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财务报销单填写规范及审批流程

在任何组织的日常运营中，财务报销都是一项基础性且至关重要的工作。规范的报销单填写与清晰的审批流程，不仅是保证财务数据准确性、合规性的前提，也是提高工作效率、防范财务风险、维护组织经济秩序的关键环节。本文旨在结合实践经验，为各位同事详细阐述财务报销单的规范填写要求及完整的审批流程，以期共同提升财务管理水平。

一、财务报销单填写规范

报销单是各项费用支出的原始凭证，其填写质量直接影响财务核算的准确性和报销的及时性。因此，填写报销单时务必做到内容真实、项目完整、字迹清晰、计算准确，并符合相关制度规定。

（一）报销单基本信息填写

1.报销部门：务必填写清晰、准确的所属部门全称。这有助于财务部门进行费用归集与部门核算，也是后续数据分析的基础。例如，“市场部”、“人力资源中心”等，避免使用简称或模糊不清的表述。

2.报销日期：填写实际提交报销单的日期，一般为公历日期，年、月、日需完整。

3.报销人：填写实际发生费用并办理报销手续的人员姓名，需与本人有效身份证件一致。

4.联系电话：填写报销人常用的、确保畅通的联系电话，以便财务人员在审核过程中发现问题时能及时沟通。

5.事由/摘要：简明扼要地描述费用支出的具体原因和用途。摘要应能清晰反映经济业务的实质，避免笼统。例如，“2024年X月团队建设活动餐费”、“参加XX行业研讨会差旅费”，而非简单写“办公费”或“差旅费”。

（二）费用明细填写

这是报销单的核心部分，需要逐项、如实、详细填写。

1.费用项目：根据实际发生的费用性质，选择对应的费用科目，如“差旅费”、“业务招待费”、“办公费”、“交通费”、“培训费”等。财务部门通常会提供标准的费用项目列表，应从中选取，确保核算口径统一。

2.日期：填写该项费用实际发生的具体日期。若为同一类别的连续性支出（如多日的差旅费），可填写起讫日期，如“2024年X月X日-2024年X月X日”。

3.内容描述：对费用项目进行更具体的说明。例如，差旅费中的“交通费”，需注明是“往返XX城市机票”还是“市内打车费”；“办公费”需注明是“购买A4打印纸”还是“墨盒”等。

4.单据数量：填写本次报销所附原始凭证（如发票、行程单等）的总张数。若同一类别的多张小额票据（如市内交通卡充值票）粘贴在同一张粘贴单上，通常按一张计算，但需确保粘贴单上票据清晰可辨。

5.金额：

*小写金额：阿拉伯数字书写，金额前需加人民币符号“￥”，数字到“分”位，无角分的，可在角分位写“00”或符号“-”。例如：￥1,234.56或￥1,234.00或￥1,234.-。

*大写金额：汉字大写数字书写，即“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”。大写金额应与小写金额一致，且顶格书写，不留空隙。若小写金额有角分，大写金额对应写到“角”或“分”；若小写金额为整数，则大写金额后需加“整”字结尾。例如：小写￥1,234.56，大写“壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”；小写￥1,234.00，大写“壹仟贰佰叁拾肆元整”。

6.合计金额：将所有费用项目的金额汇总，计算出本次报销的总金额，同样分大小写填写，且大小写必须完全一致。

（三）原始凭证的规范要求

原始凭证（主要指发票）是报销业务真实性、合法性的首要证明，必须严格审核和规范粘贴。

1.发票基本要求：

*真实性：发票必须是由税务机关监制或财政部门印制的合法票据，内容真实反映经济业务，不得虚开、伪造、变造。

*合规性：发票抬头必须为公司法定全称，不得为个人或其他名称（特殊情况如员工差旅费中的机票、火车票等除外，但需为员工本人信息）。发票上须加盖开票单位的有效发票专用章。

*完整性：发票的各项要素（如开票日期、商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等）应填写齐全、清晰。购买商品或服务的，应尽可能取得明细清单，并加盖与发票一致的发票专用章。

2.原始凭证粘贴：

*应使用公司统一的原始凭证粘贴单（若无，可用A4纸替代），将票据分类、整齐、有序地粘贴。

*粘贴时，应从粘贴单的左上角开始，自右至左、自上而下、鱼鳞式粘贴，票据边缘不得超出粘贴单范围。

*同类性质的票据（如市内交通费发票、餐饮发票）应集中粘贴，并在粘贴单上简要注明票据种类和张数。

*票据粘贴应平整，避免折叠、覆盖、粘贴不牢或过厚，以保证凭证的整洁和装订质量。

*对于尺寸过大的原始凭证，应按粘贴单大小进行折叠，确保内容完整可见；对于过小的票据，可先粘贴在空白纸上再附于粘贴单。

（四）报销单填写其他注意事项

2.一事一报：原则上，不同性质的经济业务或不同项目的费用应分别填写报销单，避免将不同事由的费用混在一起报销，以便