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物业费用收缴及财务管理制度

一、总则

物业费用的收缴与财务管理，是保障物业管理工作正常运转、维护业主共同利益的核心环节。为规范我物业管理区域内的费用收缴行为，确保资金安全、透明、高效使用，提升物业服务质量与管理水平，依据国家相关法律法规及《物业管理规约》，特制定本制度。

本制度旨在明确各相关方的权利与义务，规范操作流程，强化内部控制，确保各项财务活动有章可循、有据可查，促进物业管理的健康、可持续发展。全体业主/物业使用人、物业服务中心工作人员均应严格遵守本制度。

二、物业费用收缴管理

（一）收费项目与标准

1.物业管理费：按照物业服务合同约定的标准执行，通常以建筑面积为计费单位。收费标准的制定与调整需依据政府指导价或业主大会决议，并进行公示。

2.停车费：包括地上、地下停车位的租金或管理费，其标准应根据车位性质（产权车位、公摊车位等）及当地相关规定或业主大会决议确定。

3.公摊水电费：指公共区域（如楼道、电梯间、园区照明等）产生的水电费，按照实际发生额或约定方式向业主/物业使用人分摊收取。

4.特约服务费：如装修管理服务费、入户维修服务费等，根据提供的具体服务内容及双方约定收取。

5.其他经业主大会或相关法规批准的收费项目。

所有收费项目及标准均需在物业管理区域内显著位置进行公示，接受业主监督。

（二）收缴方式与周期

1.缴费周期：物业管理费及固定性公摊费用通常按月、按季度或按年度收取。具体缴费周期在物业服务合同中明确，并在缴费通知单中注明。

2.收缴方式：

*现场缴纳：业主可至物业服务中心前台，以现金、银行卡转账、移动支付等方式缴纳。

*银行代扣：鼓励业主办理银行代扣业务，由物业服务中心与指定银行协作，定期从业主账户中划扣相关费用。

*线上支付：通过物业管理APP、官方微信公众号、指定第三方支付平台等渠道进行自助缴费。

3.缴费通知：物业服务中心应在缴费周期开始前，通过书面通知、短信、微信、公告栏等多种方式，向业主/物业使用人送达缴费通知单，明确缴费项目、金额、期限及方式。

（三）催缴机制

1.首次提醒：费用到期前，通过短信、微信等方式进行温馨提醒。

2.逾期催缴：

*逾期不足一个月的，可通过电话或上门沟通，了解未缴费原因，并再次书面提醒。

*逾期超过一个月的，应发出正式的《催缴通知书》，明确告知逾期后果，可采取在单元门口张贴（注意保护隐私）等方式。

3.特殊情况处理：对于确有困难无法按时缴费的业主，经物业服务中心负责人批准，可酌情考虑分期缴纳或暂缓缴纳，但需签订书面协议。

4.法律途径：对于无正当理由长期拖欠费用，经多次催缴仍不缴纳的，物业服务中心在履行必要告知程序后，可根据物业服务合同约定，依法采取包括向法院提起诉讼、申请仲裁等方式追缴。

催缴过程应坚持有理、有据、有节的原则，注重沟通技巧，避免与业主发生冲突。

（四）费用减免与调整

1.费用减免：除法律法规另有规定或物业服务合同明确约定外，物业费用一般不予减免。特殊情况下的减免申请，需经物业服务中心集体研究并报上级主管单位（如业主委员会、公司总部）审批。

2.费用调整：因政策调整、成本显著变化等原因确需调整物业收费标准的，应按照法定程序或业主大会决议执行，并提前向全体业主公示，充分听取业主意见。

三、财务管理制度

（一）资金管理

1.账户管理：物业服务中心应在指定银行开设专用的物业服务费银行账户，专项用于物业费用的收取、存储和支出。严禁公款私存、挪用或设立账外账。

2.收款管理：

*收取现金应及时缴存银行，库存现金不得超过规定限额。

*所有收款均需开具合法票据（如发票、收据），票据管理应符合税务规定。

*线上收款应确保资金安全，及时核对到账情况。

3.支出管理：

*物业费用应主要用于物业服务合同约定的各项支出，包括人员薪酬、公共设施设备维护保养、清洁绿化、办公费用、能耗费用等。

*建立严格的费用报销审批制度，明确各层级审批权限。大额支出应履行集体决策程序。

*各项支出应取得合法、合规的原始凭证，严禁白条抵库。

4.备用金管理：可设置一定额度的备用金，用于日常零星开支，并定期核对和补充。

（二）会计核算

1.账务处理：严格按照国家统一的会计制度及公司财务规定进行会计核算，设置规范的会计科目，确保账务处理及时、准确、完整。

2.原始凭证：所有经济业务均需取得合法、真实、完整的原始凭证，并经审核无误后方可入账。

3.账簿登记：按照会计制度要求登记总账、明细账、日记账等，做到账证相符、账账相符、账实相符。

4.财务报告：定期（月度、季度、年度）编制财务报表，包括资产负债表、利润表（或收支