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驾驶员档案管理制度范文

一、总则

为规范公司驾驶员队伍管理，确保驾驶员信息的真实、准确、完整与安全，保障道路运输生产的有序进行，防范运营风险，依据国家相关法律法规及公司实际运营需求，特制定本制度。本制度适用于公司全体在岗、待岗及离职驾驶员的个人档案管理工作。驾驶员档案管理遵循统一标准、分级负责、动态管理、安全保密的原则，旨在为公司人力资源配置、运营决策、安全管理及应急处置提供可靠依据。

二、档案的建立与归档

（一）档案建立时机

驾驶员自入职之日起，由公司人力资源部门（或指定的档案管理部门，下同）负责为其建立个人档案。对于公司现有驾驶员，应按照本制度要求，完成档案的梳理、补充与规范。

（二）档案材料构成

驾驶员档案应包含但不限于以下材料：

1.基本身份信息材料：本人签字确认的履历表、有效身份证明复印件、近期免冠照片。

2.从业资格材料：机动车驾驶证正副本复印件（需包含所有准驾车型及初次领证日期）、道路运输从业资格证复印件（若适用）、驾驶员安全驾驶经历证明。

3.健康状况材料：县级及以上医疗机构出具的有效期内的体检合格证明。

4.培训考核材料：公司组织的岗前培训、在岗继续教育、安全培训记录及考核结果，参加外部专业培训的相关证明材料。

5.奖惩记录材料：各类安全奖励、优秀驾驶员等荣誉证明，以及违反公司规章制度、交通违法行为、事故处理等相关记录及处理决定。

6.合同协议材料：劳动合同、岗位责任书、安全承诺书等。

7.其他重要材料：如涉及驾驶适应性评估报告、家庭主要成员联系方式等公司认为必要的补充信息。

（三）材料要求与归档流程

所有归档材料必须真实、清晰、完整，复印件需注明“与原件核对无异”并由相关负责人签字确认。驾驶员应主动配合提供个人相关材料，对材料的真实性负责。人力资源部门在接收材料后，应及时审核，对不符合要求的材料，通知相关人员限期补充或更正。审核无误的材料，由档案管理员统一编号、分类、整理后，装入档案袋或录入档案管理系统。

三、档案的日常管理

（一）档案保管

驾驶员档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应存储于公司指定的服务器或云端存储系统，并进行定期备份，确保数据安全。档案柜钥匙或电子档案访问权限由专人负责保管。

（二）档案存放

档案应按照一定的顺序进行排列存放，如按入职时间、姓氏拼音或部门等，并编制检索目录，以便快速查阅。纸质档案袋应注明驾驶员姓名、档案编号、所属部门及建档日期。

（三）保密要求

档案管理人员及其他接触档案的人员必须严格遵守国家及公司的保密规定，不得擅自泄露档案内容。严禁无关人员翻阅、复制、摘抄、拍摄档案材料。

（四）定期核查与更新

人力资源部门应定期（如每季度或每半年）对驾驶员档案进行核查，确保信息的准确性和时效性。对于驾驶员的驾驶证审验、换证、增驾、培训、奖惩、事故等动态信息，应及时收集并归入档案。驾驶员个人信息发生变更时，应主动向人力资源部门申报，并提供相关证明材料，以便及时更新档案。

四、档案的查阅与使用

（一）查阅权限与程序

因工作需要查阅驾驶员档案时，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人（或公司指定领导）批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，档案管理员应在场监督。

（二）查阅要求

查阅人员应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。查阅后，应及时将档案归还档案管理员，并办理交接手续。

（三）档案复制与摘录

确因工作需要复制或摘录档案材料的，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理员负责复制、摘录，复制件须加盖档案管理部门证明章。

（四）档案利用范围

驾驶员档案主要用于公司内部的人事管理、绩效考核、安全评估、事故调查、应急处理等工作。未经公司批准，不得将档案材料用于与公司业务无关的其他用途。

五、档案的转递与移交

（一）内部转递

驾驶员在公司内部调动时，其档案应随人员调动及时转递至新的所属部门或人力资源部门。转递时须填写档案转递通知单，由接收人签字确认。

（二）外部移交

驾驶员离职、解除劳动合同或因其他原因离开公司时，其档案的处理应按照国家相关规定及公司劳动合同约定执行。如需转出，应由驾驶员本人或其委托代理人凭有效证明办理档案转出手续，档案管理员应如实填写档案材料清单，并由双方签字确认。对于暂不转出的离职驾驶员档案，应单独存放，按规定期限保管。

六、档案的保管期限与销毁

（一）保管期限

在岗驾驶员档案应长期保管。离职驾驶员档案的保管期限，一般为离职后若干年；对于涉及重大事故、违纪处理等具有重要查考价值的档案，应适当延长保管期限。具体期限参照国家档案管理相关规定执行。

（二）档案销毁

档案保管期满需要销毁时，由人力资源部门提出销毁意见，报公司领导批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点