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94机电兵船档案业务研究

档案数字化质量控制体系的研究

左月红

（机械工业档案馆，北京市100080）

［摘要］本文深入探讨档案数字化质量控制体系。先阐述其概念，即确保档案数字化全流程达到既定质量标准的

管理系统，涵盖前期准备、数字化过程、存储及利用等各阶段质量把控。接着详述主要内容，包括数字化前对档

案、设备的准备，数字化中操作流程规范与数据备份，数字化后验收与存储。同时剖析构建中存在人员专业素养

不足、技术滞后、管理混乱、资金短缺、标准规范、外部环境、数据管理等问题，以及人员、技术、管理、资金、环境、数

据等影响因素。最后提出加强人员培训与管理、优化技术方案、完善管理制度、加大资金投入、统一标准规划、适

应外部环境、加强数据管理等建议，旨在完善档案数字化质量控制体系，提升档案数字化质量，推动档案事业可持

续发展，让档案资源在多领域发挥更大价值。

关键词：档案数字化；质量控制体系；影响因素

在信息技术飞速发展的当下，档案数字化已然成行数据完整性校验、病毒查杀等工作；在利用阶段，通

为档案管理领域的重要趋势。档案数字化不仅能够提过权限管理、数据加密等手段，保障数据的安全使用，

升档案的存储安全性，更能极大地提高档案的利用效防止信息泄露。其核心目的在于全方位确保数字化档

率，为文化传承、学术研究、政务决策等领域提供有力案的准确性，保证内容无偏差；完整性，避免数据缺失；

支持。然而，目前档案数字化过程中存在诸多问题，如可用性，满足不同用户的多样化使用需求；安全性，防

人员专业素养不足、技术滞后、管理混乱、资金短缺、外止数据被非法获取或篡改。以历史档案数字化为例，

部环境等，以及数据管理不善等问题，严重影响了数字只有做到精准还原，包括文字、图像、格式等细节，后人

化质量。因此，构建科学有效的档案数字化质量控制才能通过这些数字化档案真实、全面地了解过去，为后

体系迫在眉睫，对推动档案事业可持续发展具有重要续档案管理的高效开展以及档案资源的深度开发利用

意义。奠定坚实基础，充分发挥档案在文化传承、学术研究、

政务决策等多领域的重要价值。

1档案数字化质量控制体系的概念

2档案数字化质量控制体系的主要内容

档案数字化质量控制体系是一套严格且全面的管

理系统，其目标是确保档案数字化从开始到最终成果2.1数字化前的质量控制

应用的全流程都能达到既定的质量标准。在前期准备数字化前的准备工作至关重要。对档案原件进行

环节，工作人员需对各类档案进行细致甄别与系统梳

筛选，去除重复、价值低的资料，保留关键档案，如重要

理，依据档案的历史价值、稀缺性、利用频率等多维度

历史文献、珍贵人事档案等。整理时，按类别、时间顺

因素，精准划定数字化范围。例如，对于承载着重要历

序等分类，方便后续著录标引。同时，对数字化设备、

史事件记录的档案，或是涉及民生关键信息的档案，优

软件进行评估和选型，例如高分辨率的扫描仪用于珍

先纳入数字化范畴。

贵字画档案，专业的OCR软件用于文字识别，保障其

在数字化过程中，对扫描、录入等核心操作流程进

性能契合数字化需求。

行严格把控。以扫描环节为例，针对不同材质、年代、

类型的档案