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销售合同审核与签订指导书

一、前言

为规范企业销售合同的全流程管理，防范交易风险，明确各部门职责，保障企业合法权益，特制定本指导书。本指导书涵盖从交易启动到合同归档的全环节操作规范，适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，旨在通过标准化流程提升合同管理效率，降低法律与财务风险。

二、适用情境与应用范围

本指导书适用于以下场景：

新客户合作：首次与企业签订销售合同的客户，需通过完整审核流程保证交易安全；

老客户续签：合作到期后需重新签订合同的客户，需结合历史合作情况调整条款；

大额/特殊交易：合同金额超过企业规定阈值（如人民币50万元），或涉及定制化产品、跨境交付等特殊情形；

争议解决：合作过程中出现履约问题，需通过补充协议或新合同明确权利义务时。

三、销售合同审核与签订全流程操作步骤

（一）交易启动与前期准备

明确交易需求

销售人员与客户沟通，确认产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预计单价及总价等核心要素；

填写《业务需求确认单》（附件1），由销售部门负责人审批通过后，启动合同起草流程。

收集客户资质材料

必须获取以下材料（复印件需加盖客户公章）：

营业执照（三证合一或五证合一）；

法定代表人身份证明；

授权委托书（如签约人非法定代表人，需提供）；

客户信用报告（可通过第三方机构或企业内部信用系统获取）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据产品类型要求）。

销售人员将材料整理归档，作为合同审核的附件。

（二）合同文本起草

使用标准模板

优先选用企业制定的《销售合同标准模板》（附件2），非标合同需经法务部门审批同意后起草；

合同编号规则：公司简称-销售部门代码-年份-序号（如“-SC-2023-001”），由销售部门专人登记管理。

填写核心条款

双方基本信息：甲方（销售方）为公司全称、统一社会信用代码、地址、联系方式；乙方（客户方）以营业执照为准，名称需与公章一致；

标的物条款：明确产品/服务名称、规格型号、品牌、产地、数量（大写+小写）、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

价款与支付：单价、总价（大小写一致）、支付方式（如电汇、承兑汇票）、分期付款节点（如“签订合同后7日内支付30%，交付验收后支付65%，质保期满后支付5%”）、税费承担（如“价款含税，乙方承担一切税费”）；

交付与验收：交付时间（精确到日期）、地点（如“甲方仓库或乙方指定地点”）、运输方式及费用承担、验收标准及期限（如“乙方收到货物后10日内验收，逾期视为合格”）；

违约责任：明确逾期付款、逾期交付、质量不符等情形的违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）、违约金上限（如“不超过合同总额的20%”）；

争议解决：约定由甲方所在地人民法院管辖或提交仲裁机构（如“提交仲裁委员会仲裁”）；

其他条款：保密义务（如“双方对合作信息保密，期限至合同终止后3年”）、不可抗力（如“地震、战争等导致无法履约，可延期履行，不承担违约责任”）、生效条件（如“双方签字盖章后生效”）。

（三）多部门协同审核

业务部门初审

审核人：销售部门负责人或指定业务骨干；

审核要点：

标的物、数量、价格等业务信息与《业务需求确认单》一致；

交付时间、付款节点与客户沟通结果匹配；

客户资质材料齐全、有效。

审核通过后，在《销售合同审核表》（附件3）“业务部门审核意见”栏签字确认，流转至法务部门。

法务部门复审

审核人：法务专员或法务部门负责人；

审核要点：

合同主体是否具备签约资格（如营业执照在有效期内、经营范围涵盖交易内容）；

条款是否合法合规（无违反《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规内容）；

权利义务是否对等（避免乙方义务过轻或甲方责任过重）；

违约责任、争议解决等条款是否明确、可执行；

风险点提示（如“乙方为自然人需提供身份证，企业需核对公章真实性”）。

审核通过后，签字确认；存在需修改内容，注明修改意见并退回业务部门调整。

财务部门会签

审核人：财务部门负责人或指定财务人员；

审核要点：

价款计算是否准确（含税/不含税价、总价与单价乘积一致）；

付款方式、节点是否符合企业财务制度（如“禁止接受个人账户支付大额款项”）；

发票类型、开具时间与合同约定一致（如“乙方需在收到款项后7日内开具增值税专用发票”）。

审核通过后，签字确认；存在财务风险（如付款周期过长、坏账风险高），需与业务部门协商调整。

（四）合同签订与生效

最终确认与打印

审核通过后，由销售部门统一打印合同文本（一式两份或三份，甲乙双方各执一份，企业存档一份），保证所有条款清晰、无涂改（如有修改需加盖骑缝章）。

签署与盖章

签署主体：甲方由法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章；乙方需核对签约人身份（与授权委托书一致），签字并加盖公章（公章需清晰