采购需求清单与供应商比价表结合版.docVIP

采购需求清单与供应商比价表结合版通用工具模板

一、适用场景与应用价值

本工具模板适用于各类企业、事业单位或团队的采购管理场景，尤其适合需要明确采购需求、规范供应商筛选、实现成本控制的采购活动。具体包括但不限于：

日常办公类采购：如办公用品、耗材、设备维护等常规物资采购；

项目专项采购：如工程项目材料、研发设备、活动物料等一次性或阶段性采购；

生产原材料采购：如制造业企业所需的原材料、零部件等批量采购；

服务类采购：如咨询服务、外包服务、维修服务等非物资类采购。

通过将“采购需求清单”与“供应商比价表”结合，可解决传统采购中需求描述模糊、供应商信息分散、比价维度单一等问题，实现“需求清晰化、供应商对比可视化、采购决策数据化”，有效提升采购效率与成本管控能力。

二、详细操作步骤指南

（一）第一步：明确采购需求，填写《采购需求清单表》

目标：清晰界定采购标的的具体要求，为后续供应商筛选和比价提供依据。

操作要点：

需求发起：由需求部门（如行政部、项目部、生产部）填写《采购需求清单表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、用途、预算金额等核心信息。

示例：采购“办公用A4纸”，需注明“70g白色，双面打印，500张/包，数量20包，符合国家环保标准，用于日常文件打印，预算金额≤300元”。

需求审核：需求部门负责人审核需求的合理性与必要性，确认后提交采购部门。

需求确认：采购部门与需求部门沟通，对模糊需求（如“质量标准”）进一步细化，保证供应商能准确理解并报价。

（二）第二步：收集供应商信息，建立初步供应商池

目标：筛选符合基本资质的供应商，为比价做准备。

操作要点：

渠道收集：通过企业合格供应商名录、行业推荐、公开招标平台、自主询价等方式收集供应商信息，至少收集3家以上供应商（紧急采购或特殊品类可酌情减少，但不得少于2家）。

资质初审：核实供应商的基本资质，包括：

营业执照（经营范围需涵盖本次采购品类）；

相关行业资质证书（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据品类要求）；

供应商信誉（如无重大违法记录、无重大质量投诉等）。

信息登记：将初步筛选通过的供应商信息登记至《供应商比价对比表》的“供应商基本信息”区域，包括供应商名称、联系人、联系方式（用“”代替，如“联系人：经理，电话：”）、地址等。

（三）第三步：向供应商发出询价，填写《供应商比价对比表》

目标：获取供应商的详细报价，对比不同供应商的报价与服务。

操作要点：

发出询价单：采购部门将《采购需求清单表》作为附件，向初步筛选的供应商发出书面或电子询价单，明确报价要求（如报价有效期、是否含税、是否包含运费/安装费等）。

接收报价：供应商在规定时间内反馈报价，采购部门需核对报价内容是否与需求清单一致，避免出现“低标高配”“漏项报价”等问题。

填写比价表：将供应商的报价信息详细录入《供应商比价对比表》，包括：

报价明细：按需求清单逐项填写单价、数量、总价；

服务条款：交货期、付款方式、质保期、售后服务（如“7天无理由退换货”“1年免费维修”等）；

附加信息：供应商优势（如“本地供应商，24小时送达”“原厂正品，提供检测报告”）、备注（如“批量采购可享95折”）。

（四）第四步：对比分析报价，确定推荐供应商

目标：通过多维度对比，选择性价比最高的供应商。

操作要点：

价格对比：计算各供应商的总报价，对比单价差异（如A供应商A4纸报价15元/包，B供应商14.5元/包，差价0.5元/包，总差价10元）。

非价格因素对比：结合交货期（紧急需求优先选择能快速交付的供应商）、付款方式（优先选择对企业有利的付款条件，如“货到付款”“分期付款”）、资质与信誉（优先选择资质齐全、口碑良好的供应商）、服务质量（如售后响应速度、技术支持能力）等维度综合评分。

填写比价结果：在《比价结果汇总分析表》中记录各供应商的得分情况，明确推荐供应商及推荐理由（如“B供应商报价最低，且为本地供应商，交货期≤24小时，综合性价比最优”）。

（五）第五步：审批采购决策，归档比价资料

目标：规范采购流程，保证采购过程可追溯。

操作要点：

提交审批：将《采购需求清单表》《供应商比价对比表》《比价结果汇总分析表》提交至采购负责人或相关领导审批。

执行采购：审批通过后，与推荐供应商签订采购合同，明确双方权利义务。

资料归档：将采购过程中的所有资料（需求清单、询价单、比价表、合同、验收单等）整理归档，保存期限不少于3年（根据企业档案管理规定执行）。

三、模板表格设计

（一）采购需求清单表

序号

物品/服务名称

规格型号/服务要求

数量

质量标准/服务内容

用途

预算金额（元）

需求部门

申请人

日期

备注

1

A4复印纸

70g白色，双面打印，500张/包

20包

符合GB/T18801-2022标准，无