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机关单位办公设备维护制度

第一章总则

第一条为规范机关单位办公设备的管理与维护，保障设备正常、高效运行，延长设备使用寿命，降低办公成本，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本制度。

第二条本制度所称办公设备，是指机关单位用于日常办公的各类硬件设备，主要包括计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、碎纸机、电话机、网络设备（路由器、交换机等）及其他办公自动化设备。

第三条办公设备维护管理坚持“统一领导、分级负责、规范操作、注重预防、及时维修”的原则，实行谁使用、谁负责，谁管理、谁维护的责任制。

第四条本制度适用于机关单位所有部门及全体工作人员。

第二章组织机构与职责

第五条机关单位办公室（或指定后勤管理部门，下同）是办公设备维护管理的牵头部门，负责统筹协调办公设备的采购、登记、调配、维护、维修、报废等管理工作，具体职责如下：

（一）制定和完善办公设备维护管理相关制度和细则；

（二）建立健全办公设备台账，对设备进行统一登记、编号和标识；

（三）组织或联系专业技术人员对办公设备进行定期维护保养和故障维修；

（四）监督检查各部门办公设备使用、维护和保养情况；

（五）负责办公设备维修经费的申请与管理。

第六条各部门负责人是本部门办公设备维护管理的第一责任人，负责本部门设备的日常管理、使用指导和维护督促工作，确保本部门人员按规定使用和爱护设备。

第七条设备使用人员是办公设备维护的直接责任人，应严格遵守本制度及相关操作规程，负责所使用设备的日常清洁、简单保养和安全使用，发现设备异常或故障应及时上报。

第三章设备管理

第八条办公设备实行统一登记管理制度。新购设备到货后，由办公室负责组织验收，验收合格后及时登记入账，详细记录设备名称、型号、规格、购置日期、生产厂家、保修期限、价值、使用部门及责任人等信息，并粘贴统一标识。

第九条设备的领用、变更、移交、报废等应严格履行审批手续，并及时到办公室办理相关登记变更手续，确保账物相符，责任明确。人员调动或离职时，应办理所使用办公设备的移交手续，经部门负责人和办公室确认后方可办理其他手续。

第十条建立办公设备档案，主要包括购置合同、验收单、保修卡、使用说明书、驱动程序、维修记录等资料，由办公室统一归档保管，便于查阅和追溯。

第四章日常维护与保养

第十一条计算机类设备（台式机、笔记本、服务器等）维护保养：

（一）保持设备整洁，定期用干燥柔软的布擦拭机身，避免使用湿布或化学清洁剂。

（二）放置在通风、干燥、避光、防尘的环境中，远离水源、火源和强磁场。

（三）严格按照开关机顺序操作，避免突然断电或强行关机。

（四）定期进行病毒查杀和系统更新，及时清理系统垃圾文件，保持操作系统稳定高效运行。重要数据应定期备份。

（五）严禁私自拆卸、改装计算机硬件，严禁安装与工作无关的软件，严禁随意更改系统设置和IP地址。

（六）笔记本电脑应注意保护电池，避免过度充电或放电，长期不用时应保持一定电量并定期充电。

第十二条打印、复印、扫描类设备维护保养：

（一）保持设备内外清洁，定期清理进纸口、出纸口的纸屑和灰尘。

（二）使用匹配的耗材（如墨盒、硒鼓、纸张等），避免使用劣质耗材损坏设备。

（三）打印机在未使用时应关闭电源，减少能耗和设备损耗。

（四）发生卡纸时，应按照设备说明书的指引小心取出卡纸，避免强行拉扯损坏部件。

（五）复印机、一体机等设备应按照说明书要求进行定期保养，如清洁感光鼓、更换废粉盒等。

第十三条网络及通讯设备（路由器、交换机、电话机等）维护保养：

（一）保持设备清洁干燥，避免灰尘覆盖影响散热和性能。

（二）网络设备应放置在稳定位置，避免碰撞，连接线路应牢固有序。

（三）非专业人员不得随意插拔网络设备连接线或重启设备。

（四）电话机应保持清洁，话筒定期消毒，发现线路故障或话机异常及时报修。

第十四条其他办公设备（投影仪、碎纸机、空调等）应参照其使用说明书进行日常维护和保养，确保安全、正常运行。

第五章故障报修与维修

第十五条设备使用人员发现设备故障或异常情况，应立即停止使用，保护好现场，并及时向本部门负责人报告，由部门负责人统一向办公室提交报修申请，说明故障现象、发生时间等信息。紧急故障可直接向办公室报修。

第十六条办公室接到报修后，应及时进行登记，并根据故障情况采取相应措施：

（一）对于简单故障，可指导使用人员自行排除或安排内部技术人员进行处理。

（二）对于复杂故障或需专业维修的，由办公室联系设备供应商、售后服务机构或专业维修单位进行维修。

（三）在保修期内的设备，应优先联系原厂家或其授权服务商进行保修服务。

第十七条维修过程中，办公室应跟踪维修进度，协调解决相关问题。维修完成后，由使用部门和使用人员对维修效果进行验收，确认正常后在维修记录上