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人资部门员工离职管理流程规范

前言

员工离职，是人才流动的自然现象，也是企业组织发展中不可回避的管理环节。一套清晰、规范的离职管理流程，不仅能够保障离职员工与企业双方的合法权益，更能在维护企业正常运营秩序、传承组织经验、甚至塑造企业良好声誉方面发挥积极作用。本规范旨在为人力资源部门处理员工离职事宜提供系统性的操作指引，确保离职管理工作专业、高效、有序进行。

一、离职管理的基本原则

在处理员工离职全过程中，人力资源部门应始终遵循以下原则，以确保管理行为的合规性与人性化：

1.合法合规原则：严格遵守国家及地方劳动法律法规，确保离职程序、经济补偿、社保公积金处理等环节均符合法律规定，规避用工风险。

2.公平公正原则：对所有离职员工一视同仁，不歧视、不偏袒，保障员工在离职过程中的各项正当权利。

3.保密原则：对员工的离职原因、个人信息以及在离职面谈中涉及的敏感内容予以严格保密，避免信息泄露对员工或企业造成不良影响。

4.沟通与尊重原则：在整个离职流程中，保持与员工的积极、坦诚沟通，尊重员工的选择，耐心解答员工疑问，维护员工的职业尊严。

5.效率与规范原则：在确保流程规范的前提下，提高离职办理效率，减少不必要的环节，确保工作交接到位，降低对团队及业务的冲击。

二、离职管理具体流程

（一）离职申请与提交

1.员工提出离职意向：员工应以书面形式（通常为辞职信或离职申请表）向其直接上级提出离职申请，明确表达离职意愿、拟离职日期及简要离职原因。若员工因特殊情况无法立即提交书面申请，应先口头告知，事后尽快补齐书面材料。

2.直接上级初步沟通：直接上级在收到员工离职意向后，应尽快与员工进行初步沟通，了解其真实想法和离职原因。对于核心骨干员工或有挽留价值的员工，可根据实际情况尝试进行适当挽留，探讨是否存在改善工作条件或解决问题的可能性。

3.提交书面申请至人力资源部：员工书面离职申请经直接上级签署意见后，由员工本人或上级提交至人力资源部。人力资源部应及时登记员工离职信息，包括姓名、部门、职位、入职日期、拟离职日期等。

（二）离职面谈

1.安排面谈：人力资源部在收到离职申请后，应尽快与离职员工预约离职面谈时间。面谈人通常为人力资源部专员或负责人，对于关键岗位员工，可邀请其直接上级或更高层级管理者共同参与。

2.面谈内容：离职面谈的目的在于深入了解员工离职的真实原因、对公司管理、企业文化、薪酬福利、工作环境等方面的意见和建议，同时向员工说明离职相关政策和流程，并表达公司对员工贡献的感谢及良好祝愿。面谈过程中应注意倾听，做好详细记录。

3.面谈记录与分析：面谈结束后，人力资源部应整理面谈记录，对员工提出的意见和建议进行汇总分析。这些信息对于公司改进管理、优化制度具有重要参考价值。

（三）离职审批

1.审批流程：根据公司既定的审批权限和流程，由相关负责人对员工离职申请进行审批。审批环节通常包括直接上级、部门负责人、人力资源部负责人，必要时需报请公司分管领导或总经理审批。

2.确认离职日期：在审批过程中，需结合员工的工作交接情况、项目进度以及公司实际运营需求，与员工协商确定最终的正式离职日期。原则上，员工应提前三十日（试用期员工提前三日）书面通知公司。若双方协商一致，可对离职日期进行调整。

3.审批结果反馈：人力资源部在收到最终审批意见后，应及时将审批结果（包括是否同意离职、最终离职日期等）书面或口头反馈给离职员工及其所在部门。

（四）工作交接

1.制定交接计划：在确认离职日期后，由离职员工所在部门负责人牵头，指导离职员工制定详细的工作交接计划和清单。交接内容应包括但不限于：手头正在进行的工作项目（进度、资料、联系人等）、已完成但需后续跟进的工作、客户资源信息、公司财物（办公用品、设备、钥匙等）、涉密文件及资料、系统账号及密码等。

2.执行工作交接：离职员工应严格按照交接计划，在规定时间内与指定的接任人（或部门负责人指定人员）进行逐项交接。交接过程中，应确保信息准确、完整，资料齐全。接任人应对交接内容进行仔细核对，并在交接清单上签字确认。

3.部门负责人审核：部门负责人应对工作交接的完整性和有效性进行监督和审核，确保交接工作无遗漏，避免因员工离职对部门工作造成不利影响。

4.交接清单归档：工作交接完毕后，经各方签字确认的交接清单应提交人力资源部存档。

（五）离职结算与手续办理

1.薪酬结算：人力资源部根据员工的实际出勤天数、加班情况、未休年假等，按照公司薪酬福利政策及国家相关规定，为离职员工核算并结清工资、加班费、未休年假工资、经济补偿金（如适用）等。

2.社保公积金处理：人力资源部负责为离职员工办理社会保险及住房公积金的停缴手续，并根据当地政策规定，协助员工办理社保转移、公积金提