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会计凭证整理与归档规范手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司会计凭证的整理、装订与归档管理工作，确保会计信息的真实、完整、合规，提高会计基础工作质量，防范财务风险，并为后续的审计、查阅及历史资料利用提供可靠依据，特制定本手册。本规范依据国家相关会计法律法规及公司内部财务管理制度制定。

1.2适用范围

本手册适用于公司及所属各部门、各分支机构在经济活动中形成的所有会计凭证的整理、装订、归档、保管、查阅及销毁等管理工作。

1.3基本原则

会计凭证整理与归档工作应遵循以下原则：

*真实性原则：确保所有会计凭证真实反映经济业务的原貌。

*合法性原则：会计凭证的取得、填制和处理必须符合国家法律法规及公司制度规定。

*完整性原则：会计凭证的要素齐全，附件完整，不得遗漏或损毁。

*规范性原则：凭证整理、装订、归档过程应符合统一的标准和操作规范。

*安全性原则：采取有效措施，保证会计凭证在保管期间的安全与完整，防止丢失、损坏和泄密。

第二章会计凭证的日常整理规范

2.1原始凭证的收集与审核

各业务部门及经办人应在经济业务发生后，及时取得或填制真实、合法、完整的原始凭证，并按规定及时递交财务部门。财务部门会计人员对接收的原始凭证应进行严格审核：

*真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实存在，内容是否真实可靠。

*合法性审核：审核原始凭证的取得和填制是否符合国家有关政策、法规、制度的规定。

*完整性审核：审核原始凭证的基本要素（如凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人、经办人签名或盖章等）是否齐全，手续是否完备。

*准确性审核：审核原始凭证的数字计算是否正确，大小写金额是否一致，有无涂改、刮擦等现象。

对审核无误的原始凭证，方可作为编制记账凭证的依据；对审核中发现的问题，应及时退回相关部门或人员进行更正、补充或说明。

2.2记账凭证的填制与复核

会计人员应根据审核无误的原始凭证，按照会计制度的规定及时填制记账凭证。记账凭证的填制应遵循以下要求：

*要素齐全：日期、凭证编号、摘要、会计科目、借贷方向、金额、附件张数、填制人、复核人、记账人等要素应填写齐全、清晰。

*摘要简明：摘要应准确概括经济业务的主要内容，便于理解和查阅。

*科目运用正确：应按照国家统一会计制度的规定，正确运用会计科目及其明细科目。

*金额无误：借贷方金额应相等，合计金额计算准确。

*附件完整：记账凭证所附原始凭证的张数应注明，并确保原始凭证完整无缺。

记账凭证填制完成后，填制人员应进行自审，然后交由指定的复核人员进行复核。复核人员应重点复核记账凭证的内容是否与原始凭证相符，会计科目运用是否正确，借贷金额是否平衡，手续是否完备等。复核无误后，在复核栏签名或盖章。

2.3会计凭证的装订

每月终了，应将本月的记账凭证连同所附原始凭证，按照编号顺序整理齐全，进行装订。

*装订前准备：

*检查记账凭证及其所附原始凭证是否齐全，编号是否连续，有无缺号、重号现象。

*对面积过大的原始凭证，应按记账凭证的大小进行折叠，折叠时注意不要遮盖凭证的关键信息（如金额、日期、印章等）。

*对面积过小的原始凭证，可粘贴在“原始凭证粘贴单”上，并注明原始凭证的张数和金额。

*原始凭证附在记账凭证后面，若数量较多，可单独装订成册，但应在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号。

*装订要求：

*装订应牢固、整齐，不得松动、脱落。

*装订位置一般在凭证的左上角或左侧，便于翻阅。

*装订时，应将凭证的左上角对齐，防止凭证错页、串行。

*装订完成后，应在凭证封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类（收款凭证、付款凭证、转账凭证）、起止日期、起止编号、总册数、本册册数等信息，并由装订人在封签处签名或盖章。

2.4凭证整理的其他注意事项

*对于需要单独保管的重要原始凭证（如合同、协议、押金收据等），应在记账凭证上注明其存放地点和编号，并由专人负责保管。

*整理过程中，如发现凭证有涂改、挖补等情况，应查明原因，并按规定进行处理。

*凭证整理应及时进行，避免积压。

第三章会计凭证的归档管理规范

3.1归档范围

会计凭证归档范围包括：

*已装订成册的记账凭证及其所附原始凭证。

*银行存款余额调节表、银行对账单等具有参考价值的辅助性会计资料。

*其他按照规定应归档的会计凭证相关资料。

3.2归档时间

每月（或每季度、每年度，根据公司实际情况确定）终了后，财务部门应将已整理、装订完毕的会计凭证，在规定时间内移交公司档案管理部门（或指定的档案保管人员）进行归档。一般情况下，年度终了后次年一定期限内完成上年度会计凭证的归档工作。

3.3归档流程

*整理组卷：财务部门在移交前，应对会