合格率＞5%整批拒收；

关键物料（如原材料、核心部件）：全检，留存检测记录；

服务类采购：按服务方案验收，出具《服务验收报告》。

验收合格后，需求部门、质量部、采购部分别在《验收确认单》（详见模板4）上签字；不合格物品需填写《不合格品处理单》，明确退货、换货或索赔方案。

输出物：《验收确认单》（签字版）、《不合格品处理单》（如有）

（七）付款结算：控制资金成本

操作人：财务部会计+出纳

动作：

供应商凭《采购合同》《验收确认单》《发票》提交付款申请，采购部审核单据一致性（合同号、金额、验收信息是否匹