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财务报销流程优化及风险控制管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为进一步规范公司财务报销行为，加强内部控制，提高财务管理效率，降低运营风险，保障公司资产安全，依据国家相关法律法规及公司内部财务管理制度，特制定本办法。本办法旨在通过对报销流程的梳理与优化，明确各环节职责，强化风险控制，确保报销业务的真实性、合法性与合规性，同时提升财务服务质量，为公司经营决策提供准确有效的财务信息。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在日常经营活动中发生的各项费用报销业务。公司控股子公司可参照执行，或根据自身实际情况另行制定管理办法，但须报公司财务部门备案。

第三条基本原则

1.真实性原则：报销业务必须基于真实发生的经济行为，所有报销凭证必须真实反映经济业务的实质。

2.合法性原则：报销业务必须符合国家法律法规、财经纪律及公司内部规章制度的要求。

3.合规性原则：报销流程、凭证取得、费用标准等必须符合本办法及公司其他相关规定。

4.及时性原则：各项费用应在业务发生后按规定时限及时办理报销手续，避免跨期报销。

5.权责对等原则：各级审批人员对其审批范围内的报销业务的真实性、合规性负责。

6.效益优先原则：报销费用应符合成本效益原则，力求以最合理的支出获得最大效益。

第二章报销基本流程

第四条报销申请与原始凭证整理

1.员工发生费用支出后，应及时收集和整理合法、合规的原始凭证。原始凭证包括但不限于发票、行程单、付款凭证、合同（协议）、验收单等。

2.员工需根据费用性质，填写公司统一格式的《费用报销单》或《差旅费报销单》，详细列明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并确保内容真实、字迹清晰、计算准确。

3.将填写完整的报销单与原始凭证按要求粘贴整齐，做到分类清晰、易于查阅。

第五条部门负责人审核

报销人所在部门负责人（或其授权人）对本部门员工提交的报销申请及原始凭证进行初审。审核重点包括：

1.费用支出的真实性、必要性与业务相关性；

2.原始凭证的完整性、合规性；

3.报销金额的准确性；

4.是否符合部门预算管理要求。

部门负责人对审核结果负责，并在报销单上签署明确意见。

第六条财务部门审核

经部门负责人审核通过的报销单，提交至财务部门进行专业审核。财务审核重点包括：

1.原始凭证的合法性、合规性（如发票真伪、税率是否正确、开票信息是否完整等）；

2.报销凭证的完整性及粘贴规范性；

3.费用报销标准的执行情况，是否符合公司规定的范围和额度；

4.报销金额计算的准确性；

5.审批流程的完整性。

财务审核人员对审核发现的问题，应及时与报销人或相关部门沟通，要求补充或更正。审核无误后，在报销单上签署意见，转至下一审批环节。

第七条审批

根据公司授权审批体系，财务审核通过的报销单按金额大小及费用性质，提交至相应层级的授权审批人进行审批。审批人根据其职责权限，对报销事项的整体合规性进行最终审定，并签署审批意见。

第八条付款

经最终审批通过的报销单，由财务部门出纳人员根据审批意见办理付款手续。付款方式原则上采用银行转账，直接支付至报销人本人银行账户，特殊情况需采用现金支付的，应符合公司现金管理规定。

第九条账务处理

付款完成后，会计人员根据报销单及相关原始凭证，及时准确进行账务处理，确保会计信息的真实、准确与完整。

第三章报销凭证管理

第十条原始凭证基本要求

1.真实性：原始凭证必须是经济业务发生时取得或填制的，内容真实反映经济业务的原貌。

2.合法性：原始凭证的取得途径和形式必须符合国家法律法规的规定。

3.完整性：原始凭证的各项要素（如凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等）必须齐全。

4.规范性：原始凭证字迹清晰、数字准确、大小写一致，不得涂改、挖补。

第十一条发票管理

1.公司各项经济业务支出，原则上均应取得合法有效的增值税发票（特殊情况除外，如火车票、飞机票等）。

2.取得的发票抬头必须为公司全称及正确的纳税人识别号，发票内容应与实际经济业务相符。

3.电子发票的报销，应确保其真实性、唯一性，防止重复报销。公司可采用合适的电子发票管理系统进行辅助管理。

4.对不符合规定的发票，财务部门有权拒收，并要求更换。

第十二条自制凭证管理

对于无法取得外部原始凭证的特殊支出，需填制公司规定的自制凭证，详细说明支出事由、金额、收款方信息等，并附有相关证明材料（如收款方收据、情况说明等），经相关负责人审批后，方可作为报销依据。

第十三条原始凭证遗失处理

原始凭证不慎遗失的，报销人应及时采取补救措施。