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员工健康档案管理规范与模板

一、总则

（一）目的与意义

为规范公司员工健康档案的建立、管理、使用与保密工作，系统掌握员工健康状况，保障员工身体健康与职业安全，促进企业可持续发展，特制定本规范。员工健康档案是企业人力资源管理的重要组成部分，也是开展健康促进、疾病预防、工伤管理及提供医疗保障的重要依据。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体在职员工（包括正式员工、试用期员工及其他形式用工人员）的健康档案管理。

（三）核心定义

1.员工健康档案：指公司为每位员工建立的，记录其健康状况、体检结果、疾病史、职业健康监护情况、医疗服务利用等相关信息的系统性文件材料。

2.个人健康信息：指档案中涉及员工个人生理、心理等方面的健康状况及相关记录。

二、管理职责

（一）人力资源部

作为员工健康档案管理的牵头部门，主要职责包括：

1.制定和修订公司员工健康档案管理相关制度与流程。

2.组织员工入职体检、定期体检及专项体检。

3.负责健康档案的建立、收集、整理、归档、保管、更新与移转。

4.严格执行健康信息保密规定，控制档案查阅权限。

5.汇总分析员工健康数据，为公司健康管理策略提供依据。

6.配合相关部门处理与员工健康相关的突发事件。

（二）各部门

1.配合人力资源部组织本部门员工参加各项体检。

2.及时向人力资源部报告本部门员工发生的与工作相关的意外伤害或突发重大疾病情况。

3.协助收集本部门员工的相关健康信息。

（三）员工个人

1.如实提供个人健康信息，包括既往病史、现有疾病、过敏史等。

2.主动提交入职体检报告、定期体检报告及其他重要健康相关证明材料。

3.当个人健康状况发生重大变化时，应及时告知人力资源部。

4.有权查阅本人健康档案中的非隐私性汇总信息（具体范围另行规定），并对本人信息的准确性进行核对。

（四）公司医务室/指定医疗机构（如有）

1.提供专业的医疗咨询和健康评估意见。

2.协助整理和解读体检报告，提出健康管理建议。

3.记录员工在医务室的就诊信息（如需纳入档案）。

三、档案内容构成

员工健康档案应包含但不限于以下内容：

（一）基础信息

1.员工基本信息登记表（含姓名、性别、出生日期、联系方式、部门、岗位等）。

2.入职日期、劳动合同期限等。

（二）健康信息

1.体检报告：

*入职体检报告及结论。

*历年定期体检报告及结论。

*职业健康检查报告（针对接触职业危害因素的员工）。

2.健康筛查与评估：

*职业禁忌症筛查记录。

*职业病诊断、鉴定及治疗相关材料（如有）。

*重大疾病史、手术史、传染病史等声明或记录。

*重要慢性病管理记录（如高血压、糖尿病等，员工自愿提供）。

3.疫苗接种记录：如流感疫苗、乙肝疫苗等（根据公司规定和员工自愿原则收集）。

4.健康告知与声明：员工本人填写的健康状况声明书。

5.病假记录摘要：与重大健康问题相关的病假信息（非全部病假明细）。

6.健康促进活动参与记录：如参与公司组织的健康讲座、健身活动等（可选）。

四、档案建立与管理流程

（一）档案建立

1.新员工入职时，人力资源部向其说明健康档案建立的必要性及信息保密原则。

2.员工填写《员工健康信息登记表》，并提交入职体检报告。

3.人力资源部审核材料完整性后，为员工建立个人健康档案。

（二）档案更新

1.定期更新：每年员工定期体检结束后一个月内，人力资源部收集体检报告并更新至档案。

2.动态更新：

*员工发生工伤事故或患职业病，相关医疗诊断、鉴定、治疗及康复材料应及时归档。

*员工健康状况发生重大变化并主动告知后，相关证明材料应及时归档。

*员工接种疫苗后，可自愿提交接种证明进行更新。

（三）档案查阅与使用

1.查阅权限：

*人力资源部档案管理员：因工作需要可查阅所有档案。

*公司指定医务人员：因提供医疗服务需要，经授权可查阅相关员工档案。

*部门负责人：因员工岗位调整、工作安排等确需了解员工健康状况时，经人力资源部负责人批准可查阅特定范围内信息。

*员工本人：可申请查阅本人档案中的体检报告等个人信息。

*外部单位（如社保机构、医疗机构）：须凭有效证明文件及员工本人授权，经人力资源部负责人批准后方可查阅或复制特定内容。

2.查阅程序：查阅档案需履行登记手续，说明查阅目的、范围和时限。原则上档案不得带出指定保管地点，确需借出的，须经人力资源部负责人批准，限期归还。

3.使用原则：健康档案信息仅用于员工健康管理、职业安排、社会保险、医疗服务及法律法规规定的其他用途。严禁用于与员工健康管理无关的目的。

（四）档案保管

1.存储方式