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邮件规范
--常见问题及要点
目录
CONTENT
标题—常见问题
冗长
复杂
空白
无意义
未突出
重点
长串转发
例：
答复:答复:答复:【请查收】2015年5月XX办月度考勤汇总（可删除重复内容）
例：
【请审批】申请泡面3箱，一次性纸碗100个，纸杯300个，纸袋300个
（可简要说明，物品种类及数量在正文已体现）
例：
【通知】本周日公司停电
说明：未突出停电具体时间及会造成的影响
例：
1、请查收附件（未说明文件主题）
2、大家好，礼品手提袋和医疗彩本已寄出，信息如下，请注意查收！（将正文全文作为标题，无意义）
标题—书写要点
B
C
A
简短明确
适当使用符号
突出重点
1、不使用空白或无意义的主题；
2、突出邮件内容的重点，切忌冗长复杂；
3、添加适当的符号突出关键词；
例如：【请反馈】
正文—常见问题
B
C
A
内容冗长复杂，行文不通顺，过于口语化；
未点明收件人应该做什么？
下一步是什么？
条理不清晰，易出现歧义。
出现错别字，或遗漏信息；
正文—书写要点
点明收件人所需做的事
简明扼要
行文通顺
避免歧义
仔细检查全文，避免错别字或拼写错误
利用列表及图片或表格辅助说明
利用颜色或粗体进行重点标记，尽量不超过3处
信息交代完整，避免多次发送补充
合适的称呼
注意礼节
语气平和
避免口语
越简洁明了的邮件越容易得到回复
说清楚需要Ta做什么
别只说自己的事，表明这事和Ta的关系
思考如何让Ta可以很容易地回复和帮助到你
正文—书写原则
附件—常见问题
命名
不完整
无效命名
遗漏或
附件错误
不规范
例：
副本2技术部第一季度日常支出明细表（命名出现多余的字眼，未修改，不规范）
例：
XX部xxx工作汇报
（未标明所属人员部门名称、个人信息及时间等重要信息）
说明：上传错误的附件或遗漏附上所需附件
例：
附件1附件2
（无效命名，需要受众重新编辑名称）
附件—要点
提示
说明
意义
格式
预览
空间
正文需提示夹带附件
附件内容选择合适的大小、颜色及语种，以便受众在线预览查看
特殊文件格式，可说明打开方式，或是多附上其他格式，以便受众选择
附件命名要每个字都有意义，避免多余的字眼出现
过大的附件可利用云盘链接或是压缩打包传输，方便受众下载
发送前检查全文并考虑受众的阅读体验
01
邮件回复准则：
及时、简要、控制来往频率、区分回复对象
02
对外显示名称及签名的规范性；
03
区分发送、抄送、密送
发送=回应抄送=了解密送=特殊情况使用
04
其他
THEEND
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