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2025年会议策划代理合同协议

本合同由以下双方于2025年[具体日期]在[具体地点]签订：

甲方（委托方/客户）：[甲方公司全称/个人姓名]

法定代表人/授权代表：[姓名]

地址：[甲方详细地址]

联系电话：[甲方联系电话]

电子邮箱：[甲方电子邮箱]

乙方（代理方/策划方）：[乙方公司全称/个人姓名]

法定代表人/授权代表：[姓名]

地址：[乙方详细地址]

联系电话：[乙方联系电话]

电子邮箱：[乙方电子邮箱]

鉴于甲方有意委托乙方策划、组织并执行一场会议，即“[具体会议名称]2025年度峰会”（以下简称“会议”），乙方同意接受甲方的委托。双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议，以资共同遵守。

第一条定义与解释

除非本合同上下文另有解释，下列词语具有以下含义：

“会议”指由甲方主办、乙方提供策划代理服务的“[具体会议名称]2025年度峰会”，其详细信息包括但不限于会议主题、目标、时间、地点、规模、主要议程等，具体以附件一《会议概况》为准。

“策划代理服务”指乙方根据本合同约定，为甲方提供会议策划、方案设计、预算管理、供应商推荐与协调、现场执行支持等服务的全部工作。

“服务范围”指本合同附件二《服务范围及内容》中详细列出的乙方应提供的服务项目。

“费用”指乙方因提供本合同项下的策划代理服务而收取的所有款项，包括但不限于代理服务费、会议总预算费用（含乙方管理费和利润）及相关税费。

“甲方代表”指经甲方书面授权，负责与乙方就本合同相关事宜进行沟通、确认和决策的人员，目前为[甲方代表姓名]。

“乙方代表”指经乙方书面授权，负责与甲方就本合同相关事宜进行沟通、执行的人员，目前为[乙方代表姓名]。

“不可抗力”指双方不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风）、战争、动乱、政府行为、流行病疫情等。

第二条合同标的与代理权限

1.甲方委托乙方作为会议的策划代理方，负责全面策划、组织和执行“会议”。

2.乙方的代理权限包括：

a.在甲方授权范围内，代为进行会议场地、搭建布置、设备租赁、餐饮服务、交通住宿、礼仪主持、宣传物料设计制作等供应商的市场调研、推荐、谈判及选择，并代为签署相关服务合同。所有供应商选择和合同签订均需事先获得甲方或甲方代表的书面确认。

b.根据甲方需求和预算要求，负责编制会议详细策划方案、预算方案，并提交甲方审阅。乙方在获得甲方书面确认后，有权依法依规选择和管理符合要求的供应商，并代为支付相关款项（具体支付流程见第十四条）。

c.负责会议筹备期间各环节的协调管理工作，包括但不限于会议议程制定与确认、嘉宾/参会人员邀请与管理、会议物料准备与管理、现场流程监督与控制等。

d.负责会议现场的总体协调和监督，确保会议按计划顺利进行。在紧急情况下，乙方代表有权采取必要措施处理现场突发事件，但重大决策或超出预授权范围的处置需及时通知甲方代表确认。

e.代为收取参会人员注册费（若有），并负责相关费用的结算与分配，具体规则需事先获得甲方书面同意。

f.会议结束后，负责整理相关资料，提交会议总结报告和费用结算清单。

第三条服务内容与执行标准

1.乙方提供的策划代理服务包括但不限于以下阶段和内容：

a.前期策划阶段：进行市场调研与分析；协助甲方明确会议主题、目标与需求；共同制定会议初步方案和创意方向；编制详细的会议策划方案和预算方案；推荐并协助甲方选择会议主场地及其他重要供应商（如搭建商、主要设备商、餐饮商等），供甲方决策；完成最终会议策划方案并提交甲方确认。

b.中期筹备阶段：获得甲方确认后，正式确定场地及主要供应商，并完成合同签署；细化会议议程、流程和分工；搭建会议注册系统（若需）；设计制作会议主视觉形象及宣传物料；落实讲师/嘉宾邀请与行程安排；编制详细的会议执行手册；制定应急预案；管理会议预算执行情况。

c.后期执行阶段：按照确认的方案和执行手册，负责会议现场布置、设备搭建与调试监督；负责会议签到、接待工作；全程监控会议流程，确保按议程顺利进行；负责现场物料管理；协调处理现场各类问题；负责与媒体对接（若需）；确保会议圆满结束。

d.会后期跟进阶段：整理并归档会议所有文件资料；向甲方提交会议总结报告，包括效果评估、财务决算等；根据甲方要求，进行客户满意度调查；发送感谢信给参会嘉宾、供应商等。

2.乙方应确保服务质量达到专业水准，具体执行标准包括但不限于：

*提供具有创意性和可行性的策划方案。

*所选场地、供应商等能够满足会议需求，并具有合理的性价比。

*严格控制在