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办公设备维护报修制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司办公设备的维护与报修管理，保障设备正常运行，提高办公效率，降低设备故障率及维修成本，明确各部门及人员的职责，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工使用的办公设备，包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、电话机、碎纸机、空调、饮水机等。

第三条管理原则

办公设备维护报修工作遵循“预防为主、及时报修、规范处理、高效恢复”的原则，实行统一管理、分级负责的管理模式。

第二章设备管理职责

第四条行政部职责

1.负责制定和完善办公设备维护报修相关制度及流程，并监督执行；

2.负责办公设备的统一采购、登记建档、台账管理，建立设备信息库，内容包括设备名称、型号、规格、购置时间、价格、供应商、使用部门、使用人、维修记录等；

3.负责联系专业维修服务商，建立合格服务商名录，签订维修服务协议，对维修服务质量进行评估和管理；

4.组织开展办公设备使用及维护知识培训，提高员工设备使用规范性；

5.定期对各部门办公设备维护及使用情况进行检查与考核；

6.负责办公设备的报废审批及处置工作。

第五条各部门职责

1.各部门指定一名设备管理员，负责本部门办公设备的日常管理、使用监督及报修信息的初步核实与上报；

2.组织本部门员工学习办公设备使用及维护制度，引导员工正确使用设备；

3.配合行政部开展设备检查、盘点及维修等工作。

第六条员工职责

1.严格按照设备操作规程正确使用办公设备，做好日常清洁与简单维护工作；

2.发现设备故障或异常情况时，及时向本部门设备管理员或行政部报修；

3.妥善保管个人使用的办公设备，防止设备损坏、丢失；

4.积极参加公司组织的设备使用及维护培训。

第三章设备日常维护

第七条计算机类设备维护

1.员工应定期对计算机进行病毒查杀，每周至少进行一次全盘扫描，及时更新杀毒软件病毒库；

2.计算机操作系统及应用软件应及时进行补丁更新，关闭不必要的系统服务及端口，提高系统安全性；

3.保持计算机主机、显示器、键盘、鼠标等设备清洁，避免灰尘、液体进入设备内部，每周至少进行一次外部清洁；

4.严禁私自拆卸、改装计算机硬件，严禁安装与工作无关的软件，尤其是盗版软件、恶意软件等；

5.下班前应关闭计算机主机及显示器电源，长时间离开岗位时应关闭显示器或设置屏幕保护及密码锁定。

第八条打印复印类设备维护

1.保持打印机、复印机等设备周围环境整洁，避免灰尘、纸屑堆积，每月至少进行一次外部清洁；

2.正确添加打印纸，确保纸张干燥、无褶皱，避免使用不符合规格的纸张，防止卡纸；

3.当设备出现卡纸情况时，应按照设备说明书正确取出卡纸，避免强行拉扯造成设备损坏；

4.定期检查打印机墨盒、硒鼓等耗材余量，当耗材不足时，及时向行政部申请更换；

5.复印机使用完毕后，应及时取走复印文件，防止信息泄露，下班前关闭设备电源。

第九条通讯类设备维护

1.电话机应保持清洁，避免液体溅落，定期擦拭话筒及按键；

2.正确使用电话机功能，避免用力拍打、摔砸电话机；

3.传真机应定期清洁进纸口及出纸口，确保纸张传输顺畅，检查传真线路连接是否稳固；

4.发现电话机、传真机等通讯设备故障时，及时报修，不得私自拆卸维修。

第十条其他设备维护

1.空调应定期清洁过滤网，每季度至少清洁一次，保持空调出风顺畅，提高制冷制热效果；

2.饮水机应定期清洗消毒，每月至少一次，更换桶装水时应注意保持接口清洁，避免污染；

3.碎纸机应按照规定粉碎纸张，避免放入过硬、过厚的物品，防止卡纸，使用完毕后及时关闭电源；

4.投影仪使用完毕后，应等待风扇停止运转、设备冷却后再关闭电源，定期清洁镜头及过滤网。

第四章报修流程

第十一条报修申请

1.当办公设备出现故障时，使用人应立即向本部门设备管理员报告，说明设备名称、型号、故障现象、发生时间等信息；

2.部门设备管理员对故障情况进行初步核实，判断是否为简单故障可自行解决（如卡纸、耗材更换等），如无法解决，填写《办公设备报修单》，内容包括报修部门、报修人、设备名称、型号、编号、故障描述、报修日期等，报行政部；

3.对于紧急故障（如影响重要工作开展的设备故障），可直接向行政部电话报修，事后补填《办公设备报修单》。

第十二条故障受理

1.行政部收到报修申请后，应在1个工作日内对报修信息进行登记，建立报修台账；

2.行政部安排技术人员或联系维修服务商对故障设备进行现场检查，确定故障原因及维修方案，对于简单故障，应在2个工作日内解决；

3.如设备故障较为复杂，需要更换零部件或进行大修，行政部应及时与报修部门沟通，说明维修所需时间、费用等情况，征得同意后安排维