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职业卫生档案电子化管理标准

1.目的与意义

为规范企业职业卫生档案的电子化管理，提高职业卫生管理工作效率与水平，确保档案信息的真实、完整、安全、可追溯，依据国家相关法律法规及标准要求，结合企业实际，特制定本标准。本标准旨在通过系统化、规范化的电子化管理手段，实现职业卫生档案的高效创建、便捷查询、安全存储与有效利用，为企业职业健康管理决策提供数据支持，保障劳动者职业健康权益，促进企业可持续发展。

2.范围

本标准适用于企业内部所有职业卫生档案的电子化采集、整理、存储、保管、利用、保密和销毁等管理活动。凡与职业卫生工作相关的具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等资料，均应按照本标准进行电子化管理。

3.基本原则

3.1依法合规原则

档案电子化管理必须遵守国家有关职业卫生、档案管理、数据安全及个人信息保护等法律法规的规定，确保管理行为合法合规。

3.2真实准确原则

电子档案的内容必须真实反映职业卫生工作的实际情况，数据准确无误，来源可靠，具有可追溯性。

3.3系统规范原则

建立统一的电子档案分类体系、编码规则、元数据标准和管理流程，确保档案管理的系统性和规范性。

3.4安全保密原则

采取严格的技术和管理措施，保障电子档案的存储安全、传输安全和使用安全，严防信息泄露、丢失和篡改，保护劳动者个人隐私和企业商业秘密。

3.5实用高效原则

电子档案管理系统应具备良好的易用性和扩展性，便于档案的录入、查询、统计和分析，满足职业卫生管理工作的实际需求，提升工作效率。

3.6动态管理原则

电子档案应根据职业卫生工作的开展情况及时更新、补充和完善，确保档案信息的时效性和完整性，实现动态化管理。

4.管理机构与职责

4.1企业主要负责人

对本单位职业卫生档案电子化管理工作负总责，保障必要的经费投入和资源配置。

4.2职业卫生管理部门

作为电子档案管理的牵头部门，负责组织制定和实施本标准，指导、监督和检查各部门电子档案的形成、整理和归档工作；负责电子档案管理系统的日常维护和管理；组织开展档案管理人员的业务培训。

4.3各业务部门

负责本部门职责范围内职业卫生相关电子文件、数据的产生、收集、初步审核和定期向职业卫生管理部门移交。

4.4信息技术部门

负责电子档案管理系统的技术支持，包括系统搭建、软硬件维护、数据备份与恢复、网络安全保障等。

4.5档案管理员

（可由职业卫生管理部门人员兼任或专职）负责电子档案的接收、审核、分类、著录、标引、存储、保管、利用、统计和鉴定销毁等具体工作，确保电子档案的规范管理和安全。档案管理员应具备相应的职业卫生知识和档案管理技能。

5.电子档案的内容与分类

5.1基础管理类

5.1.1职业卫生管理规章制度、操作规程；

5.1.2职业卫生管理机构及人员任命文件；

5.1.3职业卫生工作计划、总结及专项工作记录；

5.1.4职业卫生培训档案（培训计划、教材、签到表、考核记录等）。

5.2作业环境与职业病危害因素类

5.2.1建设项目职业病危害预评价、控制效果评价及防护设施验收等相关资料；

5.2.2工作场所职业病危害因素定期检测与评价报告；

5.2.3职业病危害因素申报资料；

5.2.4职业病防护设施配备、使用、维护和检修记录；

5.2.5个人职业病防护用品采购、发放、使用和管理记录。

5.3职业健康监护类

5.3.1劳动者职业健康检查档案（上岗前、在岗期间、离岗时、应急时的体检报告、体检机构资质证明等）；

5.3.2疑似职业病病人、职业病患者的诊断、治疗、康复和随访等相关记录；

5.3.3职业禁忌证人员调离和安置记录；

5.3.4职业病病例报告与登记资料。

5.4应急管理类

5.4.1职业病危害事故应急救援预案及评审记录；

5.4.2应急救援演练记录；

5.4.3职业病危害事故调查处理报告及相关记录。

5.5其他类

5.5.1职业卫生监督检查相关文件及整改记录；

5.5.2与职业卫生工作相关的法律、法规、标准及其他参考资料；

5.5.3其他具有保存价值的职业卫生相关电子资料。

5.6劳动者个人职业健康监护档案

（应包含但不限于）劳动者基本信息、职业史、既往史、职业病危害接触史、历次职业健康检查结果及处理情况、职业病诊疗等资料。此类档案应单独建立，一人一档，并严格保密。

6.电子档案的形成与归档

6.1电子文件的形成

各部门在职业卫生工作中形成的各类文件、数据，应优先以电子形式产生和流转。对于纸质文件，应及时进行数字化扫描，确保扫描件清晰、完整、不失真，并与原件内容一致。扫描分辨率、色彩模式等应符合相关技术规范。

6.2电子文件的收集与整理

各部门应指定专人负责本部门职业卫生电子文件的及时收集、初步审核和整理，确保文件的完整性、准确性