明确职业工作内容.pptxVIP

《秘书实务》国家精品课程

课程负责人：禹明华

课程主讲人：周妮、刘婕

项目职场活动准备

模块一职场亲验模块

任务二明晰秘书的职业素养

[知识目标]

1、掌握“三办”的交汇关系；

2、掌握秘书工作的基本原则

3、明晰秘书的职业素养

[能力目标]

1、能够准确把握秘书三办工作之间的关系，运用基本原则完成职业活动

2、认识了解秘书的基本素质

[教学重点]

1、掌握秘书“三办”工作的交汇关系

2、明晰秘书的职业素养

[教学方法]案例分析、现场模拟、小组讨论

[教学课时]2课时

高叶很喜欢秘书这个职业,但是不知道这个行业需要哪些基本素质与能力,也不知道自己是否适合从事这个职业。你知道吗？

请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学。

至少列出三条原因。

秘书的基本素养

基本素养

职业

道德

原则

方法

能力

结构

知识

结构

秘书的职业道德

书

德

02

言

德

01

行

德

03

勇于奉献淡泊名利

01

直陈己见实事求是

02

准确

迅速

基本

原则

保密

参谋

授意

基本

方法

调查

一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。

回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。

为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”

案例：带泥的洋葱

秘书的知识结构

知识结构

政治哲学类

语言文学类

数理统计类

历史地理类

法律法规类

基础知识

秘书学

秘书实务

秘书写作

文书档案知识

调研信访协调会务知识

专业知识

管理类

艺术类

公关礼仪类

辅助知识

秘书的能力结构

能力结构

智能

敏锐的观察能力

良好的表达能力

出众的记忆能力

自如的社交能力

良好的沟通能力

01

思维能力

深刻的思考能力

全局的综合能力周密的分析能力

巧妙的应变能力

02

组织能力

八面玲珑的协调能力

点面兼顾的计划能力

运筹帷幄的调度能力

高效可靠的管理能力

03

文秘人员需要掌握的专业技能（表一）

序号

专业技能名称

具体解释

1

秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。

2

用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。

3

是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。

4

在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。

5

按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。

打字

速记

写作

编辑

归档

文秘人员需要掌握的专业技能（表二）

序号

专业技能名称

具体解释

6

运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。

7

处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。

8

主要指使用电话、电传和传真设备。

9

使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。

统计

复制

使用电信设备

操作电脑

秘书工作的日常事务

文书拟写

文书处理

文书整理

管理归档

办文

日常事务

会议策划

会议准备

会议服务

会议管理

办会

信息工作

技术工作

日常行政事务工作

办事

点击添加标题

三者相对独立

办文

文字工作

01

办会

组织事务

02

办事

认识事理

03

“办事”在通常通过“办文”或者“办会”体现

“办会”离不开“办文”的工作

“办文”有时也是通过“办会”解决的

男人适合做行政

文秘工作吗？

讨论：

男秘书：配角也精彩

“在一些单位，比如政府的主要部门的秘书，公司企业董事会的秘书，大都以男性居多。这些属于高层次的秘书，年龄也一般比较大，从业时间长。”这些男秘书在单位所起的作用非常重要，不但能很好地起到承上启下的桥梁作用，还能进行一些开创性工作，比如建设性意见，好的创意，精彩的策划等，“甚至能成为老板们背后的智囊。”

男秘书：配角也精彩

男性秘书少不等于男性不适合做秘书。有人就为男秘书总结了“16条金不换之优势”：减少“口舌”、减少公司纸料的浪费、更有条理、耐力更强、能身兼“体力”劳动、能为上司“挡酒”、能减少公司的电话费、杜绝了办公室的“靡靡之音”、减少办公室“食品垃圾”、降低办公室性骚扰、减少二奶的悲剧、物超所值、职场007、可保鲜而且没有失效期、不会因